El Formulario 22-40, Certificado de exención del impuesto sobre la ocupación transitoria (Transient Occupancy Tax Exemption Certificate), es el certificado que la ciudad de Irvine, por medio de sus Servicios de Tesorería de Servicios Administrativos, proporciona a funcionarios y empleados federales y del estado de California que se alojan en un hotel de Irvine por asuntos oficiales. Es uno de los formularios de impuestos de la ciudad de Irvine, aunque se refiere a estadías en hoteles, no al impuesto sobre la propiedad de Irvine. El huésped lo completa y firma, y el operador del hotel verifica la ocupación y lo firma. En esta página puede completar el formulario en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; la ciudad publica el original en la URL oficial que aparece abajo.
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¿Qué es el 22-40?
Formulario 22-40, Certificado de exención del impuesto sobre la ocupación transitoria (Transient Occupancy Tax Exemption Certificate) (impreso como "for Government Officers/Employees") es el formulario de la ciudad de Irvine que utiliza el operador de un hotel para validar cada exención del impuesto sobre la ocupación transitoria de Irvine que reclame un funcionario o empleado federal o del estado de California que esté en asuntos oficiales.
La exención proviene de la Sección 2-9-403, subsecciones 2 y 3, del Código Municipal de Irvine. En virtud de esta disposición, los funcionarios y empleados federales o del estado de California están exentos del impuesto cuando realizan asuntos oficiales. El certificado es el documento que respalda esa exención: las instrucciones del formulario indican que se requiere un certificado firmado por el huésped para respaldar cada exención reclamada en la declaración mensual del impuesto sobre la ocupación transitoria, y que los certificados se examinan durante revisiones periódicas de una firma de contabilidad independiente.
El formulario está dirigido al Director de Servicios Administrativos. Tiene dos partes. El huésped declara, bajo pena de perjurio, que los cargos de ocupación se incurrieron en el desempeño de funciones oficiales, e indica el nombre del ocupante, las fechas de ocupación, el número de habitación, la agencia gubernamental y la ubicación de la oficina principal. Luego, el operador del hotel completa la sección de verificación, marca el tipo de comprobante que revisó y firma.
El certificado no reemplaza el comprobante de asuntos oficiales. Solo se acepta junto con uno de estos tres documentos: una orden de viaje, un giro gubernamental o una tarjeta de crédito gubernamental.
¿Quién tiene que presentar el 22-40?
Dos grupos completan este formulario, cada uno en su propia parte.
- Huéspedes: funcionarios y empleados del gobierno federal o del estado de California que ocupan una habitación de hotel en Irvine en el desempeño de sus funciones oficiales. El huésped indica el nombre del ocupante, la agencia, la ubicación de la oficina principal, las fechas de ocupación y el número de habitación, y firma la declaración.
- Operadores y personal de hoteles: operadores que desean reclamar la exención en la declaración mensual del impuesto sobre la ocupación transitoria. Completan la fecha, el nombre y la dirección del hotel, marcan el tipo de comprobante de asuntos oficiales y firman al pie del formulario. El formulario responsabiliza al operador de verificar la documentación de la ocupación.
La declaración solo cubre a funcionarios y empleados federales o del estado de California que realizan asuntos oficiales; el formulario no menciona a ningún otro grupo. Se requiere un certificado separado para cada ocupación y para cada funcionario o empleado gubernamental, por lo que una estadía en grupo o un segundo viajero necesita formularios adicionales.
El formulario no es una declaración de impuestos y no se usa para el impuesto sobre la propiedad.
Cuándo presentar el 22-40
Complete un certificado para cada ocupación de un funcionario o empleado federal o del estado de California que esté en asuntos oficiales, en el momento de la estadía. Las instrucciones requieren un certificado firmado para respaldar cada exención reclamada en la declaración mensual del impuesto sobre la ocupación transitoria, por lo que el certificado debe existir antes de que el operador del hotel reclame la exención.
