La Información sobre la Ley de Reuniones Públicas es el Capítulo 7, Reuniones Públicas, del manual de agencias de Arizona (Rev. 2018). Explica la Ley de Reuniones Públicas, A.R.S. §§ 38-431 a -431.09, e incluye los Formularios modelo 7.1 a 7.13 para avisos, agendas, actas y ratificación. El capítulo indica que el secretario municipal debe colocarlo en un lugar visible para los organismos públicos municipales, y que los miembros de un organismo público deben revisarlo al menos un día antes de asumir el cargo. En FillingPDF puede rellenar el formulario en línea y descargar o imprimir el PDF completado; el capítulo original se publica en azag.gov.
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¿Qué es el Información sobre la Ley de Reuniones Públicas – Maricopa, AZ?
La Información sobre la Ley de Reuniones Públicas es el Capítulo 7, Reuniones Públicas, del manual de agencias de Arizona: una referencia para funcionarios públicos sobre la Ley de Reuniones Públicas de Arizona, A.R.S. §§ 38-431 a -431.09, con trece formularios modelo para avisos, agendas, actas y ratificación.
El capítulo aborda qué organismos están sujetos a la ley y cuáles no, qué se considera una reunión, cómo y cuándo debe darse aviso, qué deben incluir la agenda y las actas, cuándo se permite una sesión ejecutiva, el cuórum, la ratificación y las sanciones por infracciones. Indica que no resuelve todos los asuntos y recomienda a los funcionarios que consulten con un asesor legal cuando enfrenten una situación que no se aborde en el capítulo.
Los formularios modelo son:
- Formulario 7.1 Declaración de divulgación
- Formularios 7.2 a 7.4 avisos de reuniones públicas, reuniones de comités y reuniones ordinarias
- Formularios 7.5 y 7.6 avisos que incluyen una posible sesión ejecutiva
- Formulario 7.7 Aviso y agenda de muestra
- Formulario 7.8 Certificación de publicación del aviso
- Formulario 7.9 Aviso especial de reunión de emergencia
- Formularios 7.10 y 7.11 Actas de reunión pública y de sesión ejecutiva
- Formulario 7.12 Aviso de acción que se ratificará
- Formulario 7.13 Aviso al empleado sobre una sesión ejecutiva
Este documento es una guía y un conjunto de formularios de muestra, no una solicitud. No se presenta ante una agencia para obtener un permiso, una licencia o un número.
¿Quién tiene que presentar el Información sobre la Ley de Reuniones Públicas – Maricopa, AZ?
Los miembros de organismos públicos y el personal que prepara sus avisos, agendas y actas utilizan este capítulo. Un organismo público incluye juntas y comisiones del estado o de sus subdivisiones políticas (condados, ciudades y pueblos, distritos escolares y distritos especiales), organismos rectores con varios miembros, organismos cuasijudiciales, comités asesores y comités permanentes o especiales y subcomités. Las personas elegidas o nombradas para un organismo público deben revisar el capítulo al menos un día antes de asumir el cargo.
El capítulo también sirve a los miembros del público que quieren saber qué avisos, agendas y actas pueden esperar recibir.
Exclusiones que señala el capítulo:
- La ley se aplica únicamente a organismos con varios miembros, no a la persona que dirige una agencia.
- Los procedimientos judiciales de los tribunales, las comisiones de nombramientos judiciales y las audiencias de excepción por causa justificada de la Junta de Identificación con Huellas Dactilares están exentos.
- Los procedimientos disciplinarios estudiantiles no están sujetos a esta ley.
- Las asociaciones de propietarios no son organismos públicos gubernamentales y no están cubiertas, aunque tienen requisitos de notificación separados.
- Los comités de conferencia legislativos deben reunirse públicamente, pero están exentos de los demás requisitos.
Cuándo presentar el Información sobre la Ley de Reuniones Públicas – Maricopa, AZ
Las reglas de plazos del capítulo se aplican a cada reunión. Como regla general, debe darse aviso a los miembros del organismo público y al público al menos veinticuatro horas antes de una reunión; los domingos y días festivos no cuentan en ese período, y los sábados sí cuentan si el público tiene acceso a los lugares donde se publica el aviso. Excepciones: una emergencia real permite dar un aviso más breve según las circunstancias; una reunión aplazada hasta el día siguiente puede reanudarse con menos aviso; y una reunión para ratificar una acción previa requiere un aviso con setenta y dos horas de anticipación.
El empleado que sea objeto de una sesión ejecutiva debe recibir un aviso por escrito al menos veinticuatro horas antes, sin excepción por emergencia. La ratificación debe realizarse dentro de los treinta días posteriores al descubrimiento de la infracción. Las actas o una grabación de una reunión pública deben estar disponibles para inspección pública dentro de los tres días hábiles posteriores a la reunión. Las ciudades y los pueblos con una población superior a 2,500 deben publicar en su sitio web un informe de las acciones legales o las grabaciones dentro de los tres días hábiles, y las actas aprobadas del concejo dentro de los dos días hábiles siguientes a su aprobación.
