El formulario I-9, oficialmente Formulario I-9, Verificación de elegibilidad de empleo (Employment Eligibility Verification), es el formulario del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS) que documenta la identidad y autorización de empleo de cada nuevo empleado. El empleado completa la Sección 1 y el empleador completa la Sección 2; el empleador conserva el formulario completado en lugar de enviarlo a USCIS. En esta página puede rellenar el formulario en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; USCIS publica el formulario, sus instrucciones y actualizaciones en uscis.gov/i-9.
Última actualización
¿Qué es el Form I-9?
Formulario I-9, Verificación de elegibilidad de empleo (Employment Eligibility Verification) es el formulario del Departamento de Seguridad Nacional, emitido por el Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS), que empleadores y empleados completan para documentar la identidad y autorización de empleo de cada nuevo empleado contratado para trabajar en Estados Unidos, sea ciudadano o extranjero.
Las instrucciones indican que el formulario se aplica a empleados contratados después del 6 de noviembre de 1986 y, en el Estado Libre Asociado de las Islas Marianas del Norte (CNMI), a empleados contratados después del 27 de noviembre de 2011. El formulario de cuatro páginas (OMB No. 1615-0047, vence el 05/31/2027) tiene estas partes:
- Sección 1, Employee Information and Attestation: el empleado proporciona datos personales y certifica su ciudadanía o estatus migratorio.
- Sección 2, Employer Review and Verification: el empleador o representante autorizado registra los documentos que presenta el empleado.
- Listas de documentos aceptables: Lista A (identidad y autorización de empleo), Lista B (identidad) y Lista C (autorización de empleo).
- Suplemento A: certificación del preparador o traductor para la Sección 1.
- Suplemento B: reverificación y recontratación, que reemplaza la antigua Sección 3.
El Formulario I-9 es un registro que conserva el empleador. No se presenta ante USCIS ni ante el Servicio de Inmigración y Control de Aduanas (ICE). Los empleadores en Puerto Rico pueden usar la versión en español en lugar de la versión en inglés; cualquier empleador puede usar la versión en español como herramienta de traducción.
¿Quién tiene que presentar el Form I-9?
Todos los empleadores de Estados Unidos deben completar el Formulario I-9 para cada persona que contraten para trabajar en Estados Unidos, incluidos ciudadanos estadounidenses y extranjeros. El empleado completa la Sección 1; el empleador o un representante autorizado designado por el empleador completa la Sección 2. El empleador sigue siendo responsable de las infracciones, incluidas las cometidas por su representante.
- Empleados: cualquier persona que realiza trabajo o presta servicios en Estados Unidos a cambio de salarios u otra remuneración.
- Preparadores y traductores: toda persona que ayude a un empleado a completar la Sección 1 o la traduzca completa el Suplemento A. No hay límite en la cantidad de personas que puede usar un empleado.
- Empleadores que necesitan el Suplemento B: aquellos que deben reverificar la autorización de empleo, recontratar a un empleado o registrar un cambio de nombre.
Las instrucciones excluyen del término «empleado» a los voluntarios que no reciben remuneración, los contratistas independientes y las personas que realizan ciertos trabajos domésticos ocasionales. Los empleadores en Estados Unidos, excepto Puerto Rico, deben usar el formulario en inglés. Los empleadores no deben pedir a los empleados documentos para verificar la Sección 1 ni especificar cuáles documentos aceptables deben presentar.
Cuándo presentar el Form I-9
Los empleados deben completar y firmar la Sección 1 a más tardar el primer día de empleo; pueden hacerlo antes, pero no antes de aceptar una oferta de trabajo. El empleador debe completar la Sección 2 dentro de los tres días hábiles siguientes al primer día de empleo del empleado. Si la persona es contratada por menos de tres días hábiles, la Sección 2 debe completarse a más tardar el primer día de empleo. Por ejemplo, si un empleado comienza el lunes, debe presentar los documentos y la Sección 2 debe completarse a más tardar el jueves de esa semana.
El Suplemento B se usa solo cuando es necesario. Reverifique en la fecha que ocurra primero: la fecha de vencimiento de la autorización de empleo indicada en la Sección 1 (si corresponde) o la fecha de vencimiento del documento de la Lista A o la Lista C registrado en la Sección 2. Si vuelve a contratar a una persona dentro de los tres años a partir de la fecha en que se completó por primera vez su Formulario I-9, puede usar el Suplemento B; si han pasado más de tres años, debe completar un nuevo Formulario I-9.
Conservación: conserve el formulario mientras el empleado trabaje para usted y, después, durante un año tras el fin del empleo o tres años después del primer día de empleo, lo que ocurra más tarde.
Documentos que necesitas
- Un documento de la Lista A que establezca tanto la identidad como la autorización de empleo, como un pasaporte estadounidense, una Tarjeta de Residente Permanente (Formulario I-551) o un Documento de Autorización de Empleo (Formulario I-766). El empleado lo elige; no se necesita entonces ningún documento de la Lista B o C.
