El Formulario 10-0403a, Acuerdo de uso de datos (Data Use Agreement), es el acuerdo que utiliza la Administración de Salud de Veteranos (VHA), parte del Departamento de Asuntos de los Veteranos de Estados Unidos, para establecer las condiciones bajo las cuales un solicitante puede usar datos de VHA. El solicitante principal de datos pone sus iniciales en cada uno de los puntos de a a m y luego firma y fecha el formulario. En esta página puede rellenar el formulario en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimir el PDF completado; el VA publica el PDF original en va.gov.
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¿Qué es el 10-0403a?
Formulario 10-0403a, Acuerdo de uso de datos (Data Use Agreement), es el acuerdo de una página de VHA en el que un solicitante principal de datos se compromete a cumplir las condiciones aplicables a los datos proporcionados por la Administración de Salud de Veteranos (VHA), el brazo de atención médica del Departamento de Asuntos de los Veteranos de Estados Unidos.
El formulario enumera trece condiciones, los puntos de a a m, y el solicitante pone sus iniciales en cada una para demostrar su aceptación. En conjunto, establecen que:
- los datos se usan exclusivamente para la evaluación independiente y la mejora de la atención a los veteranos;
- las personas con acceso son las que se enumeran en el punto 7 del acuerdo;
- los datos están disponibles hasta la fecha de retención establecida en el DUA y luego deben destruirse, con notificación por escrito a la Oficina del Programa de VHA;
- las salvaguardias administrativas, técnicas y físicas protegen la confidencialidad, y se supervisa que los contratistas cumplan los requisitos federales y del VA sobre privacidad y seguridad;
- los informes, las publicaciones y las presentaciones reconocen a la Oficina del Programa de VHA como coautora, salvo que su jefe lo rechace;
- los productos finales se envían a la Oficina del Programa de VHA para su revisión, y no se identifica a entidades como redes, hospitales o clínicas, excepto según lo permita el DUA;
- las investigaciones ajenas al VA incluyen una copia de la aprobación o excepción de la IRB, y se proporciona una descripción escrita del protocolo del estudio o del análisis previsto;
- ningún proyecto de investigación financiado por fuentes ajenas al VA usa los datos sin aprobación por escrito, y se presenta un informe anual sobre su uso.
Una nota final indica que «VHA Program Office and Chief Officer» se interpreta como «VHA Facility or VHA Network Official» cuando eso corresponda al nivel organizativo del titular de los datos. El formulario tiene fecha de DIC 2002.
¿Quién tiene que presentar el 10-0403a?
La persona que firma este acuerdo es el solicitante principal de datos, es decir, la persona que recibe datos de una Oficina del Programa de VHA y asume la responsabilidad de su uso conforme a las condiciones impresas en el formulario.
Otras partes a las que se refiere el formulario:
- Personas con acceso a los datos. Se enumeran en el punto 7 del acuerdo, a menos que este se modifique.
- Contratistas. Si un contratista usa los datos, el solicitante acepta supervisar que cumpla los requisitos federales y del VA sobre privacidad y seguridad.
- Investigadores ajenos al VA. Para investigaciones ajenas al VA, el solicitante proporciona una copia de la aprobación o excepción de la IRB del proyecto.
- Datos conservados en una instalación o red. Cuando el titular de los datos sea una instalación o red de VHA, las condiciones que mencionan a la Oficina del Programa de VHA y a su jefe se interpretan como referencias al funcionario de la instalación o red de VHA.
El formulario indica que las excepciones o los puntos no aplicables se anotan en una página adjunta que debe firmarse y fecharse. No describe la firma de un representante en nombre del solicitante.
