El Formulario OSHA 301, Informe de incidente de lesión y enfermedad (Injury and Illness Incident Report), es el informe que los empleadores completan para cada lesión o enfermedad laboral registrada en el Registro OSHA Form 300, conforme a lo establecido por la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA). Solicita información sobre el empleado, el médico o profesional de atención médica y lo sucedido. En esta página puede rellenar el formulario en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. OSHA publica el original en su paquete de Formularios para registrar lesiones y enfermedades laborales, junto con el Registro y el Resumen.
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¿Qué es el OSHA 301?
Formulario OSHA 301, Informe de incidente de lesión y enfermedad (Injury and Illness Incident Report), es el formulario de OSHA que un empleador completa para detallar una sola lesión o enfermedad laboral que debe notificarse, junto con el Registro de lesiones y enfermedades laborales (Formulario 300) y el Resumen (Formulario 300A).
OSHA lo describe como uno de los primeros formularios que se completan cuando ocurre una lesión o enfermedad laboral que debe notificarse. Junto con el Registro y el Resumen, ayuda al empleador y a OSHA a comprender la magnitud y la gravedad de los incidentes laborales. El formulario está aprobado conforme al número OMB 1218-0176 y la revisión impresa en él es Rev. 04/2004.
El formulario tiene tres bloques de preguntas: información sobre el empleado (elementos 1 a 5), información sobre el médico u otro profesional de atención médica (elementos 6 a 9) e información sobre el caso (elementos 10 a 18); al final se identifica a quien lo completó. Los elementos 14 a 17 preguntan sobre la actividad del empleado antes del incidente, lo sucedido, la lesión o enfermedad y el objeto o sustancia involucrados.
Los tres formularios tienen funciones distintas. El Registro (Formulario 300) clasifica cada caso e indica su gravedad; el Resumen (Formulario 300A) muestra los totales del año y es el único de los tres que se publica; y el Formulario 301 proporciona los detalles narrativos de un incidente. Se puede usar un formulario equivalente en lugar del OSHA 301 si contiene toda la información que solicita el formulario. OSHA indica que incluir un caso en el Registro no significa que el empleador o el trabajador hayan tenido la culpa ni que se haya infringido una norma de OSHA.
¿Quién tiene que presentar el OSHA 301?
Los empleadores que deben llevar registros de lesiones y enfermedades de OSHA completan un Formulario 301, o un formulario equivalente, por cada lesión o enfermedad que registran en el Registro OSHA Form 300.
No todos los empleadores deben llevar estos registros. El paquete de OSHA indica lo siguiente:
- Los empleadores que tuvieron 10 empleados o menos durante todo el año calendario anterior no necesitan completar los formularios.
- Los establecimientos de ciertos sectores también están exentos; la lista está en la página de OSHA sobre conservación de registros: https://www.osha.gov/recordkeeping.
- Los empleadores de estados con un Plan Estatal deben consultar con su Plan Estatal para saber si se aplican las exenciones.
- Un establecimiento exento debe completar los formularios si la Oficina de Estadísticas Laborales o OSHA se lo comunica por escrito.
Incluso un empleador parcialmente exento debe notificar a OSHA cualquier incidente que provoque una fatalidad, una hospitalización como paciente interno, una amputación o la pérdida de un ojo; ese informe es independiente del Formulario 301.
Algunos informes estatales de compensación para trabajadores, de seguros u otros pueden reemplazar el formulario, siempre que proporcionen la misma información. Los empleados, exempleados y sus representantes tienen acceso limitado al OSHA 301 o a su equivalente conforme a 29 CFR Parte 1904.35.
Cuándo presentar el OSHA 301
Complete el Formulario 301 dentro de los 7 días calendario posteriores a recibir información de que ocurrió una lesión o enfermedad laboral que debe notificarse. El mismo plazo se aplica para decidir si el caso debe notificarse conforme a las definiciones de OSHA.
El formulario está vinculado al Registro: el elemento 10 solicita el número de caso del Registro, que se transfiere después de registrar el caso. Por lo tanto, se completa un Formulario 301 por cada caso incluido en el Registro.
Conserve cada formulario completado en sus archivos durante 5 años después del año al que corresponde. El formulario no establece otro plazo y no se envía por correo a OSHA en una fecha límite; la presentación anual de datos electrónicos, cuando corresponda, se describe en Cómo presentar.
