El Formulario GSA 3025, Informe de recepción (Receiving Report), es el formulario de la Administración de Servicios Generales (GSA) en el que un funcionario certifica que se recibieron y aceptaron los bienes o servicios de un contrato o una orden de compra. Identifica al contratista y el contrato, enumera lo que se entregó y registra el importe aprobado para el pago. El formulario indica que debe llegar a la oficina de pagos dentro de los 5 días hábiles posteriores a la aceptación. En esta página puede completar el informe de recepción en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; el formulario lo publica la GSA.
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¿Qué es el GSA 3025?
Formulario GSA 3025, Informe de recepción (Receiving Report), es el formulario de la Administración de Servicios Generales que se utiliza para certificar que los bienes o servicios descritos en él se recibieron y aceptaron, y para indicar el importe máximo aprobado para el pago.
El formulario tiene tres secciones. La Sección 1, Identificación del contrato, indica el nombre del contratista, el número de documento de PEGASYS y el número del contrato o de la orden de compra. La Sección 2, Descripción de los bienes o servicios, enumera cada artículo con su descripción (fechas del servicio si se trata de servicios), cantidad, importe máximo del pago, cualquier deducción por incumplimiento, el importe máximo aprobado para el pago (Artículo 5 menos Artículo 6) y las observaciones. La Sección 3, Certificación(es), registra el tipo de entrega (completa, parcial o parcial final), la certificación de recepción y aceptación y una segunda certificación opcional.
El formulario imprime tres reglas sobre los plazos en la parte superior: debe recibirse en la oficina de pagos dentro de los 5 días hábiles posteriores a la aceptación; la aceptación debe realizarse dentro de los 7 días calendario posteriores a la entrega o finalización del trabajo, a menos que el contrato establezca un período de inspección y aceptación diferente; y las facturas recibidas deben sellarse con la fecha para indicar cuándo se recibieron.
La edición impresa es el Formulario GSA 3025 (Rev. 6/2005), y el formulario indica que la edición anterior no es utilizable. La página de formularios de la GSA incluye el formulario como GSA3025, con fecha de revisión vigente de 06/2005.
¿Quién tiene que presentar el GSA 3025?
El formulario lo completa la persona que certifica la recepción y aceptación de bienes o servicios conforme a un contrato o una orden de compra. Esa persona anota la certificación en el bloque 10, con su nombre y cargo, símbolo de correspondencia, número de teléfono, firma y fecha de la firma. Un segundo funcionario puede añadir la segunda certificación opcional en el bloque 11, que indica que se aceptaron los bienes o servicios descritos.
La oficina de pagos es la destinataria: debe recibir el formulario dentro de los 5 días hábiles posteriores a la aceptación. Las facturas que se reciban deben sellarse con la fecha para indicar cuándo se recibieron.
El formulario identifica al contratista, el número de documento de PEGASYS y el número del contrato o de la orden de compra, por lo que debe tener esos datos a mano antes de comenzar. El formulario no describe ninguna otra regla de elegibilidad ni indica quién puede firmar en nombre de otra persona. Si tiene preguntas sobre quién puede certificar en virtud de un contrato específico, consulte el contrato y a la GSA.
Cuándo presentar el GSA 3025
Complete el informe de recepción cuando se entreguen los bienes o se complete y acepte el trabajo. El formulario indica que la aceptación debe realizarse dentro de los 7 días calendario posteriores a la entrega o finalización del trabajo, a menos que el contrato establezca un período de inspección y aceptación diferente. Si la aceptación tarda más de lo que establece el contrato, explique el motivo en el bloque 8.
Una vez aceptado, el formulario debe recibirse en la oficina de pagos dentro de los 5 días hábiles posteriores a la aceptación. Como el bloque 9 ofrece las opciones de entrega completa, parcial y parcial final, un contrato que se entrega por etapas podría requerir más de un informe. El formulario no establece ningún otro plazo.
Cómo rellenar el GSA 3025
Anote el nombre del contratista
En la Sección 1, bloque 1, escriba el nombre del contratista.
Anote los números de documento
Bloque 2: el número de documento de PEGASYS. Bloque 3: el número del contrato o de la orden de compra.
Enumere cada artículo entregado
En la Sección 2, anote el número del artículo en 4A, la descripción en 4B (para servicios, incluya también las fechas del servicio) y la cantidad en 4C.
Anote el importe máximo del pago
El bloque 5 corresponde al importe máximo del pago de los artículos enumerados.
Anote las deducciones
En el bloque 6, anote las deducciones por incumplimiento, etc., y explíquelas en el bloque 8.
Calcule el importe aprobado
El bloque 7 corresponde al importe máximo aprobado para el pago: Artículo 5 menos Artículo 6.
Añada observaciones
En el bloque 8, explique cualquier deducción del bloque 6 e indique si la aceptación tardó más que el período establecido en el contrato.