Cuándo presentar el 10-0403a
El formulario no establece una fecha límite propia: el solicitante principal de datos pone sus iniciales y lo firma en relación con la recepción de datos de VHA, y las condiciones incluidas tienen sus propios plazos. Los datos permanecen disponibles hasta la fecha de retención especificada en el DUA; después de esa fecha, el solicitante debe destruirlos y notificarlo por escrito a la Oficina del Programa de VHA. El primer informe anual sobre el uso de los datos debe presentarse un año después de la fecha en que se proporcionaron los datos por primera vez. Los informes posteriores abarcan el uso del año anterior y los usos previstos para el año siguiente. Si el acuerdo requiere excepciones, estas se incluyen en una página adjunta firmada y fechada.
Documentos que necesitas
- Una página adjunta firmada y fechada, solo si necesita indicar excepciones o puntos no aplicables a las condiciones del formulario.
- Una copia de la aprobación o excepción de la IRB correspondiente al proyecto, para investigaciones ajenas al VA (punto j), que se proporciona a la Oficina del Programa de VHA.
- Una descripción escrita del protocolo del estudio o del análisis previsto (punto k), que se proporciona a la Oficina del Programa de VHA.
- Aprobación por escrito de la Oficina del Programa de VHA, solo si los datos se usarán para una investigación financiada por fuentes ajenas al VA (punto l).
- Un informe anual sobre todo el uso de los datos durante el año anterior y los usos previstos para el año siguiente (punto m); el primero debe presentarse un año después de la fecha en que se proporcionaron los datos por primera vez.
- Notificación por escrito a la Oficina del Programa de VHA de que los datos se destruyeron, después de la fecha de retención aprobada (punto f).
Cómo rellenar el 10-0403a
Lea las trece condiciones
Lea los puntos de a a m antes de poner sus iniciales. El formulario indica que debe poner sus iniciales en cada punto para mostrar su aceptación.
Ponga sus iniciales en los puntos a a c
Ponga sus iniciales en la limitación del propósito (a), la lista de personas con acceso que figura en el punto 7 del acuerdo (b) y la condición sobre la fecha de retención (c).
Ponga sus iniciales en los puntos d a f
Ponga sus iniciales en las salvaguardias (d), la condición sobre la supervisión de contratistas (e) y la condición sobre la destrucción y la notificación por escrito (f).
Ponga sus iniciales en los puntos g a i
Ponga sus iniciales en la condición sobre el reconocimiento como coautor (g), el envío de productos finales para su revisión (h) y la limitación para identificar entidades (i).
Ponga sus iniciales en los puntos j a l
Ponga sus iniciales en la condición sobre la aprobación o excepción de la IRB para investigaciones ajenas al VA (j), la descripción escrita del protocolo del estudio (k) y la limitación sobre investigaciones financiadas por fuentes ajenas al VA (l). Si un punto no es aplicable, indíquelo en una página adjunta.
Ponga sus iniciales en el punto sobre el informe anual
Ponga sus iniciales en el punto m, que le obliga a presentar un informe anual sobre el uso de los datos. El primero debe presentarse un año después de la fecha en que se proporcionaron los datos por primera vez.
Adjunte una página para las excepciones
Si necesita indicar excepciones o puntos no aplicables, adjunte una página firmada y fechada. Omita este paso si no tiene ninguna.
Firme y feche como solicitante
Debajo de la declaración en la que confirma que ha leído y acepta todas las condiciones y políticas, el solicitante principal de datos firma y escribe la fecha.
Revise y descargue el PDF
Compruebe que haya puesto sus iniciales en todos los puntos y que haya incluido la firma y la fecha. Descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y entréguelo según las instrucciones de la oficina de VHA que proporciona los datos.
Cómo presentar el 10-0403a
El formulario no incluye una dirección postal, un portal, un correo electrónico ni instrucciones para concertar una cita, así que no especifica un canal de presentación propio. Sí identifica a la parte a la que se dirige el acuerdo: la Oficina del Programa de VHA o, según el nivel organizativo del titular de los datos, el funcionario de la instalación o red de VHA. Esa oficina recibe la notificación por escrito de la destrucción de los datos, la descripción del protocolo del estudio, la aprobación o excepción de la IRB para investigaciones ajenas al VA, los productos finales para su revisión y el informe anual. Pregunte a la oficina de VHA que proporciona los datos cómo desea recibir el acuerdo firmado. Si adjunta una página firmada y fechada para las excepciones o los puntos no aplicables, envíela junto con el formulario. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza por los canales que indique la oficina de VHA que proporciona los datos.
