ROD 25, Solicitud de reembolso (Claim for Refund), es el formulario que utiliza la Oficina de Impuestos e Ingresos (OTR) del Distrito de Columbia, por medio de su Registro de Escrituras, para considerar una solicitud de reembolso del impuesto de registro o del impuesto de transferencia pagado por un documento registrado. El reclamante declara bajo juramento su reclamación ante un notario y explica el motivo del reembolso. En esta página puede rellenar el formulario en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; OTR publica el formulario y su memorando de presentación en otr.cfo.dc.gov.
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¿Qué es el ROD 25?
ROD 25 - Solicitud de reembolso (Claim for Refund) es el formulario del Distrito de Columbia que utiliza una persona que pagó el impuesto de registro o el impuesto de transferencia para solicitar al Registro de Escrituras, parte de la Oficina de Impuestos e Ingresos (OTR) bajo la Oficina del Director Financiero, que se lo reembolse.
El formulario tiene dos partes. El primer bloque identifica la reclamación: la fecha (mm/dd/yyyy), la descripción de la propiedad (cuadrado, sufijo(s) y lote(s)), el número del instrumento y la fecha de registro, el nombre, la dirección, el número de teléfono diurno y el correo electrónico del contribuyente, y el monto pagado como impuesto de registro y como impuesto de transferencia. Debajo, el área Explanation of Claim (Explicación de la reclamación) solicita el motivo o los motivos e indica que puede adjuntar pruebas y agregar páginas si necesita más espacio.
La segunda parte es una declaración jurada. El reclamante declara que es la persona que pagó el impuesto reclamado y que tiene derecho legal al reembolso, y afirma bajo pena de ley que las declaraciones son verdaderas. El reclamante firma y un notario público completa el bloque "Subscribed and sworn to before me" con el sello y la fecha de vencimiento de su comisión (mm/dd/yyyy).
Un memorando de presentación del Registro de Escrituras, dirigido a "Refund Claimant" (reclamante del reembolso), enumera la documentación necesaria para que se considere una reclamación. El formulario sirve únicamente para solicitar un reembolso; no se utiliza para pagar ni registrar un documento.
¿Quién tiene que presentar el ROD 25?
La persona o entidad que pagó el impuesto de registro o el impuesto de transferencia al Tesorero de D.C. y cree que tiene derecho a un reembolso utiliza ROD 25. El memorando del Registro de Escrituras que acompaña el formulario establece una condición estricta: el reclamante y quien emitió el cheque deben ser la misma persona o entidad.
Los reclamantes deben tener en cuenta estas condiciones del formulario y del memorando:
- El reclamante declara bajo juramento que es la persona que pagó el impuesto reclamado y que tiene derecho legal al reembolso.
- El formulario de reclamación debe firmarse y certificarse ante notario, e incluir una explicación clara de la reclamación.
- Cuando firma más de un reclamante, el formulario contempla la "Signature of Claimant(s)" (firma del/de los reclamante(s)).
- El pago debe poder comprobarse: mediante un cheque cancelado a nombre de D.C. Treasurer o, si se pagó mediante débito o crédito por cámara de compensación automatizada (ACH), mediante un estado de cuenta.
Quien no pagó el impuesto, o cuyo nombre no coincide con el de quien emitió el cheque, no cumple el primer requisito del memorando. El memorando no describe la firma de agentes o representantes en nombre de un reclamante.
Cuándo presentar el ROD 25
Presente ROD 25 después de haber pagado el impuesto de registro o el impuesto de transferencia y tener motivos para reclamar su reembolso. El formulario y su memorando de presentación no indican una fecha límite para presentar; por lo tanto, la reclamación se envía con los documentos justificativos cuando la presente.