Marque el tipo de entrega
En el bloque 9, marque con una «X» la casilla correspondiente: A. Completa, B. Parcial o C. Parcial final.
Complete la certificación
En el bloque 10, anote la fecha en que se recibieron los bienes o servicios y la fecha en que se aceptaron. Luego indique el nombre y cargo (A), el símbolo de correspondencia (B), el número de teléfono (C), la firma (E) y la fecha de la firma (F).
Añada la segunda certificación opcional
El bloque 11, si se utiliza, certifica que se aceptaron los bienes o servicios descritos. Anote el nombre y cargo, el símbolo de correspondencia, el número de teléfono, la firma y la fecha de la firma.
Revise, firme y descargue el PDF
Compruebe que todos los bloques estén completos y que figuren las firmas y las fechas; luego descargue o imprima el PDF completado de FillingPDF y envíelo a la oficina de pagos dentro de los 5 días hábiles posteriores a la aceptación.
Cómo presentar el GSA 3025
El formulario indica un destinatario: la oficina de pagos, que debe recibir el informe completado dentro de los 5 días hábiles posteriores a la aceptación. No incluye una dirección postal, un portal, una dirección de correo electrónico ni reglas sobre citas; por lo tanto, utilice el método de entrega que especifiquen su agencia o el contrato.
- Oficina de pagos: entregue el informe de recepción firmado de modo que llegue dentro de los 5 días hábiles posteriores a la fecha de aceptación anotada en el bloque 10.
- Facturas: el formulario indica que las facturas recibidas deben sellarse con la fecha para indicar cuándo se recibieron.
Antes de enviarlo, compruebe que la certificación del bloque 10 esté firmada y fechada, y que cualquier explicación de una deducción o de una aceptación tardía esté escrita en el bloque 8. FillingPDF le permite completar y descargar el PDF; la presentación se realiza por los canales indicados anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Permitir que el formulario llegue a la oficina de pagos más de 5 días hábiles después de la aceptación.
- Aceptar los bienes o servicios más de 7 días calendario después de la entrega o finalización sin explicarlo en el bloque 8, cuando el contrato no establece un período de inspección y aceptación diferente.
- Anotar una deducción por incumplimiento en el bloque 6 sin explicarla en el bloque 8.
- Omitir las fechas del servicio en el bloque 4B cuando la partida corresponde a un servicio.
- No marcar el tipo de entrega en el bloque 9 (A. Completa, B. Parcial o C. Parcial final).
- Dejar la certificación del bloque 10 sin el nombre y cargo, el número de teléfono, la firma o la fecha de la firma.
- Usar una edición distinta del Formulario GSA 3025 (Rev. 6/2005); el formulario indica que la edición anterior no es utilizable.
- No sellar con la fecha las facturas recibidas para indicar cuándo se recibieron.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el Formulario GSA 3025, Informe de recepción?
Es el formulario de la Administración de Servicios Generales que certifica que se recibieron y aceptaron los bienes o servicios descritos en él. También registra el importe máximo aprobado para el pago, después de cualquier deducción por incumplimiento, y se envía a la oficina de pagos.
¿Cuánto tiempo tengo para enviar el informe de recepción a la oficina de pagos?
La oficina de pagos debe recibir el formulario dentro de los 5 días hábiles posteriores a la aceptación. Cuente desde la fecha de aceptación que anote en el bloque 10, no desde la fecha de entrega.
¿En cuánto tiempo deben aceptarse los bienes o servicios?
Dentro de los 7 días calendario posteriores a la entrega o finalización del trabajo, a menos que el contrato establezca un período de inspección y aceptación diferente. Si la aceptación tarda más de lo que establece el contrato, explique el motivo en el bloque 8.
¿Qué anoto en el bloque 7, importe máximo aprobado para el pago?
El bloque 7 corresponde al Artículo 5 menos el Artículo 6: el importe máximo del pago menos cualquier deducción por incumplimiento, etc. Explique todas las deducciones en el bloque 8, según lo requiere el bloque 6.
¿Cuál es la diferencia entre una entrega completa, parcial y parcial final?
El bloque 9 ofrece tres casillas para marcar con una «X»: A. Completa, B. Parcial y C. Parcial final. El formulario no las define con más detalle, así que elija la casilla que corresponda a la entrega que certifica conforme al contrato.
¿Es obligatoria la segunda certificación del bloque 11?
No. El bloque 11 está identificado como opcional. Es una segunda certificación de que se aceptaron los bienes o servicios descritos, con su propio nombre y cargo, número de teléfono, firma y fecha de la firma.
¿Puedo completar el informe de recepción en línea?
Sí. Puede completar el PDF rellenable en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente que no envía el formulario a la GSA ni a ninguna oficina de pagos; usted debe entregarlo por el canal que especifiquen su agencia o el contrato.
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