El Formulario VS 111 es la solicitud en español que utiliza la Oficina de Estadísticas Vitales del Departamento de Servicios de Salud de Sonoma County para emitir una copia certificada o una copia informativa certificada del acta de nacimiento de un niño nacido en 2025 o 2026. Es un formulario de registros vitales, no un documento de impuestos. Lo utilizan las personas que necesitan el acta para sí mismas o para un familiar, y una declaración jurada en la página 2 respalda la solicitud de una copia certificada. En esta página puede rellenar el formulario en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; el condado publica el formulario y sus instrucciones.
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¿Qué es el VS 111?
Formulario VS 111 es la solicitud en español, publicada por la Oficina de Estadísticas Vitales del Departamento de Servicios de Salud de Sonoma County, para pedir una copia certificada o una copia informativa certificada del acta de nacimiento de un niño nacido en 2025 o 2026.
El formulario tiene dos secciones para el solicitante. La Sección 1 identifica al niño: nombre, segundo nombre y apellidos, fecha de nacimiento, sexo, hospital y nombres completos del tutor legal y de la madre. La Sección 2 identifica a la persona que compra el registro: nombre, dirección y código postal, teléfono, número de copias y, si es distinta, la dirección a la que se enviarán las copias. También debe elegir si se enviará el acta por correo o si la recogerá en la oficina. La página 2 contiene la declaración jurada, con un certificado notarial de reconocimiento para las solicitudes enviadas por correo o fax.
El formulario ofrece dos productos:
- Copia certificada: establece la identidad del niño. La ley de California (Código de Salud y Seguridad 103526) la limita a las personas autorizadas, quienes deben indicar su relación con el niño y firmar la declaración jurada.
- Copia informativa certificada: lleva el sello "Informational, Not A Valid Document To Establish Identity" (informativa, no es un documento válido para establecer la identidad). Solo requiere las Secciones 1 y 2 y no requiere declaración jurada.
Las instrucciones impresas indican que esta oficina conserva únicamente los registros de nacimientos de 2025 y 2026. Los registros de nacimientos anteriores son tramitados por el secretario del condado de Sonoma. Para modificar un acta de nacimiento existente se utilizan formularios de enmienda que conserva el Departamento de Salud Pública de California, no el Formulario VS 111.
¿Quién tiene que presentar el VS 111?
Las personas autorizadas por la ley de California utilizan el Formulario VS 111 para obtener una copia certificada del acta de nacimiento de un niño nacido en 2025 o 2026. Las casillas del formulario enumeran estos grupos:
- uno de los padres o el tutor legal del niño (el tutor legal debe presentar documentación);
- el niño, un abuelo o un hermano de la persona nombrada en el acta;
- una persona autorizada por una orden judicial, un abogado o una agencia de adopción que solicita el registro para cumplir con la Sección 3140 o 7603 del Código de Familia (adjunte la orden judicial);
- un miembro de una agencia del orden público u otra agencia gubernamental autorizada por ley para realizar actividades oficiales (las agencias representadas por otra parte deben presentar una autorización escrita de la agencia);
- un abogado que represente al niño, u otra agencia o persona autorizada por orden judicial para representar al niño o sus bienes;
- una persona nombrada en un poder notarial, o el albacea de la herencia de la persona inscrita (adjunte el poder notarial o documentación suficiente para identificar al albacea).
La página de actas de nacimiento del condado también enumera a la persona inscrita, un nieto, un cónyuge y una pareja de hecho entre las personas autorizadas.
Cualquier otra persona puede solicitar la copia informativa certificada, que no puede establecer la identidad. No utilice este formulario para nacimientos anteriores a 2025: esos registros se encuentran en la Oficina del Secretario del Condado de Sonoma.
Cuándo presentar el VS 111
El formulario no tiene fecha límite: complételo cuando necesite una copia del acta de nacimiento de un niño nacido en 2025 o 2026. Esta oficina conserva únicamente los registros de esos dos años; para años anteriores, el formulario le dirige a la Oficina del Secretario del Condado, en 585 Fiscal Drive, Suite 103, Santa Rosa, CA 95403, tel. 565-3800, www.SonomaCounty.gov/clerk.
