La Hoja de cubierta para documentos (Document Cover Sheet) es un formulario de registro publicado por el Asesor-Registrador-Secretario del Condado de San Bernardino. Proporciona espacio adicional para los datos de registro de un documento: el nombre y la dirección a los que se enviará por correo el documento registrado, y el título del documento. Las instrucciones notariales del Secretario del Condado exigen que se adjunte a la fianza notarial, titulada "Notary Public Bond". En FillingPDF puede rellenar la Hoja de cubierta para documentos en línea y descargar o imprimir el PDF completado; el formulario original está publicado por el condado en arc.sbcounty.gov.
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¿Qué es el Hoja de cubierta para documentos (Document Cover Sheet)?
La Hoja de cubierta para documentos (Document Cover Sheet) es un formulario del Asesor-Registrador-Secretario del Condado de San Bernardino que proporciona espacio adicional para los datos de registro de un documento: el nombre y la dirección postal de devolución, el título del documento y el espacio que el Registrador reserva para uso exclusivo de su oficina.
El formulario se organiza en tres áreas impresas. La primera, encabezada "Recording requested by and when recorded mail document to," contiene líneas para un nombre, una dirección postal y una ciudad, estado y código ZIP. La segunda es una línea marcada "Please fill in document title(s) on this line." La tercera es un bloque etiquetado "Space above for Recorder's use only," que debe dejarse para uso de la oficina.
Una nota impresa en la hoja indica que se agregó para proporcionar espacio suficiente para los datos de registro y que se aplica una tarifa de registro adicional. El formulario no muestra el importe de una manera en la que pueda confiarse aquí, así que confirme la tarifa vigente con la oficina.
La página del Secretario del Condado sobre trámites notariales incluye esta hoja entre los documentos para presentar el juramento y la fianza de un notario público. En ese caso, se adjunta a la fianza para su registro y se completa con la dirección postal de devolución y el título del documento "Notary Public Bond". Esta hoja no es la solicitud de notario: el nombramiento como notario público se tramita a través de la Secretaría de Estado de California. El formulario no muestra número de formulario ni fecha de revisión.
¿Quién tiene que presentar el Hoja de cubierta para documentos (Document Cover Sheet)?
El grupo principal es cualquier persona que registre un documento ante el Asesor-Registrador-Secretario del Condado de San Bernardino y necesite el espacio de la hoja para la dirección de devolución y el título del documento.
Las instrucciones notariales del Secretario del Condado mencionan un caso específico: un notario público recién comisionado que presenta un juramento del cargo y una fianza en el Condado de San Bernardino. Ese notario adjunta la Hoja de cubierta para documentos a la fianza, la completa con la dirección postal de devolución y usa "Notary Public Bond" como título del documento.
Condiciones aplicables a ese caso:
- La presentación debe realizarse en el condado donde el notario mantiene su lugar principal de negocios, según consta en la solicitud archivada ante la Secretaría de Estado de California. Si la comisión indica otro condado, comuníquese con ese condado para conocer sus requisitos de presentación y tarifas.
- La comisión del notario la otorga la Secretaría de Estado, no este formulario.
La hoja publicada por el condado no describe otros usos ni indica quién puede firmar o firmar en nombre de otra persona; no tiene una línea de firma. Consulte con la oficina si su documento no es una fianza notarial.
Cuándo presentar el Hoja de cubierta para documentos (Document Cover Sheet)
Complete la Hoja de cubierta para documentos cuando prepare el documento que la acompañará, porque se agrega a ese documento para su registro. El formulario no establece una fecha límite independiente.
Para una fianza notarial, la página del Secretario del Condado establece un plazo para la presentación: una vez emitida la comisión, el notario tiene 30 días calendario desde el inicio del período indicado en la comisión para prestar y presentar el juramento del cargo y presentar la fianza. Si no se presentan dentro de ese plazo, la comisión no es válida y la persona no puede actuar como notario público hasta obtener un nuevo nombramiento. El condado no hace excepciones por demoras del correo, así que calcule tiempo suficiente si envía los documentos por correo. El período del cargo es de cuatro años y comienza en la fecha especificada en la comisión.
Documentos que necesitas
- Copia del certificado de comisión notarial emitido por la Secretaría de Estado de California, cuando la hoja de cubierta acompaña una fianza notarial presentada por correo certificado.
- Dos juramentos del cargo completados, firmados y suscritos ante otro notario público en el mismo condado donde se realiza la presentación; para presentar una fianza notarial.
- Fianza notarial original por un período de cuatro años, con las mismas fechas que los juramentos del cargo y firmada por el notario (principal); la hoja de cubierta se adjunta a esta fianza.
- Copia de la fianza para que se certifique y un sobre con su propia dirección y franqueo; ambos son opcionales para las presentaciones notariales por correo.
- Tarifas, pagaderas mediante cheque preimpreso o giro postal a nombre de "San Bernardino County" si se envían por correo; en persona se aceptan efectivo, cheque preimpreso, giro postal o tarjeta.
Cómo rellenar el Hoja de cubierta para documentos (Document Cover Sheet)
Indique el nombre de devolución
Debajo de "Recording requested by and when recorded mail document to," escriba en la línea NAME el nombre de la persona o empresa que debe recibir el documento después de su registro.
Indique la dirección postal
En la línea STREET ADDRESS, escriba la dirección postal a la que debe enviarse el documento registrado.
Indique la ciudad, el estado y el código ZIP
En la línea CITY, STATE & ZIP CODE, agregue el resto de la dirección postal de devolución.
