El Formulario DS-4194, Solicitud de servicios de autenticación (Request for Authentications Service), es el formulario del Departamento de Estado de EE. UU. que utilizan las personas, instituciones y agencias gubernamentales para solicitar certificados de autenticación o apostilla para documentos que se usarán con fines legales y administrativos en el extranjero. Debe completar una copia por persona o empresa y presentarla junto con sus documentos y el pago, ya sea mediante el servicio en persona o por correo a la Oficina de Autenticaciones. En FillingPDF puede rellenar el formulario en línea y descargar o imprimir el PDF completado; el Departamento de Estado publica el original en eforms.state.gov.
Última actualización
¿Qué es el DS-4194?
Formulario DS-4194, Solicitud de servicios de autenticación (Request for Authentications Service), es el formulario del Departamento de Estado de EE. UU. que se usa para solicitar certificados de autenticación o apostilla, emitidos bajo el sello del Departamento de Estado, para documentos que se utilizarán con fines legales y administrativos en el extranjero.
El formulario funciona como hoja de recepción de la Oficina de Autenticaciones. Identifica al cliente, indica cómo deben devolverse los documentos, identifica a cualquier mensajero o representante, enumera cada documento junto con el país donde se utilizará y su tipo, y calcula el costo estimado. El Departamento de Estado señala que el formulario garantiza que los documentos que recibe y procesa sean los mismos que usted presentó.
El formulario tiene cinco secciones: información de contacto del cliente, datos de envío (solo para solicitudes por correo), información de contacto del mensajero o representante, información de los documentos y costo estimado. Una hoja de continuación en la página 3 incluye filas adicionales para la Sección 4, destinadas a solicitudes por correo de más de 15 documentos. Incluye el Número de control OMB 1405-0254 y una carga estimada de 10 minutos.
La sección de advertencias del formulario añade dos puntos: las declaraciones falsas hechas a sabiendas se castigan conforme a 18 U.S.C. 1001, y, conforme a 22 CFR § 131.2, el Departamento no certificará un documento si tiene motivos fundados para creer que la certificación se solicita con un propósito ilegal o indebido. Si tiene preguntas, el formulario remite a www.travel.state.gov o al 202-485-8000.
¿Quién tiene que presentar el DS-4194?
Las personas, instituciones y agencias gubernamentales que necesiten un certificado de autenticación o apostilla bajo el sello del Departamento de Estado de EE. UU. para un documento que se utilizará en el extranjero deben completar este formulario. Presente una copia por persona o empresa, junto con sus documentos y el pago.
- Agencias federales: si los documentos se enviaron por correo o se llevaron en persona para asuntos oficiales del gobierno, seleccione Federal Agency en la Sección 1 e indique el nombre de la agencia, las siglas de la oficina, división o departamento, y una dirección postal. El tipo de caso de una agencia federal debe corresponder a asuntos oficiales.
- Mensajeros y representantes: si presenta o retira una solicitud en nombre de una persona que no sea usted o de una empresa, complete la Sección 3 con información específica y detallada. Se requiere el nombre completo de la persona o empresa para realizar la búsqueda en la base de datos.
- Personas que retiran documentos: las instrucciones indican que su nombre debe aparecer en el formulario de recepción (se refieren a la sección 2) y que se requiere una identificación emitida por el gobierno de EE. UU. o por un estado.
Los clientes que envían documentos por correo también completan la Sección 2. Los clientes que acuden en persona la dejan en blanco, porque es solo para el envío. El servicio en persona permite un máximo de 15 documentos por cliente o empresa.
Cuándo presentar el DS-4194
Presente el Formulario DS-4194 siempre que envíe o lleve documentos a la Oficina de Autenticaciones para obtener una autenticación o apostilla: el formulario debe acompañar sus documentos y el pago. El formulario no indica una fecha límite específica.
Si el paquete no incluye el formulario, este indica que se denegará la solicitud y se devolverán los documentos. Planifique el tamaño del envío con anticipación: el servicio en persona acepta un máximo de 15 documentos por cliente o empresa, y las solicitudes por correo de más de 15 documentos requieren hojas de continuación.