- Si no se presenta un documento de la Lista A: un documento de la Lista B que establezca la identidad, como una licencia de conducir o tarjeta de identificación emitida por un estado, con fotografía o información identificativa.
- Si no se presenta un documento de la Lista A: un documento de la Lista C que establezca la autorización de empleo, como una tarjeta del Número de Seguro Social sin restricciones o un certificado de nacimiento original o copia certificada.
- Para personas menores de 18 años que no puedan presentar un documento de la Lista B indicado: un expediente escolar o boletín de calificaciones, expediente de clínica, médico u hospital, o expediente de guardería o preescolar.
- Un recibo aceptable por un documento de las Listas A, B o C perdido, robado o dañado, o los recibos del Formulario I-94 indicados en el formulario, en lugar del documento durante un período temporal; el M-274 indica las fechas de validez de los recibos.
- Los documentos deben ser originales y no estar vencidos; no se aceptan fotocopias, excepto copias certificadas de certificados de nacimiento. Los documentos cuya vigencia haya extendido la autoridad emisora se consideran no vencidos.
- Suplemento A (página 3), solo si un preparador o traductor ayudó al empleado con la Sección 1; el empleador lo conserva junto con el Formulario I-9.
- Suplemento B (página 4), solo para reverificación, una recontratación documentada o un cambio de nombre; la reverificación requiere un documento de la Lista A o la Lista C.
Cómo rellenar el Form I-9
Ingrese el nombre y la dirección en la Sección 1
El empleado ingresa Last Name (Family Name), First Name (Given Name), Middle Initial y Other Last Names Used, y luego la dirección, el número de apartamento, la ciudad, el estado y el código ZIP. Si tiene un solo nombre, ingréselo como apellido y escriba «Unknown» como nombre.
Agregue la fecha de nacimiento y los datos de contacto
Ingrese Date of Birth en formato mm/dd/yyyy. El número del Seguro Social de Estados Unidos es voluntario, salvo que el empleador participe en E-Verify, en cuyo caso es obligatorio; también se solicitan la dirección de correo electrónico y el número de teléfono.
Marque una casilla de estatus de ciudadanía
Seleccione uno de los puntos del 1 al 4: ciudadano de Estados Unidos, nacional no ciudadano, residente permanente legal (ingrese el número de USCIS o A-Number) o extranjero autorizado para trabajar. Para el punto 4, ingrese la fecha de vencimiento o N/A si no hay una.
Ingrese los identificadores de autorización para extranjeros
Si marcó el punto 4, ingrese uno de estos datos: número A de USCIS, número de admisión del Formulario I-94, o número de pasaporte extranjero y país de emisión.
Firme y feche la Sección 1
Firme en Signature of Employee e ingrese Today's Date (mm/dd/yyyy). Si un preparador o traductor ayudó, esa persona completa el Suplemento A en la página 3.
Registre los documentos en la Sección 2
El empleador ingresa Document Title, Issuing Authority, Document Number y Expiration Date para un documento de la Lista A o para un documento de la Lista B y uno de la Lista C. Use Document Title 2 y 3 para documentos combinados y el cuadro Additional Information para detalles adicionales.
Agregue el primer día de empleo y el procedimiento alternativo
Ingrese First Day of Employment (mm/dd/yyyy). Marque la casilla solo si utilizó un procedimiento alternativo autorizado por el DHS para examinar los documentos, y ponga sus iniciales y la fecha en cualquier anotación de Additional Information.
Complete la certificación del empleador
Ingrese el nombre y el cargo del empleador o representante autorizado, firme e ingrese Today's Date. Agregue Employer's Business or Organization Name and Address.
Complete el Suplemento A si es necesario
Cada preparador o traductor ingresa el nombre del empleado en la parte superior y luego firma, fecha e indica su nombre y dirección en un área de certificación separada.
Use el Suplemento B cuando sea necesario
Para reverificación o recontratación, ingrese el nombre del empleado, Date of Rehire o New Name si corresponde, el título, número y fecha de vencimiento del documento; luego el empleador firma y fecha. Use una sección nueva para cada evento.
Revise, firme y descargue el PDF
Verifique que todos los campos correspondientes estén completos y que los campos que no correspondan estén en blanco. Descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF, luego fírmelo a mano y consérvelo como se describe en Cómo presentar.
Cómo presentar el Form I-9
El Formulario I-9 no se presenta ante ninguna agencia: el empleador lo conserva. USCIS e ICE indican que no se deben enviar por correo ni presentar ante ellas los formularios completados.
- Archivos del empleador: conserve cada Formulario I-9 completado, con los suplementos y las fotocopias de documentos que haya hecho, mientras el empleado trabaje para usted y, después, durante un año tras el fin del empleo o tres años después del primer día de empleo, lo que ocurra más tarde. Guarde los formularios en un lugar seguro. Para reclutadores o personas que refieren trabajadores a cambio de una tarifa que sean asociaciones agrícolas, empleadores agrícolas o contratistas de trabajadores agrícolas, el plazo de conservación es de tres años después del primer día de empleo.
