El Formulario DE 4 de California es el Certificado de retenciones y exenciones del empleado (Employee’s Withholding Allowance Certificate) emitido por el Departamento de Desarrollo del Empleo de California (EDD). Indica a su empleador cuánto Impuesto sobre los Ingresos Personales de California (PIT) debe retener de su salario, según su estado civil para efectos de la declaración y las exenciones que reclame. Se usa junto con el Formulario W-4 federal, no en su lugar. En FillingPDF puede rellenar el formulario en línea y descargar o imprimir el PDF completado; el EDD publica el original en edd.ca.gov y usted entrega el formulario terminado a su empleador.
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¿Qué es el DE 4?
El Certificado de retenciones y exenciones del empleado (Formulario DE 4) es el formulario del Departamento de Desarrollo del Empleo de California (EDD) que los empleados completan para que su empleador pueda retener de su sueldo la cantidad correcta del impuesto estatal sobre ingresos de California.
El Formulario DE 4 se usa únicamente para la retención del Impuesto sobre los Ingresos Personales de California (PIT). Desde el 1 de enero de 2020, el Formulario W-4 federal del Servicio de Impuestos Internos (IRS) cubre únicamente la retención del impuesto federal sobre ingresos, por lo que debe presentar el Formulario DE 4 estatal para establecer la retención de California. Si no entrega a su empleador un Formulario DE 4 completado, el empleador debe retener como Soltero con cero exenciones de retención.
El formulario tiene estas partes:
- Información personal y estado civil para efectos de la declaración: Soltero o casado (con dos o más ingresos), Casado (un ingreso) o Cabeza de familia.
- Líneas 1a a 1c, para exenciones regulares (Hoja de trabajo A), exenciones por deducciones estimadas (Hoja de trabajo B) y el total.
- Línea 2, una cantidad adicional que se retendrá en cada período de pago (Hoja de trabajo C).
- Líneas 3 y 4, la exención de la retención.
- La firma y fecha del empleado, y una sección para el nombre y la dirección del empleador y el número de cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador de California.
Las Hojas de trabajo A, B y C y las tablas de tasas tributarias de 2026 para la Hoja de trabajo C están en las páginas 3 y 4. Las tablas de retención del empleador están en la Guía para empleadores de California (DE 44).
¿Quién tiene que presentar el DE 4?
Los empleados cuyos salarios están sujetos a la retención del PIT de California completan un Formulario DE 4 para su empleador. Esto se aplica incluso si ya presentó un Formulario W-4 federal, porque el W-4 se usa únicamente para la retención federal.
Situaciones específicas que contempla el formulario:
- Empleados con cónyuge que trabaja o más de un empleo: el formulario recomienda marcar Soltero o casado (con dos o más ingresos) y reclamar el total de sus exenciones en un solo Formulario DE 4, idealmente en el empleo mejor remunerado, y reclamar cero exenciones en los demás.
- Empleados que reclaman la exención de la retención: puede reclamar la exención únicamente si no adeudó impuestos federales y estatales sobre ingresos el año pasado y no espera adeudarlos este año. Complete tanto el Formulario W-4 federal como el Formulario DE 4 estatal.
- Cónyuges de militares: puede estar exento de la retención de California en virtud de la Ley de Alivio Civil para Miembros del Servicio si su cónyuge es miembro de las fuerzas armadas y está en California por órdenes militares, usted está en California únicamente para estar con su cónyuge y mantiene su domicilio en otro estado. Marque la casilla de la línea 4.
- Parejas domésticas registradas: los salarios se tratan como los salarios pagados a cónyuges para la retención del PIT de California. La ley federal no se ve afectada.
El empleado firma el formulario bajo pena de perjurio.
Cuándo presentar el DE 4
Entregue a su empleador un Formulario DE 4 completado cuando empiece un empleo y cada vez que cambie su situación de retención. Si no lo proporciona, su empleador debe usar Soltero con cero exenciones de retención.
La exención de la retención tiene fechas propias. Si sigue reuniendo los requisitos para el estado de exención, debe presentar un nuevo Formulario DE 4 que indique que está exento antes del 15 de febrero de cada año para mantener la exención. Si no le retienen impuestos federales y estatales sobre ingresos este año, pero espera tener una obligación tributaria el próximo año, debe entregar a su empleador un nuevo Formulario DE 4 antes del 1 de diciembre.