El formulario no indica el tiempo de procesamiento. Si tiene preguntas sobre los plazos, el formulario le remite a www.travel.state.gov o al 202-485-8000.
Documentos que necesitas
- Los documentos que se autenticarán o apostillarán: preséntelos con el formulario; para el servicio en persona se permite un máximo de 15 por cliente o empresa.
- El pago del total exacto indicado en el campo de costo estimado: para solicitudes por correo, giro postal o cheque a nombre de "U.S. Department of State"; los clientes que acuden en persona también pueden pagar con el monto exacto en efectivo o con tarjeta de crédito o débito/cheque.
- Hoja de continuación (página 3 del formulario): adjúntela para solicitudes por correo de más de 15 documentos, a fin de enumerar los documentos adicionales.
- Identificación emitida por el gobierno de EE. UU. o por un estado: se requiere si va a retirar un documento, y su nombre debe aparecer en el formulario de recepción.
- Sobre con franqueo y dirección del remitente o datos de seguimiento: solo si envía documentos por correo y elige ese método de devolución en la Sección 2.
Cómo rellenar el DS-4194
Ingrese la información de contacto del cliente
En la Sección 1, ingrese el nombre del cliente (apellido, nombre, inicial del segundo nombre), sufijo o prefijo, correo electrónico, la fecha en formato MM/DD/YYYY y su teléfono celular, particular o del trabajo, con la extensión. Si se trata de una empresa, indique su nombre completo.
Seleccione el tipo de caso
Marque Individual, Company o Federal Agency (specify). El caso de una agencia federal debe corresponder a asuntos oficiales; indique el nombre de la agencia y las siglas de la oficina, división o departamento.
Ingrese su dirección postal
Complete Línea 1, Línea 2, Ciudad, Estado/Provincia, País y Código postal con la dirección completa.
Complete los datos de envío si enviará los documentos
En la Sección 2, marque Self-Addressed Stamped Envelope, UPS, DHL u Other e ingrese el número de seguimiento, incluidas todas las letras y números, si tiene uno. Omita esta sección si no enviará los documentos.
Agregue los datos del mensajero o representante
En la Sección 3, marque YES o NO para indicar si presenta o retira documentos en nombre de otra persona. Si marca YES, ingrese el nombre completo, la empresa, el teléfono y la extensión.
Enumere cada documento en la Sección 4
En cada fila, ingrese el país donde se utilizará (fuera de EE. UU.), el tipo de documento y la cantidad de documentos. No complete los campos de tarifa de procesamiento, etiqueta ni uso oficial.
Use la hoja de continuación si es necesario
Para solicitudes por correo de más de 15 documentos, enumere los documentos adicionales en la hoja de continuación de la página 3 y adjúntela.
Calcule el costo estimado
En la Sección 5, ingrese el total de documentos y el costo estimado usando la tarifa por documento impresa en el formulario. La tarifa se cobra por documento, no por página.
Revise y descargue el PDF completado
Revise los nombres, las direcciones y la cantidad de documentos; luego descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF. Si encuentra un error después, complete un formulario nuevo en lugar de corregirlo.
Cómo presentar el DS-4194
Hay dos modalidades: el servicio en persona y el servicio por correo. En ambos casos, el formulario completado debe incluirse con los documentos y el pago.
- Servicio por correo: envíe el formulario, los documentos y el pago a: Department of State, Office of Authentications, 44132 Mercure Circle, P.O. Box 1206, Sterling, VA 20166-1206. Complete la Sección 2 con el método de entrega para la devolución y la única dirección a la que se devolverán los documentos. El Departamento no devuelve documentos por FedEx ni en varios sobres. Adjunte hojas de continuación para más de 15 documentos.
- Servicio en persona: lleve el formulario, los documentos y el pago; se permite un máximo de 15 documentos por cliente o empresa. Para obtener información, el formulario remite a www.travel.state.gov o al 202-485-8000.