La Oficina de Estadísticas Vitales abre de lunes a viernes, de 9:00 a. m. a 4:00 p. m., y el encabezado del formulario indica que cierra de 12:00 p. m. a 1:00 p. m. Si el acta no está disponible cuando presenta la solicitud y piensa recogerla, escriba un número de teléfono legible para que la oficina pueda llamarle cuando esté lista. Para solicitudes por fax, el personal está disponible de lunes a viernes, de 9:00 a. m. a 4:00 p. m., hora del Pacífico.
Documentos que necesitas
- Identificación con fotografía, que debe mostrar en persona cuando compre una copia certificada en la Oficina de Estadísticas Vitales.
- Declaración jurada en la página 2, firmada frente al personal de la oficina para las solicitudes en persona, o ante un notario público para las solicitudes por correo o fax. No se necesita para la copia informativa.
- Documentación que demuestre la tutela, si presenta la solicitud como tutor legal del niño.
- Una orden judicial, si presenta la solicitud como parte autorizada por orden judicial, o como abogado o agencia de adopción que actúa conforme a la Sección 3140 o 7603 del Código de Familia.
- Autorización escrita de la agencia gubernamental, si representa a una agencia del orden público u otra agencia gubernamental como empresa o intermediario.
- Un poder notarial, o documentación suficiente para identificarle como albacea de la herencia de la persona inscrita, si presenta la solicitud bajo esa autoridad.
- Pago de cada copia mediante un método aceptado; para solicitudes por correo, un cheque o giro postal.
Cómo rellenar el VS 111
Elija una copia certificada o informativa
Marque Copia Certificada si necesita un documento que establezca la identidad del niño, o Copia Certificada Informativa si no lo necesita. La copia informativa solo requiere las Secciones 1 y 2.
Ingrese los datos del niño
En Seccion 1, escriba en letra de imprenta el nombre, segundo nombre, apellido(s), fecha de nacimiento, sexo y nombre del hospital del niño. Escriba las letras con claridad.
Ingrese los nombres del tutor y de la madre
Escriba el nombre completo del tutor legal (Nombre Completo del Tutor Legal) y de la madre (Nombre Completo de la Madre) en los espacios correspondientes.
Elija envío por correo o recogida
En la línea que indica qué hacer cuando el acta esté lista, marque Envíela por correo o La recogeré en la oficina. Si la recogerá, escriba un número de teléfono legible para que la oficina pueda llamarle.
Ingrese sus datos como comprador
En Seccion 2, escriba en letra de imprenta su nombre y apellido, dirección con código postal, teléfono y número de copias que desea. Añada la dirección postal solo si es diferente.
Indique su relación con el niño
Para una copia certificada, marque la casilla que le corresponda, por ejemplo, padre, madre o tutor legal, o niño, abuelo o hermano, y adjunte la orden judicial, autorización o poder notarial que exija esa casilla.
Complete la declaración jurada
En la página 2, escriba su nombre completo, el nombre del niño y su relación con él; luego indique la fecha, ciudad y estado, y firme. Firme frente al personal de la oficina si presenta la solicitud en persona, o ante un notario para solicitudes por correo o fax; el notario completa el reconocimiento.
Deje en blanco el espacio para uso de la oficina
No escriba en FOR OFFICE USE ONLY (SOLO PARA USO DE LA OFICINA) (fecha de recepción, número, fecha de preparación, persona que emitió el documento, autorización de tarjeta). El personal de la oficina lo completa.
Revise, descargue y firme
Verifique los nombres, las fechas y el código postal; luego descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF. Firme la página 2 frente al testigo correspondiente y prepare el paquete descrito en Cómo presentar.
Cómo presentar el VS 111
La Oficina de Estadísticas Vitales acepta el Formulario VS 111 en persona, por correo y por fax.
- En persona: 463 Aviation Blvd, Santa Rosa, CA 95403. Para obtener una copia certificada, firme la declaración jurada frente al personal de la oficina, muestre una identificación con fotografía y pague cada copia. El formulario indica que se aceptan efectivo, cheque, giro postal y Visa, MasterCard o Discover.
- Por correo: envíe la solicitud a Office of Vital Statistics, 463 Aviation Blvd, Santa Rosa, CA 95403. Para obtener una copia certificada, debe firmar la declaración jurada ante un notario público. Pague con cheque o giro postal; el formulario indica que debe hacerlo pagadero a Sonoma County Health Department, mientras que la página web del condado indica Sonoma County Department of Health Services, así que confirme llamando al (707) 565-4407. Para pagar con tarjeta, llame a ese número.