El formulario también le indica que compare el impuesto estatal retenido con el total anual estimado de impuestos después de que entre en vigor su Formulario DE 4, usando las hojas de trabajo, para que pueda ajustarlo si es necesario.
Documentos que necesitas
- Formulario W-4 federal: complételo junto con el Formulario DE 4 si reclama la exención de la retención; el Formulario DE 4 cubre únicamente la retención de California.
- Prueba de exención conforme a la Ley de Alivio Civil para Miembros del Servicio: podrían pedírsela si marca la casilla de la línea 4.
- Formulario 540 de la FTB del año pasado (Declaración de impuestos sobre los ingresos de residentes de California): úselo como modelo al calcular las deducciones estimadas en la Hoja de trabajo B, si tiene previsto detallar las deducciones.
Cómo rellenar el DE 4
Ingrese su información personal
Escriba su nombre, segundo nombre y apellido, número de Seguro Social, dirección, ciudad, estado y código postal en el bloque de información personal.
Marque su estado civil para efectos de la declaración
Marque una casilla: Soltero o casado (con dos o más ingresos), Casado (un ingreso) o Cabeza de familia. Use la casilla Cabeza de familia únicamente si cumple las condiciones de las instrucciones de la hoja de trabajo.
Complete la Hoja de trabajo A
Anote 1 para usted (A), 1 para su cónyuge si no se reclama por separado (B), 1 por ceguera para usted (C) y 1 para su cónyuge (D), las exenciones por dependientes (E), y sume (A) a (E) en la línea (F). Anote ese total en la línea 1a.
Use la Hoja de trabajo B si detalla las deducciones
Complétela únicamente si tiene previsto detallar las deducciones, reclamar ciertos ajustes a los ingresos o tiene ingresos no salariales elevados. Siga las líneas 1 a 8 y anote el resultado en la línea 1b; si la línea 6 es mayor que la línea 5, use las líneas 9 a 11 y continúe con la Hoja de trabajo C.
Sume sus exenciones
Anote en la línea 1c el número total de exenciones que reclama, sumando las líneas 1a y 1b.
Solicite retención adicional en la línea 2
Si quiere que le retengan más impuestos en cada período de pago, complete la Hoja de trabajo C y anote el resultado de la línea 15 en la línea 2. Su empleador debe aceptar retenerlo.
Reclame la exención en la línea 3 si reúne los requisitos
Marque la casilla de la línea 3 únicamente si cumple ambas condiciones: no adeudó impuestos federales y estatales sobre ingresos el año pasado y no espera adeudarlos este año. La casilla se refiere a 2026; también debe completar el Formulario W-4 federal.
Use la línea 4 para el alivio para cónyuges de militares
Marque la casilla de la línea 4 únicamente si cumple las condiciones de la Ley de Alivio Civil para Miembros del Servicio, modificada por la Ley de Alivio de Residencia para Cónyuges de Militares y la Ley de Beneficios para Veteranos y Transición de 2018.
Revise, firme y descargue el PDF
Firme y feche bajo pena de perjurio, confirmando que sus exenciones no exceden las que le corresponden. Descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y entrégueselo a su empleador.
Cómo presentar el DE 4
Entregue el Formulario DE 4 completado a su empleador; el formulario no se envía por correo al EDD junto con una declaración. En la parte inferior del formulario hay una sección del empleador para el nombre y la dirección del empleador y el número de cuenta de impuestos sobre la nómina del empleador de California.
- A su empleador: entregue el formulario firmado en persona o mediante el método que acepte su empleador. Pregunte a su empleador qué método usar y cuál es la fecha de entrada en vigor.
- Retención adicional (línea 2): su empleador no está obligado a retener la cantidad adicional que usted solicita. Si el empleador no acepta, el formulario indica que puede aumentar la retención lo máximo posible usando el estado «soltero» con «cero» exenciones, y quizá tenga que presentar pagos estimados trimestrales en el Formulario 540-ES ante la Junta de Impuestos de Franquicia (FTB).
- Solicitudes del estado: la FTB o el EDD pueden exigir que un empleador presente un Formulario W-4 o DE 4 cuando sea necesario para administrar los programas de impuestos sobre la retención.