Se cobra una tarifa por documento, no por página, tanto si recibe un certificado de autenticación como si recibe una carta de correspondencia. La Sección 5 indica la tarifa por documento; pague el total exacto que aparece en el campo de costo estimado. Para solicitudes por correo, pague con giro postal o cheque (personal, de empresa, certificado, de caja o de viajero) a nombre de "U.S. Department of State"; nunca envíe efectivo por correo. Los clientes que acuden en persona también pueden pagar con el monto exacto en efectivo o con tarjeta de crédito o débito/cheque Visa, MasterCard, American Express o Discover.
FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza por una de las modalidades indicadas arriba.
Errores comunes que debes evitar
- Enviar documentos sin el Formulario DS-4194 o sin el pago; el formulario indica que se denegará la solicitud y se devolverán los documentos.
- Corregir un error en el formulario. Las instrucciones indican que debe completar un formulario nuevo y no hacer correcciones.
- Rellenar el formulario con tinta de color o de forma ilegible; el formulario solicita usar solo tinta negra, escribir a máquina o imprimir de forma legible.
- Enviar efectivo por correo. El formulario indica que no se debe enviar efectivo por correo; solo se acepta efectivo para el servicio en persona y por el monto exacto.
- Pagar un monto distinto del total exacto indicado en el campo de costo estimado, o pagar por página en lugar de por documento.
- Llevar más de 15 documentos al servicio en persona o enviar por correo más de 15 sin hojas de continuación.
- Solicitar que la devolución se haga por FedEx o en varios sobres; la Oficina de Autenticaciones devuelve los documentos a una sola dirección, no por FedEx ni en varios sobres.
- Omitir información detallada en la Sección 3 o el nombre completo de la persona o empresa al presentar o retirar documentos en nombre de otra persona.
- Completar la Sección 2 si no va a enviar los documentos; la sección es solo para el envío.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se utiliza el Formulario DS-4194?
El Formulario DS-4194 es la solicitud de servicios de autenticación del Departamento de Estado de EE. UU. Las personas, instituciones y agencias gubernamentales lo utilizan para solicitar certificados de autenticación o apostilla bajo el sello del Departamento para documentos que se usarán con fines legales y administrativos en el extranjero.
¿Puedo rellenar el Formulario DS-4194 en línea?
Sí. Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es independiente del Departamento de Estado y no presenta el formulario; usted debe entregarlo con sus documentos y el pago, en persona o por correo.
¿A dónde debo enviar por correo el Formulario DS-4194?
Envíe el formulario, los documentos y el pago a: Department of State, Office of Authentications, 44132 Mercure Circle, P.O. Box 1206, Sterling, VA 20166-1206. En la Sección 2, indique la única dirección a la que deben devolverse los documentos.
¿Cuántos documentos puedo presentar con un Formulario DS-4194?
El servicio en persona permite un máximo de 15 documentos por cliente o empresa. Para solicitudes por correo de más de 15 documentos, adjunte hojas de continuación. Complete una copia del formulario por persona o empresa.
¿La tarifa de autenticación se cobra por página?
No. El formulario indica que la tarifa se cobra por documento, no por página, tanto si recibe un certificado de autenticación como si recibe una carta de correspondencia. La tarifa está impresa en la Sección 5; pague el total exacto que aparece en el campo de costo estimado.
¿Cómo pago el servicio de autenticación?
Para solicitudes por correo, pague con un giro postal o un cheque personal, de empresa, certificado, de caja o de viajero a nombre de "U.S. Department of State". Los clientes que acuden en persona también pueden pagar con el monto exacto en efectivo o con tarjeta de crédito o débito/cheque. Nunca envíe efectivo por correo.
¿Qué sucede si envío documentos sin el Formulario DS-4194?
Se denegará su solicitud y se devolverán sus documentos. El formulario debe presentarse junto con los documentos y el pago.
¿Puede otra persona entregar o retirar mis documentos?
Sí, si se completa la Sección 3 con información específica y detallada, incluido el nombre completo de la persona o empresa. Quien retire documentos debe presentar una identificación emitida por el gobierno de EE. UU. o por un estado, y su nombre debe aparecer en el formulario de recepción.
¿Listo para rellenar el DS-4194?
Rellenar el DS-4194 ahora