El Formulario 300 de OSHA es el Registro de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo (Log of Work-Related Injuries and Illnesses), que la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA) del Departamento de Trabajo de Estados Unidos proporciona para que los empleadores clasifiquen y registren cada lesión o enfermedad relacionada con el trabajo en un establecimiento. Los empleadores que no estén exentos por el tamaño de su plantilla o por el sector deben mantener un Registro por establecimiento y añadir una entrada cada vez que ocurra un caso que deba registrarse; los totales del año se transfieren al Resumen del Formulario 300A. En esta página puede rellenar el Registro en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado. OSHA publica el original en su paquete de formularios de mantenimiento de registros.
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¿Qué es el 300?
El Log of Work-Related Injuries and Illnesses (Registro de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo; Formulario 300 de OSHA) es el formulario de mantenimiento de registros de OSHA en el que un empleador clasifica cada lesión o enfermedad relacionada con el trabajo que debe registrarse y anota su alcance y gravedad, con detalles de qué ocurrió y cómo.
La Ley de Seguridad y Salud Ocupacional (OSH) de 1970 exige a ciertos empleadores preparar y mantener estos registros. El reglamento de OSHA sobre mantenimiento de registros es 29 CFR Parte 1904. El Registro se publica junto con tres formularios relacionados en el paquete de mantenimiento de registros de OSHA: el Form 300A (Resumen de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo), la hoja de trabajo opcional para el Resumen y el Form 301 (Informe de incidente de lesión y enfermedad).
El Registro es distinto del Resumen. El Registro contiene una entrada por caso, con el empleado, la fecha, el lugar donde ocurrió, qué pasó y qué tan grave fue. El Resumen muestra los totales del año para cada categoría. Solo se publica el Resumen, nunca el Registro.
OSHA indica que incluir un caso en el Registro no significa que el empleador o el trabajador haya tenido la culpa ni que se haya infringido una norma de OSHA, y que los casos registrados no necesariamente cumplen los requisitos para recibir beneficios de compensación para trabajadores u otros seguros. El formulario contiene información de salud de los empleados y debe manejarse de manera que se proteja su confidencialidad en la mayor medida posible. Los empleados tienen derecho a revisar el Registro (29 CFR 1904.35).
¿Quién tiene que presentar el 300?
Muchos empleadores, pero no todos, deben llevar el Registro. Cada empleador con un establecimiento cubierto mantiene un Registro separado para cada ubicación física que se prevea que estará en funcionamiento durante un año o más.
Exenciones, según se explican en el paquete de OSHA:
- Los empleadores con 10 empleados o menos durante todo el año calendario anterior no necesitan completar los formularios.
- Los establecimientos clasificados en ciertos sectores también están exentos; OSHA los enumera en https://www.osha.gov/recordkeeping.
- Los empleadores en estados con un Plan Estatal deben consultar con su Plan Estatal para saber si se aplican estas exenciones.
Un establecimiento que normalmente está exento debe completar los formularios si la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) o OSHA le informa por escrito que debe hacerlo.
La exención del Registro no elimina la obligación de informar a OSHA sobre cualquier incidente en el lugar de trabajo que cause una muerte, hospitalización con ingreso, amputación o pérdida de un ojo. Todos los empleadores tienen esa obligación, incluidos los parcialmente exentos.
Los empleados, exempleados y sus representantes pueden revisar el Registro completo.
Cuándo presentar el 300
Registre un caso en el Registro después de decidir que debe registrarse, decisión que debe tomar dentro de los 7 días calendario posteriores a recibir información sobre el caso. Por lo tanto, el Registro se mantiene de forma continua, con entradas que se añaden a medida que ocurren los incidentes, y debe completar un Formulario 301 o un formulario equivalente para cada caso que registre.
Al final del año, cuente las entradas de cada categoría, transfiera los totales al Resumen del Formulario 300A y publique el Resumen, no el Registro, antes del 1 de febrero del año siguiente. Manténgalo publicado hasta el 30 de abril de ese año.
Conserve el Registro y el Resumen durante 5 años después del año al que corresponden. Si el resultado de un caso empeora después de registrarlo, revise la entrada para indicar el resultado más grave.