- Inspección: ponga los formularios a disposición de los funcionarios autorizados del Departamento de Seguridad Nacional, el Departamento del Trabajo o la División de Derechos Civiles del Departamento de Justicia, Sección de Derechos de Inmigrantes y Empleados.
- Firmas: el PDF rellenable no cumple las normas del DHS para los sistemas electrónicos del Formulario I-9, así que imprímalo y fírmelo a mano, en lugar de escribir o agregar una firma electrónicamente. La generación y conservación electrónicas se rigen por 8 CFR section 274a.2.
- Formularios en papel: solicítelos en www.uscis.gov/forms/forms-by-mail o llame al Centro de Contacto de USCIS al 1-800-375-5283 (TTY 1-800-767-1833).
FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; el formulario completado debe manejarse de acuerdo con las reglas de conservación indicadas arriba.
Errores comunes que debes evitar
- Antedatar la fecha de firma del empleado en la Sección 1; las instrucciones indican que no debe antedatarse.
- Pedir al empleado documentos para verificar la Sección 1 o decirle qué documentos de las Listas A, B o C debe presentar, lo cual puede constituir discriminación.
- Aceptar fotocopias de documentos; solo se aceptan documentos originales y copias certificadas de certificados de nacimiento.
- Aceptar un documento vencido o rechazar uno aceptable porque su fecha de vencimiento es futura.
- Ingresar un Número de Identificación Personal del Contribuyente (ITIN) en el campo del número del Seguro Social.
- Seleccionar «A lawful permanent resident» si la persona es asilada o refugiada; debe seleccionar «An alien authorized to work».
- Completar la Sección 2 después de tres días hábiles a partir del primer día de empleo, o no incluir el Suplemento A del preparador en el expediente del empleado cuando un preparador o traductor haya ayudado.
- Escribir o agregar firmas electrónicamente en el PDF rellenable en vez de imprimirlo y firmarlo a mano.
- Enviar por correo el formulario completado a USCIS o ICE en lugar de conservarlo en los archivos.
- Reverificar a un residente permanente legal que presentó una Tarjeta de Residente Permanente (Formulario I-551) o a un ciudadano estadounidense; no se debe reverificar a ninguno de ellos.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se usa el formulario I-9?
El formulario I-9, Formulario I-9, documenta la identidad y autorización de empleo de cada nuevo empleado contratado para trabajar en Estados Unidos, incluidos ciudadanos y extranjeros. El empleado completa la Sección 1 y el empleador completa la Sección 2 después de examinar los documentos del empleado.
¿Debo enviar el Formulario I-9 a USCIS después de completarlo?
No. No presente ni envíe por correo el Formulario I-9 a USCIS o ICE. El empleador lo conserva y debe ponerlo a disposición de los funcionarios autorizados del DHS, el Departamento del Trabajo o el Departamento de Justicia para su inspección.
¿Cuánto tiempo debe conservar el empleador el Formulario I-9?
Mientras el empleado trabaje para el empleador y, después, durante un año tras el fin del empleo o tres años después del primer día de empleo, lo que ocurra más tarde. Los suplementos y las fotocopias de documentos que se hayan hecho deben conservarse junto con el formulario.
¿Qué documentos puede presentar un empleado para el Formulario I-9?
Un documento de la Lista A o un documento de la Lista B más uno de la Lista C, a elección del empleado. Los documentos deben ser originales y no estar vencidos. En ciertos casos pueden usarse recibos aceptables durante un período temporal, y el empleador no puede especificar qué documentos presentar.
¿Cuándo debe completarse la Sección 2 del Formulario I-9?
Dentro de los tres días hábiles siguientes al primer día de empleo del empleado. Si se contrata al empleado por menos de tres días hábiles, la Sección 2 debe completarse a más tardar el primer día de empleo.
¿Puedo firmar electrónicamente el Formulario I-9 rellenable?
No. USCIS indica que el PDF rellenable no cumple las normas del DHS para los sistemas electrónicos del Formulario I-9, por lo que debe imprimirlo y firmarlo a mano. Escribir o agregar una firma electrónicamente puede dar lugar a multas y otras sanciones.
¿Existe una versión en español del Formulario I-9?
Sí, pero solo los empleadores ubicados en Puerto Rico pueden completar la versión en español en lugar de la versión en inglés. Cualquier empleador puede usar el formulario y las instrucciones en español como herramienta de traducción.
¿Qué es el Suplemento B del Formulario I-9?
El Suplemento B, Reverificación y recontratación, reemplaza la antigua Sección 3. Úselo cuando sea necesario reverificar a un empleado, cuando se lo vuelva a contratar dentro de los tres años del formulario original o cuando presente prueba de un cambio legal de nombre.
¿Puedo rellenar el formulario I-9 en línea en FillingPDF?
Sí. Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente y no presenta, almacena ni verifica el formulario; usted lo imprime, lo firma a mano y el empleador lo conserva.
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