El Formulario 941-X (sp), Declaración trimestral ajustada de impuestos federales del empleador o reclamación de reembolso (versión en español) (Adjusted Employer's QUARTERLY Federal Tax Return or Claim for Refund), es la versión en español del formulario del Servicio de Impuestos Internos (IRS) para corregir un Formulario 941 que ya presentó, un formulario que muchos empleadores buscan como 941x. Debe presentar uno por cada trimestre que corrija, ya sea para pagar impuestos adicionales o para recuperar un pago en exceso como crédito o reembolso. En esta página puede rellenar el formulario en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; el IRS publica el PDF original y las instrucciones en español en irs.gov.
Última actualización
¿Qué es el 941-X (sp)?
El Formulario 941-X (sp), Declaración trimestral ajustada de impuestos federales del empleador o reclamación de reembolso (versión en español) (Adjusted Employer's QUARTERLY Federal Tax Return or Claim for Refund), es el formulario del Servicio de Impuestos Internos (IRS) en español que usan los empleadores para corregir errores en un Formulario 941 presentado anteriormente, mediante el proceso de ajuste o el proceso de reclamación.
El formulario está impreso en español, lleva el número OMB 1545-0029 y tiene cinco páginas para completar, además de una sexta página que explica qué proceso usar. La Parte 1 le pide que elija un solo proceso. La Parte 2 contiene las certificaciones. La Parte 3 compara, línea por línea, lo que declaró con lo que es correcto. La Parte 4 le pide que explique cada corrección, y la Parte 5 es el bloque de firma.
Los dos procesos funcionan de manera diferente:
- Proceso de ajuste (línea 1): paga los impuestos que adeuda con el formulario, y cualquier cantidad declarada en exceso se convierte en un crédito en su Formulario 941 correspondiente al período en el que presente el Formulario 941-X (sp).
- Proceso de reclamación (línea 2): solicita un reembolso o una reducción de los impuestos que declaró en exceso.
El formulario también corrige el Formulario 941-SS. Ese formulario se dejó de usar después de 2023, pero el Formulario 941-X todavía se usa para corregir un Formulario 941-SS presentado para el cuarto trimestre de 2023 o antes, si el plazo de prescripción sigue vigente.
El Formulario 941-X (sp) no se usa para corregir los Formularios CT-1, 943, 944 o 945; cada uno tiene su propia versión «X». Tampoco es el formulario para reclamar reembolsos de intereses o multas: las instrucciones del IRS remiten al Formulario 843, Reclamación de reembolso y solicitud de reducción, para eso.
¿Quién tiene que presentar el 941-X (sp)?
Los empleadores que ya presentaron un Formulario 941 (o un Formulario 941-SS para el cuarto trimestre de 2023 o antes) y encuentran un error en él usan el Formulario 941-X (sp). Los errores que abarca incluyen salarios, propinas y otra remuneración; el impuesto federal sobre los ingresos retenido; salarios y propinas sujetos a la retención del Seguro Social, Medicare y el Impuesto Adicional de Medicare; el crédito de impuestos sobre la nómina para pequeñas empresas calificadas por aumentar las actividades de investigación; y ciertos créditos relacionados con el COVID-19 declarados en el Formulario 941.
Los declarantes de Formularios 941 agregados también lo usan y deben marcar una casilla en la sección para declarantes agregados: agente de la sección 3504, organización profesional de empleadores certificada (CPEO) u otro tercero. Los agentes de la sección 3504 y las CPEO adjuntan el Anexo R (Formulario 941) a un Formulario 941-X agregado.
No use el Formulario 941-X (sp) en estos casos:
- Nunca presentó el Formulario 941 para un trimestre. Presente el Formulario 941 para ese trimestre.
- Los únicos errores son el número de empleados a quienes se les pagó (línea 1 del Formulario 941) o la obligación tributaria declarada en la Parte 2 del Formulario 941 o en el Anexo B (Formulario 941).
- Necesita corregir el Formulario CT-1, 943, 944 o 945.
- Quiere un reembolso de intereses o multas; use el Formulario 843.
Los empleadores de Samoa Estadounidense, Guam, las Islas Marianas del Norte, las Islas Vírgenes de los Estados Unidos y Puerto Rico deben omitir las líneas 6 y 7, a menos que tengan empleados sujetos a la retención del impuesto sobre los ingresos de los Estados Unidos.