Errores comunes que debes evitar
- Dejar sin iniciales cualquiera de los puntos de a a m; el formulario indica que se pongan las iniciales en todos los puntos para mostrar aceptación.
- Firmar sin poner la fecha o dejar en blanco la línea de firma del solicitante principal de datos.
- Tachar o ignorar un punto en lugar de adjuntar una página firmada y fechada que indique la excepción o que el punto no es aplicable.
- Usar los datos para investigaciones financiadas por fuentes ajenas al VA sin la aprobación por escrito de la Oficina del Programa de VHA (punto l).
- Omitir la copia de la aprobación o excepción de la IRB cuando se trate de una investigación ajena al VA (punto j).
- Identificar redes, hospitales, servicios hospitalarios o clínicas, directamente o mediante la vinculación con datos externos, cuando el DUA no lo permita (punto i).
- Conservar los datos después de la fecha de retención aprobada o destruirlos sin notificarlo por escrito a la Oficina del Programa de VHA (punto f).
- No presentar el primer informe anual, que debe entregarse un año después de la fecha en que se proporcionaron los datos por primera vez (punto m).
Preguntas frecuentes
¿Qué es el Formulario 10-0403a, el Acuerdo de uso de datos?
El Formulario 10-0403a es el Acuerdo de uso de datos de VHA. El solicitante principal de datos pone sus iniciales en las condiciones de a a m, que abarcan el propósito, las salvaguardias, la retención, la destrucción, la revisión de productos finales y la presentación de informes anuales; luego firma y fecha el formulario. Lo emite la Administración de Salud de Veteranos.
¿Quién firma el Acuerdo de uso de datos de VHA?
El solicitante principal de datos firma y fecha el formulario después de poner sus iniciales en todos los puntos. El formulario no incluye ninguna otra línea de firma. Las personas que tendrán acceso a los datos se nombran en el punto 7 del acuerdo, en lugar de firmar este formulario.
¿Tengo que poner mis iniciales en todos los puntos del acuerdo de uso de datos?
Sí. El formulario indica que debe poner sus iniciales en todos los puntos para mostrar su aceptación. Si un punto no es aplicable o necesita una excepción, adjunte una página que lo indique, firmada y fechada, en lugar de dejar el punto sin marcar.
¿Se requiere una aprobación de la IRB junto con este acuerdo de uso de datos?
Para investigaciones ajenas al VA, el punto j requiere que proporcione a la Oficina del Programa de VHA una copia de la aprobación o excepción de la IRB del proyecto. El formulario limita este requisito a las investigaciones ajenas al VA.
¿Qué informes requiere el acuerdo de uso de datos de VHA?
El punto m requiere un informe anual para la Oficina del Programa de VHA sobre todo el uso de los datos durante el año anterior y los usos previstos para el año siguiente. El primero debe presentarse un año después de la fecha en que se proporcionaron los datos por primera vez.
¿Qué ocurre con los datos cuando termina el período de retención?
Debe destruir los datos después de la fecha de retención aprobada y notificar por escrito la destrucción a la Oficina del Programa de VHA (punto f). La fecha de retención es la especificada en el DUA.
¿Adónde envío el Formulario 10-0403a de VA?
El formulario no incluye una dirección ni un portal. Está dirigido a la Oficina del Programa de VHA o, cuando el titular de los datos se encuentre en ese nivel, al funcionario de la instalación o red de VHA. Pregunte a la oficina de VHA que proporciona los datos cómo entregar el formulario firmado.
¿Puedo rellenar en línea el Acuerdo de uso de datos en FillingPDF?
Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente y no presenta el acuerdo ante el VA; la entrega debe seguir las instrucciones de la oficina de VHA que proporciona los datos.
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