El Formulario CMS-632-FOI, Solicitud conforme a la Ley de Libertad de Información (Freedom Of Information Act Request), es el formulario de control y seguimiento que los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) adjuntan a cada solicitud conforme a la Ley de Libertad de Información (FOIA) que tramitan. Las búsquedas de solicitudes conforme a la Ley de Libertad de Información en CMS llevan a este formulario, pero sus instrucciones están dirigidas a los empleados de CMS que procesan las solicitudes: registran fechas, datos del solicitante, la resolución y los costos de responder. En esta página puede rellenar el formulario en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; CMS publica el original.
Última actualización
¿Qué es el CMS-632-FOI?
Formulario CMS-632-FOI, Solicitud conforme a la Ley de Libertad de Información (Freedom Of Information Act Request), es el formulario de los Centros de Servicios de Medicare y Medicaid (CMS) que se utiliza para controlar y hacer seguimiento de una solicitud conforme a la Ley de Libertad de Información (FOIA), desde el día en que la unidad FOIA la recibe hasta que se cierra el caso.
Las instrucciones impresas en el reverso del formulario indican que completarlo es obligatorio. Debe adjuntarse a cada solicitud FOIA y permanecer con ella. Cada empleado de CMS que participe en el procesamiento de la solicitud añade datos que dan cuenta de su participación, y esos datos sirven de base para el Informe Anual.
El formulario tiene 23 elementos. Abarcan:
- el número de seguimiento, la oficina regional remitente y las fechas de recepción, vencimiento y respuesta;
- el solicitante, su afiliación y dirección, el tema de la solicitud y el lugar al que se remitió para buscar los registros;
- la categoría del solicitante, cualquier preocupación programática sobre la divulgación de los registros y las medidas que indican cómo se resolvió la solicitud;
- los costos reales de procesamiento, copiado y envío por correo; las tarifas facturables; las tarifas cobradas o eximidas; las personas que buscaron los registros y las fechas de respuestas provisionales.
El formulario distingue entre los costos reales y las tarifas facturables. Los costos reales son lo que realmente costó responder. Las tarifas facturables son distintas: se basan en la lista de tarifas del HHS para búsqueda, revisión y copiado. El formulario es un registro que conserva la agencia. No es la carta en la que un miembro del público solicita registros.
¿Quién tiene que presentar el CMS-632-FOI?
Quienes completan el Formulario CMS-632-FOI son empleados de CMS. Las instrucciones indican que cada empleado de CMS que participe en el procesamiento de una solicitud FOIA debe añadir al formulario datos que den cuenta de su participación, por lo que es posible que más de una persona escriba en el mismo formulario.
Los grupos mencionados en el formulario:
- La unidad FOIA, que registra la fecha en que se recibió la solicitud y hace seguimiento de la fecha límite y la fecha de respuesta.
- Las oficinas que buscan registros. El formulario pide el nombre, cargo, componente, dirección y número de teléfono de cada persona que buscó y recopiló los registros, así como los costos del tiempo empleado.
- La oficina que responde, que calcula las tarifas cobradas o eximidas.
Una persona que solo solicita registros a CMS no es el público al que están dirigidas las instrucciones. Los datos del solicitante aparecen en el formulario: el elemento 7 pide el apellido, nombre e inicial de la persona que firmó la solicitud, y el elemento 8 pide el nombre de la empresa o el bufete de abogados y la dirección completa. Para preguntas sobre el formulario, se indica que se llame al Grupo de Libertad de Información al (410) 786-5353.
Cuándo presentar el CMS-632-FOI
El formulario se inicia cuando la unidad FOIA de CMS recibe una solicitud FOIA y permanece adjunto a la solicitud hasta que se completa el caso. El elemento 3 registra la fecha en que la unidad FOIA recibió la solicitud, y el elemento 4 es la fecha límite, que las instrucciones definen como 20 días hábiles desde que la unidad recibe la solicitud.
El elemento 5 registra la fecha real en que se completó el caso y se envió la respuesta, y el elemento 6, la cantidad de días hábiles que tomó. Las respuestas provisionales se registran por separado en el elemento 23: son respuestas que no constituyen la respuesta final de toda la agencia que cierra la solicitud. El formulario no indica ningún otro plazo.