Antes de presentarla, reúna todo lo que exige el memorando: el formulario de reclamación certificado ante notario, el cheque cancelado (anverso y reverso) o el estado de cuenta ACH, y una copia del documento registrado que muestre su número de documento y la fecha de registro. El memorando indica que el Registro de Escrituras necesita estos documentos para considerar la reclamación. Para preguntas sobre el plazo o el estado, el memorando proporciona los números de teléfono del Registro de Escrituras: (202) 727-4TAX (4829) o 727-5374, y el sitio web https://mytax.dc.gov.
Documentos que necesitas
- Formulario ROD 25 de solicitud de reembolso firmado y certificado ante notario, con una explicación clara de la reclamación; el memorando lo exige para que se considere la reclamación.
- Fotocopia del anverso y reverso del cheque cancelado a nombre de D.C. Treasurer; el reclamante y quien emitió el cheque deben ser la misma persona o entidad.
- Estado de cuenta que muestre el pago, solo si el pago se hizo mediante débito o crédito por cámara de compensación automatizada (ACH).
- Copia del documento que muestre el número de documento y la fecha de registro.
- Cualquier otra prueba que respalde su reclamación; el formulario también permite adjuntar pruebas y páginas adicionales a la Explicación de la reclamación.
Cómo rellenar el ROD 25
Indique la fecha de la reclamación
En la parte superior, escriba la fecha de hoy en la casilla Date (Fecha), con el formato mm/dd/yyyy.
Describa la propiedad
En Property Description (Descripción de la propiedad), indique el Square (sf) (cuadrado), Suffix(es) (sufijo(s)) y Lot(s) (lote(s)) de la propiedad relacionada con el documento registrado.
Indique el número y la fecha del instrumento
Escriba el Instrument No. (número del instrumento) y la Date Recorded (fecha de registro), tal como aparecen en el documento registrado del que adjuntará una copia.
Indique los datos del contribuyente
Complete Taxpayer's Name (nombre del contribuyente), Address (dirección), Telephone Number (Day) (número de teléfono diurno) y Email (correo electrónico). El nombre debe coincidir con el de la persona o entidad que emitió el cheque.
Indique los montos pagados
En Amount Paid (monto pagado), indique las cifras correspondientes al impuesto de registro y al impuesto de transferencia que pagó y reclama, de acuerdo con su cheque cancelado o estado de cuenta ACH.
Explique la reclamación
En Explanation of Claim (explicación de la reclamación), indique claramente el motivo o los motivos. Adjunte documentos si necesita más espacio o desea incluir pruebas justificativas.
Firme la declaración jurada
Escriba el nombre del reclamante en la declaración jurada y firme en Signature of Claimant(s) (firma del/de los reclamante(s)). La declaración confirma que pagó el impuesto reclamado y que tiene derecho legal al reembolso.
Certifique el formulario ante notario
El notario público completa el día, el mes y el año de la línea "Subscribed and sworn to before me", firma, agrega el sello notarial e indica la fecha de vencimiento de la comisión en el formato mm/dd/yyyy.
Reúna los documentos justificativos
Adjunte el anverso y reverso del cheque cancelado a nombre de D.C. Treasurer o el estado de cuenta ACH, una copia del documento con su número de documento y fecha de registro, y cualquier otra prueba justificativa.
Revise y descargue el PDF completado
Verifique cada dato con sus registros y, luego, descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y prepare el paquete descrito en Cómo presentar.
Cómo presentar el ROD 25
Puede presentar la solicitud de reembolso y los documentos justificativos en persona, por correo o por correo electrónico, según el memorando del Registro de Escrituras.
- En persona o por correo: Recorder of Deeds, 1101 4th Street, SW, Suite 500W, Washington, DC 20024.
- Por correo electrónico: envíela a [email protected] (especialista en control de calidad) y [email protected] (registrador adjunto de escrituras), ya que el memorando indica ambas direcciones.
Independientemente del medio que utilice, envíe el paquete completo: el Formulario ROD 25 firmado y certificado ante notario, una fotocopia del anverso y reverso del cheque cancelado a nombre de D.C. Treasurer (o el estado de cuenta ACH), una copia del documento que muestre su número de documento y fecha de registro, y cualquier otra prueba que respalde su reclamación.