Cuándo presentar el 941-X (sp)
Presente el Formulario 941-X (sp) cuando descubra un error en un Formulario 941 que presentó anteriormente. Los impuestos declarados por debajo de lo debido se deben pagar a más tardar en la fecha límite del Formulario 941 para el período en el que descubrió el error, y paga la cantidad adeudada al presentar el formulario. Si descubre el error entre enero y marzo, la fecha límite es el 30 de abril; entre abril y junio, el 31 de julio; entre julio y septiembre, el 31 de octubre; entre octubre y diciembre, el 31 de enero. Si una fecha cae en fin de semana o día feriado legal, puede presentar el formulario el siguiente día hábil.
Para los impuestos declarados en exceso, puede usar cualquiera de los dos procesos. Use el proceso de ajuste presentando el formulario poco después de descubrir el error, pero más de 90 días antes de que venza el plazo de prescripción para el crédito o reembolso. Durante los últimos 90 días debe usar el proceso de reclamación (línea 2). Por lo general, el plazo de prescripción es de 3 años a partir de la fecha en que presentó el Formulario 941 o de 2 años a partir de la fecha en que pagó los impuestos, lo que ocurra más tarde; para impuestos declarados por debajo de lo debido, es de 3 años a partir de la presentación. Se considera que un Formulario 941 presentado antes del 15 de abril del año siguiente se presentó el 15 de abril.
Documentos que necesitas
- Anexo R (Formulario 941), Allocation Schedule for Aggregate Form 941 Filers: adjúntelo si presenta un Formulario 941-X agregado como agente de la sección 3504 o CPEO, o como otro tercero que declara créditos para clientes.
- Un Formulario 8974 corregido: adjúntelo si corrige el crédito de impuestos sobre la nómina para pequeñas empresas calificadas por aumentar las actividades de investigación en la línea 16.
- Un Anexo B (Formulario 941) enmendado: adjúntelo si presenta tarde el Formulario 941-X (sp) por impuestos declarados por debajo de lo debido, para evitar una multa calculada sobre el promedio por no depositar los impuestos.
- Todo anexo que agregue debe mostrar en la parte superior su nombre, EIN, «Formulario 941-X», el trimestre y el año calendario que corrige.
- Declaraciones escritas y autorizaciones de los empleados (para impuestos del Seguro Social y Medicare declarados en exceso): consérvelas en sus registros; no las envíe al IRS.
Cómo rellenar el 941-X (sp)
Ingrese los datos de identificación del empleador
En la parte superior de la página 1, ingrese su EIN, el nombre legal de la empresa (no el nombre comercial), el nombre comercial si corresponde y la dirección. Repita su nombre y EIN en la parte superior de las páginas 2 a 5 y en cada anexo.
Identifique la declaración, el trimestre y el año
Indique si está corrigiendo el Formulario 941 o el Formulario 941-SS, marque el trimestre (1 a 4) que corrige e ingrese el año calendario (AAAA). También debe indicar el trimestre y el año en las páginas 2 a 5.
Ingrese la fecha en que descubrió los errores
Escriba la fecha en el formato MM/DD/AAAA. Si encontró varios errores en diferentes momentos, ingrese la fecha más temprana e informe los posteriores en la línea 43. Los declarantes agregados también marcan su tipo: agente de la sección 3504, CPEO u otro tercero.
Elija un proceso en la Parte 1
Marque la línea 1 para el proceso de ajuste (impuestos declarados por debajo de lo debido o impuestos declarados en exceso que desea recibir como crédito) o la línea 2 para reclamar un reembolso únicamente de impuestos declarados en exceso. Nunca marque ambas; la página 6 indica cuál debe usar.
Complete las certificaciones de la Parte 2
Marque la casilla de la línea 3 correspondiente a sus Formularios W-2 y W-2c. Si corrige impuestos declarados en exceso, marque todas las casillas aplicables de la línea 4 (si marcó la línea 1) o de la línea 5 (si marcó la línea 2); debe marcar al menos una. Omita las líneas 4 y 5 si solo corrige impuestos declarados por debajo de lo debido.
Corrija salarios e impuestos en las líneas 6-13
Por cada línea que corrija, ingrese en la columna 1 el total correcto para todos los empleados, en la columna 2 la cantidad declarada anteriormente y en la columna 3 la diferencia. Multiplique por la tasa impresa en el formulario para la columna 4 en las líneas 8 a 13, y copie la columna 3 a la columna 4 en la línea 7.