Documentos que necesitas
- La solicitud conforme a la Ley de Libertad de Información propiamente dicha: el Formulario CMS-632-FOI debe adjuntarse a ella y permanecer con ella para su control y seguimiento.
Cómo rellenar el CMS-632-FOI
Ingrese los números de seguimiento y remisión
Elemento 1: el número de solicitud FOIA de CMS generado por el sistema SWIFT o el Portal para Contratistas FOIA. Elemento 2: el número de la oficina regional remitente.
Registre las fechas y los días de procesamiento
Elemento 3: la fecha en que la unidad FOIA recibió la solicitud. Elemento 4: la fecha límite, 20 días hábiles desde la recepción. Elemento 5: la fecha en que se completó el caso y se envió la respuesta. Elemento 6: la cantidad de días hábiles que tomó.
Identifique al solicitante y el tema
Elemento 7: apellido, nombre e inicial de la persona que firmó la solicitud. Elemento 8: nombre de la empresa o del bufete de abogados y dirección completa. Elemento 9: una breve descripción del tema o de los registros solicitados.
Anote a dónde se remitió la solicitud
Elemento 10: el lugar al que se envió la solicitud para buscar registros.
Marque la categoría del solicitante
Elemento 11: marque Commercial (Comercial), Educational/Scientific (Educativo/científico), News Media (Medios de comunicación) u Other (Otro), según el solicitante indicado en el elemento 7.
Marque cualquier preocupación programática
Elemento 12: marque Yes (Sí) o No para indicar si existe una preocupación programática sobre la divulgación de los registros; luego marque cada motivo pertinente, como Ongoing Deliberation (Deliberación en curso), Pending Litigation (Litigio pendiente) o Proprietary Information (Información de propiedad exclusiva). Use Other (Specify) (Otro [especifique]) para cualquier motivo que no aparezca en la lista.
Marque las medidas tomadas
Elemento 13: marque todos los elementos que indiquen cómo se resolvió la solicitud, por ejemplo, Direct Reply (Respuesta directa), No Records Found (No se encontraron registros), Request Withdrawn (Solicitud retirada) o Fee Related Closure (Cierre relacionado con tarifas).
Registre los costos reales de procesamiento
Elemento 14: anote las horas, el salario por hora y el total para cada línea de actividad, y complete todos los elementos. Incluya los costos de datos procesados por computadora en la línea Other (specify) (Otros [especifique]).
Anote los costos de copiado y envío por correo
Elemento 15: complete las líneas correspondientes a las páginas localizadas o copiadas, las páginas divulgadas al solicitante y las páginas enviadas al siguiente nivel de revisión, e indique la cantidad de juegos. Elemento 16: anote el franqueo y la manipulación especial, como la certificación de registros.
Sume los costos y las tarifas facturables
Anote Total Actual Cost (Costo real total) como la suma de los costos reales de procesamiento, copiado y envío por correo. Anote las tarifas facturables según la lista de tarifas del HHS para búsqueda, revisión y copiado, así como el total de esas tarifas.
Registre las tarifas cobradas o eximidas
Elemento 20, Fees Charged (Tarifas cobradas): la oficina que responde calcula las tarifas y factura al solicitante cuando la tarifa facturable alcanza el umbral indicado en las instrucciones. Elemento 21, Fee Waived (Tarifa eximida): anote el importe eximido cuando la tarifa está por debajo de ese umbral.
Identifique a quienes buscaron y las respuestas provisionales
Elemento 22: nombre, cargo, número de teléfono, componente y dirección de cada persona que buscó y recopiló los registros. Elemento 23: la fecha de cada respuesta provisional.
Revise y descargue el PDF completado
Verifique que se haya completado cada elemento pertinente y que las fechas coincidan con el expediente de la solicitud. Descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y adjúntelo a la solicitud FOIA.
Cómo presentar el CMS-632-FOI
El Formulario CMS-632-FOI no se envía a una dirección o portal aparte: las instrucciones indican que debe adjuntarse a cada solicitud FOIA y permanecer con ella para su control y seguimiento. No incluye una dirección postal, un portal en línea ni una regla sobre citas.
