La Carátula de autorización de contratos (Contract Clearance Coversheet) es un formulario del Distrito de Columbia publicado por la Oficina de Impuestos e Ingresos (OTR), que forma parte de la Oficina del Director Financiero. Recopila los datos del destinatario, la información de contacto del especialista en contratos y de la agencia, el contacto comercial principal y el número, la fecha de vencimiento y el importe del contrato o de la orden de compra. Las personas que identifica son los especialistas en contratos y los proveedores o contribuyentes con quienes trabajan. En esta página puede rellenar el formulario en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; el original está publicado por OTR.
Última actualización
¿Qué es el Carátula de autorización de contratos (Contract Clearance Coversheet) – Washington, DC?
La Contract Clearance Coversheet (carátula de autorización de contratos) es un formulario del Distrito de Columbia de la Oficina de Impuestos e Ingresos (OTR) que registra los datos de contacto del destinatario, del especialista en contratos y de la empresa, además del número, la fecha de vencimiento y el importe de un contrato.
El encabezado dice Gobierno del Distrito de Columbia, Oficina del Director Financiero y Oficina de Impuestos e Ingresos. El cuerpo consta de líneas con rótulos, organizadas en cuatro grupos:
- Una línea Date (fecha) y un bloque TO (para) con el número de teléfono, el número de fax y la dirección de correo electrónico de la persona que recibe la hoja.
- Immediate Contact Information (información de contacto inmediato): especialista en contratos, agencia, número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico.
- Primary Business Contact Information (información de contacto comercial principal): agente autorizado, nombre de la empresa, FEIN/SSN, número de teléfono, número de fax y dirección de correo electrónico.
- Provide the Following Information (proporcione la siguiente información): una tabla pequeña con el número de contrato/orden de compra/solicitud, la fecha de vencimiento y el importe del contrato.
Una nota impresa pide a la persona que complete la hoja que recuerde al proveedor/contribuyente que prepare cada documento en su totalidad. El formulario no contiene líneas para calcular impuestos; solo recopila datos de contacto e información del contrato. No incluye un número de formulario ni una fecha de revisión, y la página de OTR no ofrece más instrucciones.
¿Quién tiene que presentar el Carátula de autorización de contratos (Contract Clearance Coversheet) – Washington, DC?
El formulario está diseñado para especialistas en contratos de las agencias del Distrito y para las empresas con las que trabajan. El bloque Immediate Contact Information solicita el nombre de un especialista en contratos y de una agencia, por lo que quien prepara la hoja es la persona que gestiona el contrato. El bloque Primary Business Contact Information solicita un agente autorizado, el nombre de una empresa y un FEIN/SSN, por lo que ese agente representa al proveedor o contribuyente.
La nota impresa pide a la persona que complete la hoja que recuerde al proveedor/contribuyente que prepare cada documento en su totalidad, lo que indica que el proveedor o contribuyente prepara otros documentos que acompañan a la carátula. El formulario no indica quién debe presentarlo ni en qué situaciones, y no menciona exclusiones. Pregunte a la agencia contratante o a OTR si su contrato lo requiere.
Cuándo presentar el Carátula de autorización de contratos (Contract Clearance Coversheet) – Washington, DC
El formulario no indica una fecha límite ni un período para presentarlo. Anote la fecha en la línea Date de la parte superior cuando lo complete y tenga listos antes de empezar los datos solicitados: el número de contrato/orden de compra/solicitud, la fecha de vencimiento del contrato y su importe. Para conocer cualquier regla de plazos aplicable al contrato, pregunte a la agencia contratante o a la Oficina de Impuestos e Ingresos.
Cómo rellenar el Carátula de autorización de contratos (Contract Clearance Coversheet) – Washington, DC
Anote la fecha
Escriba la fecha en que completa la carátula en la línea Date de la parte superior del formulario.
Complete el bloque TO
Anote el nombre de la persona que recibe la hoja y, a continuación, complete las líneas PHONE NO, FAX NO y E-MAIL ADDRESS de esa persona.
Identifique al especialista en contratos
En IMMEDIATE CONTACT INFORMATION, anote el nombre del CONTRACT SPECIALIST y de la AGENCY.
Añada los datos de contacto del especialista
En el mismo bloque IMMEDIATE CONTACT INFORMATION, complete TELEPHONE NUMBER, FAX NUMBER y E-MAIL ADDRESS del especialista en contratos.