Complete con cuidado las líneas 14 a 22
Estas líneas abarcan el impuesto sobre propinas no recaudado, los ajustes de impuestos, el crédito de investigación (línea 16, con un Formulario 8974 corregido adjunto) y adiciones especiales a los salarios. Lea las instrucciones del IRS para cada una antes de ingresar cantidades y deje en blanco las líneas que no correspondan.
Sume sus correcciones
En la línea 23, combine las cantidades de la columna 4 de las líneas 7 a 22. En la línea 27, combine las cantidades de la columna 4 de las líneas 23 a 26c; un total positivo es el impuesto que adeuda y uno negativo es su crédito o reembolso.
Complete las líneas de créditos y las posteriores
Complete las líneas 25 a 26c, 28 y 29 solo si corresponden. Las líneas 35 a 40 se aplican únicamente a los trimestres que comienzan después del 31 de marzo de 2021, y las líneas marcadas como reservadas para uso futuro deben quedar en blanco. Para un trimestre que comenzó antes del 1 de abril de 2021, deje en blanco las líneas 18b, 18c, 18d, 26b, 26c y 35 a 40.
Explique sus correcciones en la Parte 4
Marque la línea 41 si las correcciones combinan cantidades declaradas por debajo y por encima de lo debido, y la línea 42 si incluyen trabajadores reclasificados. En la línea 43, proporcione una explicación detallada de cómo determinó cada corrección.
Firme el formulario en la Parte 5
Firme, escriba su nombre en letra de imprenta y su cargo, e ingrese su número de teléfono diurno y la fecha. Un preparador remunerado completa el bloque del preparador con el PTIN, el nombre de la empresa, el EIN, la dirección y el teléfono.
Revise y descargue el PDF completado
Confirme que las cinco páginas estén completas, que las cantidades incluyan centavos y que los números negativos tengan un signo menos. Descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y envíelo por los canales descritos en Cómo presentar.
Cómo presentar el 941-X (sp)
Puede presentar el Formulario 941-X (sp) electrónicamente o enviar el formulario impreso por correo. Presente un formulario separado por cada trimestre que corrija y no lo adjunte al Formulario 941, a menos que esté reclasificando a trabajadores (consulte la línea 42).
- Electrónicamente: el IRS recomienda presentar electrónicamente mediante Modernized e-File (MeF); consulte IRS.gov/EmploymentEfile y haga clic en Español.
- Por correo (Servicio Postal de los Estados Unidos): Connecticut, Delaware, Distrito de Columbia, Florida, Georgia, Illinois, Indiana, Kentucky, Maine, Maryland, Massachusetts, Michigan, New Hampshire, Nueva Jersey, Nueva York, Carolina del Norte, Ohio, Pensilvania, Rhode Island, Carolina del Sur, Tennessee, Vermont, Virginia, Virginia Occidental y Wisconsin: Department of the Treasury, Internal Revenue Service, Cincinnati, OH 45999-0005. Todos los demás estados (de Alabama a Wyoming, según se indica en las instrucciones del IRS): Department of the Treasury, Internal Revenue Service, Ogden, UT 84201-0005. Si no tiene residencia legal ni sede principal de operaciones en ningún estado: Internal Revenue Service, P.O. Box 409101, Ogden, UT 84409. Organizaciones exentas, entidades gubernamentales federales, estatales y locales y entidades gubernamentales tribales indígenas, independientemente de su ubicación: Ogden, UT 84201-0005.
- Servicio de entrega privado (aprobado por el IRS): Ogden – Internal Revenue Submission Processing Center, 1973 Rulon White Blvd., Ogden, UT 84201, incluso si su estado presenta el formulario en Cincinnati. Estos servicios no pueden entregar a apartados postales; use el Servicio Postal de los Estados Unidos para esos envíos. La lista está en IRS.gov/PDS.
Engrape las páginas juntas en la esquina superior izquierda. Si adeuda impuestos, pague la cantidad de la línea 27 al presentar el formulario. Si necesita ayuda, llame al 800-829-4933 (TDD/TTY 800-829-4059). FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza por los canales indicados anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Marcar las casillas de las líneas 1 y 2 en la Parte 1; el formulario indica que debe elegir un solo proceso.
- Usar un Formulario 941-X (sp) para corregir más de un trimestre; cada Formulario 941 que corrija requiere su propio formulario.
- Ingresar en las columnas 1 y 2 solo las cantidades de los empleados afectados; deben abarcar a todos los empleados.
- Omitir los centavos, redondear a dólares enteros o usar signos de dólar; las instrucciones indican que siempre se incluyan los centavos, aunque sean cero.