Documentos que necesitas
- Formulario 301 de OSHA, Informe de incidente de lesión y enfermedad, o un formulario equivalente, completado para cada lesión o enfermedad registrada en el Registro.
- Una lista separada y confidencial de los números de caso y los nombres de los empleados correspondientes a los casos que requieren protección de la privacidad del establecimiento, conservada para poder actualizar esos casos y proporcionar información al gobierno si la solicita.
Cómo rellenar el 300
Guarde el PDF y prepare el Registro
Descargue el PDF de OSHA en su computadora antes de introducir datos, tal como aconseja OSHA. En la parte superior, indique el año (20__), el nombre del establecimiento, la ciudad y el estado.
Indique el número del caso y el empleado
La columna (A) corresponde al número del caso y la columna (B), al nombre del empleado. Para un caso que requiere protección de la privacidad, escriba "privacy case" en lugar del nombre y conserve una lista confidencial separada de los números de caso y los nombres.
Añada el puesto y la fecha
La columna (C) corresponde al puesto del empleado (por ejemplo, Welder [soldador]). La columna (D) corresponde a la fecha de la lesión o del inicio de la enfermedad; indique el mes y el día, por ejemplo, 2/10.
Indique dónde ocurrió el incidente
En la columna (E), indique el lugar, por ejemplo, el extremo norte del muelle de carga. Sea lo más específico posible; puede usar dos líneas para un caso si necesita más espacio.
Describa la lesión o enfermedad
En la columna (F), describa la lesión o enfermedad, las partes del cuerpo afectadas y el objeto o la sustancia que causó directamente la lesión o enfermedad. Por ejemplo: quemaduras de segundo grado en el antebrazo derecho causadas por un soplete de acetileno.
Clasifique el caso en una sola columna
Seleccione solo una de las columnas (G) Death (muerte), (H) Days away from work (días de ausencia del trabajo), (I) Job transfer or restriction (cambio de puesto o restricción) o (J) Other recordable cases (otros casos que deben registrarse). Elija el resultado más grave: G es el más grave y J, el menos grave.
Indique el número de días
La columna (K) corresponde a los días de ausencia del trabajo y la columna (L), a los días con cambio de puesto o restricción. Empiece a contar el día después del incidente; puede dejar de contar cuando el total llegue a 180 días.
Marque el tipo de lesión o enfermedad
En la columna (M), seleccione una opción: (1) Injury (lesión), (2) Skin disorder (trastorno de la piel), (3) Respiratory condition (afección respiratoria), (4) Poisoning (intoxicación), (5) Hearing loss (pérdida auditiva) o (6) All other illnesses (todas las demás enfermedades).
Añada páginas y revise los totales
Use Add a Form Page (añadir una página del formulario) si necesita más filas. La fila de totales de la página suma automáticamente cada columna; el botón Reset (restablecer) borra la entrada de un caso.
Revise, guarde y descargue el PDF
Compruebe que cada caso tenga un Formulario 301 o un formulario equivalente y que los totales sean correctos antes de transferirlos al Resumen del Formulario 300A. Luego descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF; OSHA señala que los formularios no están diseñados para papel de 8.5 x 11, así que use Shrink to Fit (ajustar a página) si es necesario.
Cómo presentar el 300
OSHA no recibe el Registro por correo postal ni por correo electrónico. El Registro se conserva en el establecimiento, y los establecimientos cubiertos envían sus datos electrónicamente.
- Injury Tracking Application (ITA): los establecimientos cubiertos presentan sus datos anuales de los Formularios 300A, 300 y 301 a través de la ITA. La página de OSHA indica que no acepta formularios impresos completados por correo postal ni formularios electrónicos por correo electrónico. Para saber si su establecimiento debe presentar datos, visite https://www.osha.gov/injuryreporting/index.html.
- Conservar en el establecimiento: conserve el Registro durante 5 años después del año que abarca. No lo publique; publique solo el Resumen del Formulario 300A. Los empleados pueden revisar el Registro.
- No envíe los formularios completados a la Oficina de Análisis Estadístico de OSHA en Washington, DC; el propio formulario lo indica.