El formulario no establece una fecha de presentación propia. Como se requiere un certificado separado para cada ocupación y cada funcionario, una nueva estadía o un nuevo viajero requiere un formulario nuevo. Los certificados pueden examinarse posteriormente durante revisiones periódicas de una firma de contabilidad independiente, por lo que el operador del hotel debe tenerlos disponibles junto con los registros de sus declaraciones.
Documentos que necesitas
- Una orden de viaje de la agencia gubernamental del huésped, uno de los tres comprobantes aceptados de que la ocupación es por asuntos oficiales.
- Un giro gubernamental para la ocupación, aceptado en lugar de una orden de viaje como comprobante de asuntos oficiales.
- Una tarjeta de crédito gubernamental emitida por el empleador del huésped y utilizada para pagar la ocupación, aceptada como comprobante de asuntos oficiales.
- Un certificado firmado por cada ocupación y cada funcionario o empleado gubernamental; el formulario no permite que un certificado cubra a varios huéspedes.
Cómo rellenar el 22-40
Indique la fecha y el destinatario
Complete DATE (fecha) en la parte superior. El formulario está dirigido a TO: DIRECTOR OF ADMINISTRATIVE SERVICES (para: director de Servicios Administrativos), por lo que debe dejar esa línea tal como está impresa.
Indique el nombre y la dirección del establecimiento
En FROM (de), escriba el nombre del hotel o establecimiento en la ciudad de Irvine y su dirección. Las instrucciones asignan al operador del hotel la responsabilidad de indicar la fecha, el nombre del hotel y su dirección.
Lea la declaración
El huésped lee la declaración hecha bajo pena de perjurio: es funcionario o empleado del gobierno federal o del estado de California, y los cargos de ocupación se incurrieron en el desempeño de funciones oficiales.
Indique el nombre del ocupante
En OCCUPANT NAME (nombre del ocupante), el huésped escribe el nombre del funcionario o empleado que ocupa la habitación. Use un formulario por persona.
Indique las fechas de ocupación
En DATES OF OCCUPANCY (fechas de ocupación), escriba la fecha de inicio de la estadía y, después de TO (hasta), la fecha de finalización. Use un certificado separado para cada ocupación.
Indique el número de habitación
Escriba el número de habitación en el campo ROOM# (número de habitación) para que el certificado corresponda a la ocupación específica.
Indique la agencia y la oficina principal
En GOVERNMENTAL AGENCY (agencia gubernamental), escriba la agencia federal o del estado de California del huésped. En LOCATION OF HOME OFFICE (ubicación de la oficina principal), indique dónde está ubicada esa oficina.
Firme como huésped
El huésped firma en la línea SIGNATURE (firma), declarando que está en asuntos oficiales de la agencia que reúne los requisitos y que, por lo tanto, tiene derecho a la exención.
Marque el comprobante de asuntos oficiales
En el espacio TO BE COMPLETED BY HOTEL OPERATOR/STAFF (para que lo complete el operador/personal del hotel), el personal del hotel marca una casilla: Travel Order, Government Warrant o Government Credit Card, según el documento que haya revisado.
Firme la verificación del hotel
El personal del hotel firma en VERIFIED AND RECEIVED BY (verificado y recibido por), indica la fecha e imprime su nombre en PRINT HOTEL STAFF NAME (escriba en letra de imprenta el nombre del personal del hotel).
Revise y descargue el PDF completado
Compruebe que los nombres, las fechas, el número de habitación y ambas secciones de firmas estén completos; luego descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y guárdelo con los registros del impuesto sobre la ocupación transitoria del hotel.
Cómo presentar el 22-40
El formulario se completa en el hotel y respalda la exención en la declaración mensual del impuesto sobre la ocupación transitoria del operador del hotel; no indica una dirección postal, un portal ni un proceso para concertar una cita.
- Del huésped al hotel: el huésped firma el certificado y entrega al operador del hotel uno de los comprobantes requeridos de asuntos oficiales: una orden de viaje de la agencia, un giro gubernamental o una tarjeta de crédito gubernamental utilizada para la ocupación.