El memorando indica los números de teléfono de la oficina: (202) 727-4TAX (4829) o 727-5374, y el sitio web https://mytax.dc.gov. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza por los medios indicados anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Presentar una reclamación cuando el reclamante no es quien emitió el cheque; el memorando exige que el reclamante y quien emitió el cheque sean la misma persona o entidad.
- Presentar ROD 25 sin certificación notarial; el memorando exige un formulario de reclamación firmado y certificado ante notario.
- Dejar la Explicación de la reclamación vaga o en blanco; el memorando solicita una explicación clara de la reclamación.
- Adjuntar solo el anverso del cheque cancelado; el memorando solicita una fotocopia del anverso y reverso, con el cheque a nombre de D.C. Treasurer.
- Omitir el estado de cuenta cuando el pago se hizo mediante débito o crédito ACH.
- No incluir la copia del documento registrado que muestre su número de documento y la fecha de registro.
- Escribir las fechas en un formato diferente; los campos de fecha del formulario y de vencimiento de la comisión notarial usan mm/dd/yyyy.
- Omitir el número del instrumento, la fecha de registro o el cuadrado, sufijo y lote en la descripción de la propiedad.
Preguntas frecuentes
¿Qué es ROD 25, Solicitud de reembolso?
ROD 25 es el formulario del Registro de Escrituras de la Oficina de Impuestos e Ingresos (OTR) para reclamar el reembolso del impuesto de registro o del impuesto de transferencia pagado en el Distrito de Columbia. Incluye una descripción de la propiedad, el número del instrumento, los montos pagados, una explicación de la reclamación y una declaración jurada certificada ante notario.
¿Quién puede presentar una solicitud de reembolso ante el Registro de Escrituras de DC?
La persona o entidad que pagó el impuesto. El memorando del Registro de Escrituras exige que el reclamante y quien emitió el cheque sean la misma persona o entidad, y la declaración jurada del formulario indica que el reclamante es quien pagó el impuesto y tiene derecho legal al reembolso.
¿Es necesario certificar ROD 25 ante notario?
Sí. El memorando del Registro de Escrituras indica que el reclamante debe presentar un formulario de solicitud de reembolso firmado y certificado ante notario, con una explicación clara de la reclamación. El formulario incluye un bloque para la firma y el sello del notario, y la fecha de vencimiento de su comisión.
¿Qué documentos debo enviar con ROD 25?
Una fotocopia del anverso y reverso del cheque cancelado a nombre de D.C. Treasurer (o un estado de cuenta ACH si pagó por ACH), una copia del documento que muestre su número de documento y fecha de registro, y cualquier otra prueba que respalde su reclamación.
¿A dónde envío la solicitud de reembolso de DC?
En persona o por correo a Recorder of Deeds, 1101 4th Street, SW, Suite 500W, Washington, DC 20024. El memorando también permite enviarla por correo electrónico a [email protected] y [email protected]. Teléfono: (202) 727-4TAX (4829) o 727-5374.
¿Puedo rellenar ROD 25 en línea?
Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente: no certifica ante notario, presenta ni envía su reclamación, por lo que usted debe presentarla ante el Registro de Escrituras por los medios indicados en el memorando.
¿Qué pasa si pagué por ACH en lugar de con cheque?
Proporcione el estado de cuenta que muestre el pago mediante débito o crédito ACH en lugar del cheque cancelado. El memorando sigue exigiendo un formulario de reclamación firmado y certificado ante notario, así como una copia del documento con su número de documento y fecha de registro.
¿ROD 25 es lo mismo que un formulario de reembolso del impuesto sobre la propiedad de DC?
ROD 25 corresponde al impuesto de registro y al impuesto de transferencia pagados por medio del Registro de Escrituras, como muestran sus líneas de Amount Paid (monto pagado). El formulario no menciona las facturas del impuesto sobre bienes inmuebles, por lo que debe consultar con OTR si tiene otras preguntas sobre reembolsos.
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