Indique el agente autorizado
En PRIMARY BUSINESS CONTACT INFORMATION, anote el AUTHORIZED AGENT, el BUSINESS NAME y el FEIN/SSN.
Añada los datos de contacto de la empresa
Complete TELEPHONE NUMBER, FAX NUMBER y E-MAIL ADDRESS de la empresa en el mismo bloque.
Proporcione la información del contrato
En PROVIDE THE FOLLOWING INFORMATION, anote en las columnas correspondientes el número de contrato/orden de compra/solicitud, la fecha de vencimiento y el importe del contrato.
Recuerde al proveedor o contribuyente
El formulario le pide que recuerde al proveedor/contribuyente que prepare cada documento en su totalidad; hágalo antes de enviar el paquete.
Revise y descargue el PDF completado
Revise cada bloque y columna. Después, descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y entréguelo según las indicaciones del destinatario o de OTR descritas en Cómo presentar.
Cómo presentar el Carátula de autorización de contratos (Contract Clearance Coversheet) – Washington, DC
El formulario no indica un canal de presentación. El único dato de entrega impreso aparece en el pie de página: Office of Tax and Revenue, PO Box 37559, Washington, DC 20013.
El bloque TO incluye líneas para el número de teléfono, el número de fax y la dirección de correo electrónico de la persona a quien se dirige la hoja. Los bloques de contacto repiten esas líneas para el especialista en contratos y la empresa. El formulario no indica cuál de estos medios se utiliza para enviarlo, así que confirme con el destinatario nombrado en la línea TO o con OTR cómo debe entregarse la hoja completada.
FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación debe realizarse mediante los canales que indique la agencia.
Errores comunes que debes evitar
- Dejar sin completar la línea Date en la parte superior de la carátula.
- Anotar los datos del especialista en contratos en el bloque Primary Business Contact o los datos de la empresa en el bloque Immediate Contact; cada bloque tiene sus propias líneas de teléfono, fax y correo electrónico.
- Escribir la fecha de vencimiento o el importe en la columna Contract/PO/Req. No.; la tabla tiene columnas separadas para cada dato.
- No recordar al proveedor/contribuyente que prepare cada documento en su totalidad, como solicita el formulario.
- Considerar que la dirección PO Box 37559 del pie de página es una instrucción confirmada para enviar la hoja por correo; el formulario no indica cómo debe entregarse.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la Contract Clearance Coversheet?
Es un formulario del Distrito de Columbia de la Oficina de Impuestos e Ingresos (OTR) que registra los datos de contacto del destinatario, del especialista en contratos y de la agencia, del contacto comercial principal, y el número, la fecha de vencimiento y el importe del contrato.
¿La Contract Clearance Coversheet es un formulario del impuesto sobre la propiedad de DC?
No. El formulario no contiene líneas sobre bienes inmuebles ni para calcular impuestos. Solo recopila datos de contacto e información contractual, y lo publica OTR. Para encontrar formularios del impuesto sobre la propiedad de DC, busque el formulario específico en el sitio web de OTR.
¿Quién completa la Contract Clearance Coversheet?
El formulario tiene un bloque para el especialista en contratos y la agencia, y otro para una empresa con un agente autorizado, por lo que normalmente lo prepara un especialista en contratos con los datos del proveedor o contribuyente. El formulario no indica quién debe presentarlo; pregunte a la agencia contratante o a OTR.
¿Qué se debe anotar en la línea FEIN/SSN?
La línea FEIN/SSN está en el bloque Primary Business Contact Information, junto al agente autorizado y al nombre de la empresa. Anote el número de identificación de esa empresa o contribuyente, de modo que corresponda al nombre de la empresa que escribió.
¿Adónde debo enviar la carátula completada?
El formulario no indica ningún canal. En el pie de página aparece la dirección Office of Tax and Revenue, PO Box 37559, Washington, DC 20013. Confirme con el destinatario de la línea TO o con OTR cómo debe entregarla.
¿Hay una fecha límite para presentar la Contract Clearance Coversheet?
El formulario no indica una fecha límite. Incluye una línea Date para anotar cuándo lo completa y solicita la fecha de vencimiento del contrato. Para conocer los plazos relacionados con el contrato, pregunte a la agencia contratante o a OTR.
¿Puedo rellenar la Contract Clearance Coversheet en línea?
Sí. Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente y no presenta ni envía la carátula a OTR; debe entregarla mediante las instrucciones de la agencia.
¿Listo para rellenar el Carátula de autorización de contratos (Contract Clearance Coversheet) – Washington, DC?
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