Documentos que necesitas
- Agenda que enumere los asuntos específicos que se debatirán, considerarán o decidirán, o una declaración en el aviso que indique dónde y cómo puede obtenerla el público, para cada reunión pública y sesión ejecutiva.
- Declaración de divulgación (Formulario 7.1) que identifique los lugares físicos y electrónicos donde se publicarán los avisos de reuniones, antes de que se publiquen los avisos.
- Aviso por escrito al funcionario, la persona nombrada o el empleado afectado (Formulario 7.13), al menos veinticuatro horas antes de una sesión ejecutiva sobre un asunto de personal.
- Descripción detallada por escrito de la acción que se ratificará y de las deliberaciones previas relacionadas, disponible al menos setenta y dos horas antes de una reunión de ratificación; también se incluye en las actas de esa reunión.
- Actas de cada reunión pública y sesión ejecutiva, por escrito o como grabación de audio o video.
- Certificación de publicación del aviso (Formulario 7.8), una práctica recomendada opcional para llevar un registro de cuándo y dónde se publicó un aviso.
Cómo rellenar el Información sobre la Ley de Reuniones Públicas – Maricopa, AZ
Ingrese el nombre del organismo público
Reemplace cada marcador de posición [name of public body] con el nombre exacto de la junta, el concejo, la comisión o el comité. Para un subcomité o comité asesor, use el Formulario 7.3 e indique el nombre tanto del comité como del organismo principal.
Complete la declaración de divulgación
En el Formulario 7.1, indique dónde se publicarán los avisos, incluidos los horarios en que esos lugares están abiertos al público. Ponga la fecha y agregue la firma autorizada.
Complete el aviso de reunión
En el Formulario 7.2, 7.3 o 7.4, indique la fecha, la hora y la ubicación exacta. Proporcione la dirección postal y el número de sala u otra identificación de la sala.
Agregue la agenda o indique dónde obtenerla
Enumere los asuntos específicos que se debatirán, considerarán o decidirán, o indique dónde estará disponible una copia de la agenda al menos veinticuatro horas antes de la reunión.
Cite la disposición sobre sesiones ejecutivas
En el Formulario 7.5 o 7.6, indique el párrafo numerado de A.R.S. § 38-431.03(A) que autoriza la sesión. Describa los asuntos en términos generales, sin incluir información que frustraría el propósito de la sesión.
Incluya la declaración sobre adaptaciones
Cuando el formulario la incluya, indique el nombre, el número de teléfono y el número de teléfono TDD de la persona de contacto para solicitar adaptaciones razonables.
Ponga la fecha y firme el aviso
Complete la línea "Dated this ___ day of _, 20" y agregue la firma autorizada debajo del nombre del organismo público.
Prepare los avisos especiales
Use el Formulario 7.13 para avisar a un empleado sobre una sesión ejecutiva, el Formulario 7.9 para informar de una sesión de emergencia y el Formulario 7.12 para anunciar una reunión de ratificación con una descripción de la acción.
Redacte las actas
En el Formulario 7.10 o 7.11, anote la fecha, la hora y el lugar, los miembros presentes y ausentes, los asuntos considerados, las mociones, cómo votó cada miembro y los oradores. Para las sesiones ejecutivas, agregue las instrucciones dadas a los abogados o representantes.
Certifique la publicación
En el Formulario 7.8, indique el lugar, la fecha y la hora en que se publicó el aviso, el nombre del organismo público y el nombre y cargo de la persona que firma.
Revise, firme y descargue el PDF
Revise cada marcador de posición entre corchetes, fecha y línea de firma; luego descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y publíquelo o entréguelo según se describe en Cómo presentar.
Cómo presentar el Información sobre la Ley de Reuniones Públicas – Maricopa, AZ
Los formularios del capítulo no se presentan ante el fiscal general ni ante la ciudad. El propio organismo público los publica o entrega por estos medios:
- Sitio web: Los organismos públicos de ciudades y pueblos publican la declaración de divulgación (Formulario 7.1) en su propio sitio web o en el sitio web de una asociación de pueblos y ciudades. Cada aviso de reunión también se publica en el sitio web del organismo público.
- Lugar de publicación: Cada aviso también se publica en la ubicación física indicada en la declaración de divulgación, que debe ser razonablemente accesible al público.
- Aviso por escrito a un empleado: Para una sesión ejecutiva sobre un asunto de personal, el funcionario, la persona nombrada o el empleado afectado recibe un aviso por escrito (Formulario 7.13).
- Inspección pública: Las actas o grabaciones se ponen a disposición del público dentro de los tres días hábiles posteriores a una reunión.