- Tramitación interna: el formulario acompaña la solicitud a través de la unidad FOIA y las oficinas que buscan registros, y cada empleado que participa añade datos sobre su parte.
- Número de seguimiento: el número del elemento 1 lo genera el sistema SWIFT o el Portal para Contratistas FOIA.
- Preguntas: llame al Grupo de Libertad de Información al (410) 786-5353.
FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación sigue los canales de CMS indicados anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Separar el formulario de la solicitud FOIA; las instrucciones indican que debe permanecer con cada solicitud.
- Calcular en días calendario la fecha límite del elemento 4; son 20 días hábiles desde que la unidad FOIA recibe la solicitud.
- Dejar espacios en blanco en el elemento 14, costos reales de procesamiento, cuando las instrucciones indican que se completen todos los elementos.
- Omitir los costos de datos procesados por computadora del elemento 14; deben incluirse en la casilla Other (specify) (Otros [especifique]).
- Anotar las tarifas facturables en lugar de los costos reales; las instrucciones indican que las tarifas facturables son distintas y se rigen por la lista de tarifas del HHS.
- Facturar al solicitante cuando la tarifa facturable está por debajo del umbral indicado en las instrucciones; el importe debe anotarse en la casilla Fee Waived (Tarifa eximida).
- Proporcionar datos imprecisos sobre la persona que buscó los registros en el elemento 22; las instrucciones indican que se especifique el nombre, cargo, componente, dirección y número de teléfono.
- Anotar en el elemento 5 la fecha de una respuesta provisional; las respuestas provisionales corresponden al elemento 23, ya que no son la respuesta final de toda la agencia.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se utiliza el Formulario CMS-632-FOI?
El Formulario CMS-632-FOI es el formulario de control y seguimiento de CMS para una solicitud conforme a la Ley de Libertad de Información. Registra las fechas, los datos del solicitante, el tema, la resolución y los costos de responder, y se adjunta a cada solicitud FOIA. Los datos se utilizan para el Informe Anual de CMS.
¿Es el Formulario CMS-632-FOI el formulario que uso para solicitar información a CMS conforme a la Ley de Libertad de Información?
No. Las instrucciones del formulario están dirigidas a los empleados de CMS, que añaden datos sobre su participación en el procesamiento de una solicitud, y el formulario no indica ningún canal para que el público presente solicitudes. Si tiene preguntas, llame al Grupo de Libertad de Información al (410) 786-5353.
¿Es obligatorio completar el Formulario CMS-632-FOI?
Sí. Las instrucciones de CMS indican que completar el formulario es obligatorio y que debe adjuntarse a cada solicitud FOIA y permanecer con ella. Cada empleado de CMS que participe en el procesamiento de la solicitud debe añadir datos que den cuenta de su participación.
¿Cómo se calcula la fecha límite del Formulario CMS-632-FOI?
El elemento 4, Due Date (Fecha límite), corresponde a 20 días hábiles desde la fecha en que la unidad FOIA recibió la solicitud, que se anota en el elemento 3. Luego, el elemento 5 registra la fecha real en que se completó el caso y el elemento 6, la cantidad de días hábiles que tomó.
¿Cuál es la diferencia entre los costos reales y las tarifas facturables?
Los costos reales (elementos 14 a 16) registran cuánto le costó a CMS responder en cuanto al tiempo de procesamiento, el copiado y el envío por correo. Las tarifas facturables son distintas: se basan en la lista de tarifas del HHS para búsqueda, revisión y copiado, y determinan qué importe se puede facturar al solicitante.
¿Cuándo se factura al solicitante según este formulario?
Según las instrucciones, la oficina que responde factura al solicitante cuando la tarifa facturable alcanza el umbral monetario establecido. Si es inferior, no se factura al solicitante y el importe se anota en la casilla Fee Waived (Tarifa eximida). El importe en sí aparece en las instrucciones de CMS.
¿Puedo rellenar el Formulario CMS-632-FOI en línea en FillingPDF?
Sí. Puede rellenar el PDF rellenable en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente, no afiliado a CMS, y no presenta, remite ni hace seguimiento del formulario; este permanece con la solicitud FOIA dentro de CMS.
¿Listo para rellenar el CMS-632-FOI?
Rellenar el CMS-632-FOI ahora