Por separado, se debe informar a OSHA sobre una muerte, hospitalización con ingreso, amputación o pérdida de un ojo llamando al 1-800-321-OSHA (6742), llamando a la oficina de área más cercana durante el horario laboral normal o en línea en https://www.osha.gov/pls/ser/serform.html.
FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación debe hacerse por los canales indicados anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Escribir el nombre de un empleado en el Registro para un caso que requiere protección de la privacidad, en lugar de escribir "privacy case" (caso privado) en el espacio del nombre.
- Marcar más de una de las columnas G, H, I y J para un caso; el formulario indica que debe seleccionar solo una, según el resultado más grave.
- Contar el día de la lesión o enfermedad dentro de los días de ausencia o de restricción; el conteo comienza el día después del incidente.
- Publicar el Registro en lugar del Resumen del Formulario 300A; solo se publica el Resumen, entre el 1 de febrero y el 30 de abril.
- Llevar un solo Registro para varias ubicaciones; cada ubicación física que se prevea que estará en funcionamiento durante un año o más necesita su propio Registro y Resumen.
- Olvidar actualizar una entrada cuando el resultado se vuelve más grave que el registrado inicialmente; registre el resultado más grave.
- Transferir los totales al Resumen sin sumar las entradas de todas las páginas del Registro.
- Imprimir el PDF desde un navegador web o editarlo en un visor de complementos del navegador; OSHA indica que debe guardar el archivo y abrirlo en Acrobat.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se utiliza el Formulario 300 de OSHA?
El Registro de lesiones y enfermedades relacionadas con el trabajo del Formulario 300 de OSHA es donde el empleador registra cada lesión o enfermedad relacionada con el trabajo que debe registrarse y clasifica su gravedad. Los totales anuales se incluyen en el Resumen del Formulario 300A, que es el documento que se publica para los empleados.
¿Mi empresa tiene que llevar un Registro 300 de OSHA?
No siempre. Los empleadores con 10 empleados o menos durante todo el año calendario anterior están exentos, al igual que los establecimientos de ciertos sectores, a menos que la BLS o OSHA les informe por escrito que deben llevar los formularios. Los estados con un Plan Estatal deben consultar con su Plan Estatal acerca de estas exenciones.
¿Debo publicar el Registro 300 de OSHA?
No. Debe publicar solo el Resumen del Formulario 300A, no el Registro, antes del 1 de febrero del año siguiente al que abarca, y mantenerlo publicado hasta el 30 de abril. El Registro se conserva en el establecimiento y los empleados tienen derecho a revisarlo.
¿Durante cuánto tiempo debo conservar el Registro 300 de OSHA?
Conserve el Registro y el Resumen durante 5 años después del año al que corresponden. Los informes de incidentes del Formulario 301 también se conservan durante los mismos 5 años.
¿Puedo rellenar el Registro 300 de OSHA en línea?
Sí. Puede rellenar el PDF del Formulario 300 de OSHA en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es independiente de OSHA y no presenta nada; los datos que OSHA recopila se envían a través de su Injury Tracking Application.
¿Debo enviar el Formulario 300 de OSHA a OSHA?
No por correo postal ni por correo electrónico. OSHA no acepta formularios impresos completados por correo postal ni formularios electrónicos por correo electrónico. Los establecimientos obligados a informar presentan sus datos anuales de los Formularios 300A, 300 y 301 a través de la Injury Tracking Application de OSHA.
¿Qué escribo en el nombre del empleado para un caso privado?
Escriba "privacy case" en el espacio del nombre en lugar del nombre del empleado. Entre los casos incluidos están las lesiones en partes íntimas del cuerpo, la agresión sexual, las enfermedades mentales y los casos de VIH, hepatitis o tuberculosis. Conserve una lista confidencial separada de los números de caso y los nombres.
¿Cuál es la diferencia entre los Formularios 300, 300A y 301 de OSHA?
El Formulario 300 es el Registro, con una línea por caso. El Formulario 300A es el Resumen anual de los totales que se publica. El Formulario 301 es el Informe de incidente de lesión y enfermedad, con detalles de cada caso; puede usar un formulario equivalente en su lugar.
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