- Mostrar las cantidades negativas entre paréntesis en vez de usar un signo menos, a menos que su programa solo permita paréntesis.
- Omitir la explicación de la línea 43 o la fecha en que descubrió los errores; se necesitan ambas para corregir sin intereses.
- Usar el proceso de ajuste (línea 1) para impuestos declarados en exceso cuando faltan menos de 90 días para que venza el plazo de prescripción; se requiere el proceso de reclamación de la línea 2.
- Adjuntar el Formulario 941-X (sp) al Formulario 941 cuando no está reclasificando a trabajadores.
- Enviar el formulario por un servicio de entrega privado a una dirección que usa un apartado postal; esos servicios no pueden entregar allí.
- Completar menos de las cinco páginas o dejar el formulario sin firmar; el formulario requiere que las cinco páginas estén completas y firmadas.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se usa el Formulario 941-X (sp)?
El Formulario 941-X (sp) es el formulario del IRS en español para corregir un Formulario 941 que ya presentó. Se usa para pagar impuestos adicionales, aplicar un pago en exceso como crédito en su Formulario 941 o reclamar un reembolso o una reducción de impuestos declarados en exceso, un trimestre a la vez.
¿El Formulario 941-X (sp) es lo mismo que el formulario 941x?
El Formulario 941-X (sp) es la versión en español. Las instrucciones del IRS indican que los empleadores usan el Formulario 941-X para corregir un Formulario 941, y el Formulario 941-X (sp) para corregir un Formulario 941 (sp), para el primer trimestre de 2024 y los trimestres posteriores. Ambos corrigen declaraciones trimestrales del empleador.
¿Cuál es la diferencia entre la línea 1 y la línea 2 de la Parte 1?
La línea 1 corresponde al proceso de ajuste: paga los impuestos adeudados con el formulario, y cualquier cantidad declarada en exceso se acredita a su Formulario 941 para el período de presentación. La línea 2 corresponde al proceso de reclamación, que se usa únicamente para impuestos declarados en exceso cuando desea un reembolso o una reducción. Elija solo uno.
¿Cuál es la fecha límite para presentar el Formulario 941-X (sp)?
Para los impuestos declarados por debajo de lo debido, presente el formulario a más tardar en la fecha límite del Formulario 941 correspondiente al período en que descubrió el error: 30 de abril, 31 de julio, 31 de octubre o 31 de enero. Para impuestos declarados en exceso, presente el formulario antes de que venza el plazo de prescripción; use el proceso de reclamación si quedan menos de 90 días.
¿Puedo corregir dos trimestres en un solo Formulario 941-X (sp)?
No. Presente un Formulario 941-X (sp) separado por cada Formulario 941 que corrija. Si reclama un reembolso y corrige cantidades declaradas tanto por debajo como por encima de lo debido, presente un formulario para las cantidades declaradas por debajo de lo debido (línea 1) y un segundo formulario para las cantidades declaradas en exceso (línea 2).
¿A dónde envío por correo el Formulario 941-X (sp)?
La dirección depende de su ubicación: Cincinnati, OH 45999-0005 para los estados del este que se enumeran en las instrucciones del IRS, Ogden, UT 84201-0005 para los demás estados y P.O. Box 409101, Ogden, UT 84409 si no tiene un estado. Las listas completas aparecen en la sección Cómo presentar.
¿Puedo rellenar el Formulario 941-X (sp) en línea en FillingPDF?
Sí. Puede rellenar el PDF rellenable en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente y no presenta el formulario ante el IRS; usted lo presenta electrónicamente o lo envía por correo a través de los canales del IRS.
¿Tendré que pagar intereses o multas si corrijo impuestos declarados por debajo de lo debido?
Por lo general, no, si presenta el formulario a tiempo, paga la cantidad de la línea 27 con el formulario, ingresa la fecha en que descubrió el error y explica detalladamente la corrección. Las instrucciones enumeran excepciones, como un asunto señalado durante una revisión del IRS de un período anterior o una declaración deliberada de impuestos por debajo de lo debido.
¿Debo enviar las declaraciones de los empleados al IRS?
No. Las declaraciones escritas y autorizaciones de los empleados que respaldan los impuestos del Seguro Social y Medicare declarados en exceso deben conservarse en sus archivos. Las instrucciones del IRS indican que debe conservar los registros de impuestos sobre la nómina durante al menos 4 años y proporcionar copias si el IRS las solicita.
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