Si tiene preguntas, el formulario indica el Centro de Asistencia al Contribuyente del EDD, al 1-888-745-3886. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza mediante los canales indicados anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Confiar únicamente en el Formulario W-4 federal; desde el 1 de enero de 2020, este cubre únicamente la retención federal y, sin un Formulario DE 4, su empleador debe usar Soltero con cero exenciones.
- Reclamar las mismas exenciones en Formularios DE 4 de más de un empleador; reclámelas con un solo empleador, idealmente en el empleo mejor remunerado, y reclame cero en los demás.
- Marcar Cabeza de familia sin cumplir todas las condiciones, como pagar más del 50 por ciento del costo de mantener el hogar durante todo el año.
- Reclamar la exención en la línea 3 sin cumplir ambas condiciones: no haber adeudado impuestos el año pasado y no esperar adeudarlos este año.
- Olvidar presentar un nuevo Formulario DE 4 que indique que está exento antes del 15 de febrero de cada año, lo cual se necesita para mantener la exención.
- No entregar a su empleador un nuevo Formulario DE 4 antes del 1 de diciembre cuando no le retienen impuestos este año, pero espera tener una obligación tributaria el próximo año.
- Suponer que su empleador debe retener la cantidad adicional de la línea 2; el empleador no está obligado a aceptarla.
- Firmar un Formulario DE 4 con más exenciones de las que le corresponden; el formulario se firma bajo pena de perjurio y pueden aplicarse multas o sanciones penales.
- Dejar el formulario sin firmar o sin fecha.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el Formulario DE 4 de California?
El Formulario DE 4 de California es el Certificado de retenciones y exenciones del empleado del EDD. Su empleador lo usa para calcular cuánto Impuesto sobre los Ingresos Personales de California debe retener de su salario, según su estado civil para efectos de la declaración, sus exenciones y cualquier cantidad adicional que solicite.
¿Todavía necesito un Formulario DE 4 si completé un W-4 federal?
Sí. Desde el 1 de enero de 2020, el Formulario W-4 federal se usa únicamente para la retención del impuesto federal sobre ingresos y debe presentar el Formulario DE 4 para California. Sin un Formulario DE 4, su empleador debe retener como Soltero con cero exenciones.
¿Cuándo debo renovar mi exención en el Formulario DE 4?
Si sigue reuniendo los requisitos para el estado de exención, presente un nuevo Formulario DE 4 que indique que está exento antes del 15 de febrero de cada año. Si no le retienen impuestos este año, pero espera tener una obligación tributaria el próximo año, entregue a su empleador un nuevo Formulario DE 4 antes del 1 de diciembre.
¿Quién reúne los requisitos para reclamar la exención de la retención?
Puede reclamar la exención si no adeudó impuestos federales y estatales sobre ingresos el año pasado y no espera adeudar ninguno este año. Complete tanto el Formulario W-4 federal como el Formulario DE 4 estatal, y marque la casilla de la línea 3.
¿Se envía el Formulario DE 4 al EDD?
No. Entregue el Formulario DE 4 completado a su empleador, quien debe completar la sección del empleador. La FTB o el EDD pueden exigir que un empleador presente un Formulario W-4 o DE 4 cuando sea necesario para administrar los programas de retención.
¿Puedo rellenar el Formulario DE 4 en línea?
Puede rellenar el PDF del Formulario DE 4 en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es independiente, no entrega el formulario a su empleador ni está afiliado al EDD; usted debe entregárselo a su empleador.
¿Mi empleador está obligado a retener la cantidad adicional de la línea 2?
No. El formulario indica que su empleador no está obligado a retener la cantidad adicional de la línea 2. Si el empleador no acepta, puede usar «soltero» con «cero» exenciones y quizá tenga que presentar pagos estimados trimestrales en el Formulario 540-ES ante la FTB.
¿Puedo reclamar exenciones en más de un Formulario DE 4?
No debería hacerlo. Calcule el total de sus exenciones para todos sus empleos en un solo Formulario DE 4 y reclámelas con un solo empleador. La retención suele ser más precisa cuando todas las exenciones se aplican al empleo mejor remunerado y los demás tienen cero.
¿Qué pasa si reclamo demasiadas exenciones?
Podrían multarlo si presenta, sin una base razonable, un Formulario DE 4 que haga que se le retengan menos impuestos de los permitidos. Se aplican sanciones penales si proporciona deliberadamente información falsa o fraudulenta. La carga de la prueba recae en el empleado.
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