- Verificación del hotel: el personal del hotel marca el tipo de documento verificado y luego firma, fecha e imprime su nombre en el espacio "To be completed by hotel operator/staff."
- Respaldo de la declaración: el certificado firmado respalda la exención reclamada en la declaración mensual y puede examinarse durante revisiones periódicas de una firma de contabilidad independiente.
El formulario está dirigido al Director de Servicios Administrativos. Para preguntas sobre cómo manejar el certificado, el sitio web de formularios de la ciudad de Irvine indica el número 949-724-6281. Ese sitio también señala que los formularios de la ciudad pueden imprimirse, guardarse o presentarse por correo electrónico o en línea. FillingPDF le permite completar y descargar el PDF; la presentación se realiza a través de los canales de la ciudad indicados arriba.
Errores comunes que debes evitar
- Aceptar el certificado sin una orden de viaje, un giro gubernamental o una tarjeta de crédito gubernamental; el formulario indica que solo debe aceptarse junto con uno de esos documentos.
- Usar un certificado para varios ocupantes o varias estadías; el formulario requiere un certificado separado para cada ocupación y cada funcionario o empleado.
- Dejar en blanco la firma del huésped; la declaración firmada bajo pena de perjurio es lo que respalda la exención.
- Reclamar la exención en la declaración mensual del impuesto sobre la ocupación transitoria sin tener archivado un certificado firmado.
- Omitir la sección del hotel: no marcar Travel Order, Government Warrant o Government Credit Card, o no incluir la firma, la fecha o el nombre impreso del personal.
- Usar el formulario para un huésped que no sea funcionario o empleado federal o del estado de California, o que no esté en asuntos oficiales.
- Omitir las fechas de ocupación, el número de habitación, la agencia gubernamental o la ubicación de la oficina principal.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se usa el Formulario 22-40?
El Formulario 22-40 es el certificado de exención del impuesto sobre la ocupación transitoria para funcionarios y empleados gubernamentales de la ciudad de Irvine. El operador de un hotel lo utiliza para respaldar la exención de ese impuesto para un funcionario o empleado federal o del estado de California que se aloje por asuntos oficiales.
¿El Formulario 22-40 es un formulario del impuesto sobre la propiedad de Irvine?
No. El Formulario 22-40 se refiere al impuesto sobre la ocupación transitoria de Irvine para estadías en hoteles, no al impuesto sobre la propiedad de Irvine. Documenta una exención para funcionarios y empleados federales o del estado de California que realizan asuntos oficiales.
¿Qué comprobante de asuntos oficiales requiere el Formulario 22-40?
Uno de estos tres documentos: una orden de viaje de la agencia, un giro gubernamental para la ocupación o una tarjeta de crédito gubernamental para la ocupación. El operador del hotel solo debe aceptar el certificado junto con uno de ellos y debe marcar la casilla correspondiente en el formulario.
¿Necesito un certificado separado para cada huésped?
Sí. El formulario requiere un certificado de exención separado para cada ocupación y cada funcionario o empleado gubernamental; por lo tanto, dos viajeros o dos estadías requieren dos certificados.
¿Quién firma el Formulario 22-40?
Tanto el huésped como el hotel. El huésped firma la declaración bajo pena de perjurio de que está en asuntos oficiales. Luego, el personal del hotel firma la sección de verificación, indica la fecha e imprime su nombre después de revisar el documento de comprobación.
¿Por qué necesita el operador del hotel este certificado?
Las instrucciones indican que se requiere un certificado firmado por el huésped para respaldar cada exención reclamada en la declaración mensual del impuesto sobre la ocupación transitoria. También se examina durante revisiones periódicas de una firma de contabilidad independiente.
¿Puedo completar el Formulario 22-40 en línea en FillingPDF?
Sí. Puede completar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente y no presenta el formulario ni lo envía a la ciudad de Irvine; el hotel lo tramita conforme a las normas de la ciudad.
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