La agenda acompaña al aviso, o el aviso indica cómo puede obtenerla el público. Una falla tecnológica que impida publicar el aviso en el sitio web no detiene una reunión si se cumplen todos los demás requisitos de aviso. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza por los medios indicados anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Usar puntos genéricos en la agenda, como "personal", "asuntos nuevos", "asuntos anteriores", "informes" u "otros asuntos", sin identificar por separado los asuntos específicos.
- Citar únicamente A.R.S. § 38-431.03 o el inciso (A) en un aviso de sesión ejecutiva, en lugar del párrafo numerado específico que la autoriza.
- Emitir un aviso estandarizado que cite todas las disposiciones sobre sesiones ejecutivas en vez de incluir solo las que se aplican a los asuntos que se debatirán.
- Votar, realizar una encuesta informal o tomar una decisión final en una sesión ejecutiva; los votos vinculantes deben realizarse en una reunión pública.
- Dar a un empleado menos de veinticuatro horas de aviso por escrito de una sesión ejecutiva sobre asuntos de personal; una emergencia no justifica la excepción.
- Dar menos de setenta y dos horas de aviso de una reunión para ratificar una acción previa, o ratificarla más de treinta días después de descubrir la infracción.
- Anotar votos verbales en las actas sin indicar cómo votó cada miembro, incluidas las abstenciones y recusaciones.
- Debatir o decidir asuntos que no figuran en la agenda, salvo asuntos estrechamente relacionados o una emergencia real; la acción sobre un asunto cuyo aviso fue inadecuado es nula y sin efecto.
- Guardar las actas de sesiones ejecutivas junto con las actas de sesiones ordinarias, con el riesgo de divulgar información confidencial.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la Información sobre la Ley de Reuniones Públicas?
Es el Capítulo 7, Reuniones Públicas, del manual de agencias de Arizona (Rev. 2018). Explica la Ley de Reuniones Públicas, A.R.S. §§ 38-431 a -431.09, y proporciona los Formularios modelo 7.1 a 7.13 para declaraciones de divulgación, avisos, agendas, actas y ratificación.
¿Cuánto tiempo antes de una reunión pública en Arizona debe darse aviso?
Por lo general, al menos veinticuatro horas antes, tanto a los miembros del organismo público como al público. Los domingos y días festivos no cuentan en ese período, y los sábados sí cuentan si el público tiene acceso a los lugares donde se publica el aviso. Una emergencia real, el aplazamiento de una reunión hasta el día siguiente y las reuniones de ratificación (setenta y dos horas) siguen reglas distintas.
¿Dónde debe publicar una ciudad los avisos de sus reuniones?
En el sitio web del organismo público y en la ubicación física indicada en su declaración de divulgación. Los organismos de ciudades y pueblos publican la declaración de divulgación en su propio sitio web o en el sitio web de una asociación de pueblos y ciudades. El lugar debe ser razonablemente accesible al público.
¿Cuándo puede un organismo público celebrar una sesión ejecutiva?
Solo para los asuntos que autoriza la ley: asuntos de personal, registros confidenciales, asesoramiento legal, instrucciones sobre litigios y negociaciones de contratos, instrucciones sobre negociaciones salariales, negociaciones internacionales, interestatales y tribales, y compra, venta o arrendamiento de bienes inmuebles. La mayoría debe votar en público y no se puede emitir un voto final durante la sesión.
¿Cuándo deben estar disponibles las actas de una reunión?
Las actas escritas o una grabación de una reunión pública deben estar disponibles para inspección pública dentro de los tres días hábiles posteriores a la reunión. Las actas que todavía no se hayan aprobado pueden marcarse como "draft" o "unapproved". Las actas de sesiones ejecutivas son confidenciales, excepto para las personas que señala la ley.
¿Se aplica la Ley de Reuniones Públicas a las asociaciones de propietarios?
No. El capítulo indica que las asociaciones de propietarios no son organismos públicos gubernamentales, por lo que la Ley de Reuniones Públicas no las cubre. Deben cumplir requisitos de notificación separados, que se hacen cumplir de forma privada porque el fiscal general y los fiscales de condado no tienen jurisdicción sobre ellas.
¿Qué sucede si un organismo público infringe la Ley de Reuniones Públicas?
La acción legal tomada en una reunión celebrada en infracción de la ley es nula y sin efecto, a menos que se ratifique. El fiscal general y los fiscales de condado pueden investigar, y un tribunal puede conceder honorarios de abogados, imponer sanciones civiles a los miembros que infrinjan la ley a sabiendas o destituir a un funcionario que haya actuado con la intención de privar al público de información.
¿Puedo rellenar estos formularios en línea en FillingPDF?
Puede rellenar el formulario en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado. FillingPDF es un servicio independiente: no publica avisos, no presenta documentos ante la ciudad ni ante el fiscal general, y no ofrece asesoramiento legal. El organismo público publica o entrega los avisos por su cuenta.
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