Escriba el título del documento
En la línea marcada "Please fill in document title(s) on this line," escriba el título del documento que se va a registrar. Para una fianza notarial, use "Notary Public Bond."
Deje en blanco el espacio del Registrador
No escriba en el área etiquetada "Space above for Recorder's use only." La oficina la utiliza para sus propios datos de registro.
Tenga en cuenta la tarifa de registro adicional
La hoja indica que se aplica una tarifa de registro adicional. Prevea incluirla con las tarifas de registro al presentar los documentos.
Revise y descargue el PDF completado
Revise el nombre, la dirección y el título; luego descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y adjúntelo al documento, según se describe en Cómo presentar.
Cómo presentar el Hoja de cubierta para documentos (Document Cover Sheet)
La hoja de cubierta no se presenta por sí sola. Se adjunta al documento que se registra. Para la fianza notarial, el Secretario del Condado acepta el paquete por dos medios:
- Correo certificado: envíelo a San Bernardino County Clerk, 222 W. Hospitality Lane, San Bernardino, CA 92415-0022. Incluya las tarifas mediante un cheque preimpreso o giro postal pagadero a "San Bernardino County", y un número de teléfono diurno con código de área. Puede enviar un cheque por un importe máximo, con el límite escrito en la línea de nota, para que el secretario anote el importe real.
- En persona con cita previa: programe una cita en línea a través de la página del Secretario del Condado sobre trámites notariales. Para la oficina de Hesperia, llame al (909)387-8306. Se recomienda encarecidamente programar una cita y se les da prioridad. En persona se puede pagar en efectivo, con cheque preimpreso, giro postal o tarjeta; los pagos con tarjeta tienen un cargo por procesamiento. No se aceptan American Express, tarjetas Cash App, tarjetas prepagadas, Apple Pay, Samsung Pay ni Google Pay.
El condado solicita que se incluyan las tarifas con el paquete, y se aplica una tarifa de registro adicional cuando se usa la hoja de cubierta. Pregunte a la oficina o consulte su información sobre tarifas para conocer los importes vigentes. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación debe hacerse por uno de los medios indicados.
Errores comunes que debes evitar
- Dejar en blanco la línea del título del documento; para una fianza notarial, las instrucciones del condado indican que se use el título "Notary Public Bond."
- Omitir el nombre y la dirección postal de devolución bajo "Recording requested by and when recorded mail document to."
- Escribir en el recuadro marcado "Space above for Recorder's use only," que está reservado para el Registrador.
- Olvidar que se aplica una tarifa de registro adicional cada vez que se adjunta la hoja de cubierta a un documento.
- Presentar el juramento notarial y la fianza después del plazo de 30 días calendario; el condado no hace excepciones por demoras del correo.
- Enviar una presentación notarial por correo ordinario; la oficina del Secretario tramita estas presentaciones únicamente con cita previa o por correo certificado.
- Presentar juramentos del cargo que no se hayan firmado y suscrito ante otro notario público en el mismo condado donde se realiza la presentación.
- Pagar una presentación notarial con American Express, una tarjeta prepagada, una tarjeta Cash App o una billetera móvil, ya que el condado no acepta ninguno de estos medios.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se usa la Hoja de cubierta para documentos?
Proporciona espacio adicional para los datos de registro de un documento que se registra ante el Asesor-Registrador-Secretario del Condado de San Bernardino: un nombre y una dirección de devolución, y el título del documento. Una nota impresa indica que se agregó para proporcionar espacio suficiente y que se aplica una tarifa de registro adicional.
¿La Hoja de cubierta para documentos es un formulario de impuestos sobre la propiedad del Condado de San Bernardino?
No. Es una hoja de cubierta para registro del Asesor-Registrador-Secretario del Condado, y nada de lo impreso en ella se refiere a los impuestos sobre la propiedad. Solo solicita un nombre y una dirección de devolución, y el título del documento. Si tiene preguntas sobre impuestos, comuníquese directamente con el condado.
¿Necesito una hoja de cubierta para una fianza de notario público?
Sí, para una fianza que se presenta ante el Secretario del Condado de San Bernardino. La página del Secretario del Condado sobre trámites notariales incluye la Hoja de cubierta para documentos entre los documentos requeridos. Se adjunta a la fianza para su registro y se completa con la dirección postal de devolución y el título "Notary Public Bond."
¿Hay que pagar una tarifa por usar la Hoja de cubierta para documentos?
Sí. La hoja indica que se aplica una tarifa de registro adicional. Las presentaciones notariales también tienen otras tarifas. Esta página no indica los importes: confirme los vigentes con el Secretario del Condado, cuya página sobre trámites notariales los enumera.
¿A dónde envío por correo un juramento notarial y una fianza con la hoja de cubierta?
Envíelos por correo certificado a San Bernardino County Clerk, 222 W. Hospitality Lane, San Bernardino, CA 92415-0022. Incluya las tarifas, un número de teléfono diurno con código de área y todos los documentos que el condado enumera para la presentación.
¿Cuánto tiempo tengo para presentar un juramento notarial y una fianza?
30 días calendario desde el inicio del período indicado en la comisión notarial. Si el juramento y la fianza no se presentan dentro de ese plazo, la comisión no es válida y el condado no hace excepciones por demoras del correo.
¿Puedo rellenar la Hoja de cubierta para documentos en línea?
Sí. Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente y no presenta ni registra el documento; usted debe entregarlo a través de los medios del Secretario del Condado.
¿Listo para rellenar el Hoja de cubierta para documentos (Document Cover Sheet)?
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