- Por fax: envíe por fax una solicitud notarizada al 707-565-4413 y luego llame al 707-565-4407 con su número de Visa, MasterCard o Discover. La oficina enviará el acta por correo una vez completada la transacción.
Se cobra una tarifa por cada copia certificada, y la copia informativa cuesta lo mismo; consulte con la oficina el importe vigente. La ley de California permite que la oficina retenga el pago si el nacimiento no está registrado allí. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza por los medios indicados anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Solicitar a esta oficina un acta de nacimiento de un niño nacido antes de 2025; solo conserva registros de nacimientos de 2025 y 2026, y los registros anteriores están en la Oficina del Secretario del Condado.
- Enviar por correo o fax una solicitud de copia certificada con una declaración jurada que no esté notarizada; el notario debe completar el certificado de reconocimiento.
- Firmar la declaración jurada antes de acudir en persona, cuando el formulario exige que se firme frente al personal de la oficina.
- Pedir la copia informativa y esperar que establezca la identidad; lleva el sello "Informational, Not A Valid Document To Establish Identity".
- Incluir varios niños en una sola declaración jurada notarizada sin indicar el nombre y la relación con cada niño.
- Presentar la solicitud como tutor legal, como parte autorizada por orden judicial o mediante un poder notarial sin adjuntar la documentación que solicita la casilla correspondiente.
- Enviar la solicitud por fax sin llamar al 707-565-4407 con el número de la tarjeta; la oficina completa la transacción antes de enviar el acta por correo.
- Escribir en la casilla FOR OFFICE USE ONLY (SOLO PARA USO DE LA OFICINA) o escribir de manera ilegible el número de teléfono para recoger el acta más adelante.
Preguntas frecuentes
¿Es el Formulario VS 111 un formulario de impuestos sobre la propiedad de Sonoma County?
No. El Formulario VS 111 es una solicitud de acta de nacimiento emitida por la Oficina de Estadísticas Vitales de Sonoma County. No tiene relación con los impuestos sobre la propiedad de Sonoma County; solo sirve para solicitar copias certificadas e informativas de actas de nacimiento de niños nacidos en 2025 y 2026.
¿Quién puede obtener una copia certificada de un acta de nacimiento en Sonoma County?
Solo las personas autorizadas por la ley de California, como uno de los padres o el tutor legal, el niño, un abuelo o hermano, una parte autorizada por orden judicial, una agencia gubernamental o un abogado. Otras personas pueden solicitar la copia informativa, que no puede establecer la identidad.
¿Puedo pedir con este formulario un acta de nacimiento anterior a 2025?
No. El formulario indica que la Oficina de Estadísticas Vitales conserva únicamente los registros de nacimientos de 2025 y 2026. Para años anteriores, acuda a la Oficina del Secretario del Condado de Sonoma, en 585 Fiscal Drive, Suite 103, Santa Rosa, CA 95403, tel. 565-3800.
¿Es necesario notarizar la declaración jurada?
Solo si envía la solicitud por correo o fax. Si la presenta en persona, debe firmarla frente al personal de la oficina. El requisito de notarización no se aplica cuando una agencia del orden público o una agencia local o estatal presenta la solicitud.
¿Cuál es la diferencia entre una copia certificada y una copia informativa?
Una copia certificada establece la identidad del niño y está limitada a las personas autorizadas. Una copia informativa lleva un sello que indica que no es válida para establecer la identidad, no requiere declaración jurada y, según el condado, no se acepta para fines legales como la inscripción escolar, una licencia de conducir o un pasaporte.
¿Puedo enviar el Formulario VS 111 por fax?
Sí, si la solicitud está notarizada. Envíela por fax al 707-565-4413 y luego llame al 707-565-4407 con su número de Visa, MasterCard o Discover. Una vez completada la transacción, la oficina envía la copia certificada por correo.
¿Hay que pagar una tarifa y a nombre de quién debo hacer el cheque?
Sí, se cobra una tarifa por cada copia; llame a la oficina para consultar el importe vigente. El formulario indica que el cheque o giro postal debe hacerse pagadero a Sonoma County Health Department, pero la página web del condado menciona Sonoma County Department of Health Services, así que confirme por teléfono.
¿Puedo rellenar el Formulario VS 111 en línea en FillingPDF?
Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es independiente de Sonoma County y no presenta el formulario ni la declaración jurada; usted debe entregarlos a la Oficina de Estadísticas Vitales en persona, por correo o por fax.
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