Cómo rellenar el OSHA 301
Registre primero el caso
Determine si el caso debe notificarse e inclúyalo en el Registro OSHA Form 300, ya que el elemento 10 de este formulario solicita el número de caso del Registro.
Ingrese los datos del empleado
Complete los elementos 1 a 5: nombre completo, calle, ciudad, estado y código ZIP, fecha de nacimiento, fecha de contratación (mes, día, año) y Male o Female.
Identifique al profesional de atención médica
En el elemento 6, ingrese el nombre del médico u otro profesional de atención médica. Si el tratamiento se proporcionó fuera del lugar de trabajo, indique el establecimiento, la calle, la ciudad, el estado y el código ZIP en el elemento 7.
Responda las preguntas sobre el tratamiento
Elemento 8: seleccione Yes o No para indicar si el empleado recibió tratamiento en una sala de emergencias. Elemento 9: seleccione Yes o No para indicar si el empleado fue hospitalizado durante la noche como paciente interno.
Ingrese el número de caso y las fechas
Elemento 10: el número de caso del Registro. Elemento 11: la fecha de la lesión o enfermedad, en formato mes, día, año.
Ingrese las horas
Elemento 12: la hora en que el empleado comenzó a trabajar (HH:MM, AM o PM). Elemento 13: la hora del incidente (HH:MM, AM o PM), o marque la casilla si no se puede determinar la hora.
Describa el incidente sin incluir información personal
Los elementos 14 a 17 preguntan qué hacía el empleado justo antes del incidente, qué sucedió, cuál fue la lesión o enfermedad y qué parte del cuerpo se vio afectada, y qué objeto o sustancia causó directamente el daño al empleado. No incluya nombres, números de teléfono ni números del Seguro Social; deje en blanco el elemento 17 si no corresponde.
Agregue la fecha de fallecimiento, si corresponde
Elemento 18: si el empleado falleció, ingrese la fecha de fallecimiento en formato mes, día, año.
Indique quién completó el formulario
Ingrese el nombre de la persona que lo completó, su cargo, número de teléfono y la fecha.
Revise y descargue el PDF completado
Revise cada elemento comparándolo con la entrada del Registro. Luego, descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y consérvelo en sus archivos según se describe en Cómo presentar.
Cómo presentar el OSHA 301
El Formulario 301 se conserva en los archivos del establecimiento; OSHA no acepta formularios impresos completados enviados por correo ni formularios electrónicos enviados por correo electrónico.
- Consérvelo en sus archivos: guarde el formulario completado, o su equivalente, durante 5 años después del año al que corresponde. Los empleados, exempleados y sus representantes tienen acceso limitado.
- Aplicación de seguimiento de lesiones (ITA): los establecimientos sujetos al requisito deben presentar a OSHA sus datos anuales de los Formularios 300A, 300 y 301 mediante la Aplicación de seguimiento de lesiones de OSHA. Para averiguar si su establecimiento debe presentar los datos, visite https://www.osha.gov/injuryreporting/index.html.
- No lo envíe a la Oficina de Análisis Estadístico: la dirección impresa en el formulario, US Department of Labor, OSHA Office of Statistical Analysis, Room N-3644, 200 Constitution Avenue, NW, Washington, DC 20210, es para comentarios sobre la carga de trabajo administrativo. El formulario indica que no se envíen allí los formularios completados.
Las fatalidades, hospitalizaciones como paciente interno, amputaciones o pérdidas de un ojo se notifican por separado: llame al 1-800-321-OSHA (6742), llame a la oficina de área más cercana durante el horario laboral normal o use el formulario en línea en https://www.osha.gov/pls/ser/serform.html.
FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza mediante los canales indicados arriba.
Errores comunes que debes evitar
- Ingresar información de identificación personal en los elementos 14 a 17, como nombres, números de teléfono o números del Seguro Social; el formulario indica que no se incluya.
- Completar el formulario más de 7 días calendario después de recibir información de que ocurrió una lesión o enfermedad laboral que debe notificarse.
- Enviar por correo el formulario completado a OSHA o enviarlo por correo electrónico; OSHA no acepta formularios impresos por correo ni formularios electrónicos por correo electrónico.
- Enviar el formulario completado a la Oficina de Análisis Estadístico de OSHA en Washington, DC; esa dirección es solo para comentarios sobre la carga de trabajo administrativo.
- Usar un informe sustituto que omita información solicitada por el OSHA 301; un formulario equivalente debe incluirla toda.
- Desechar el formulario antes de que hayan transcurrido 5 años desde el año al que corresponde.
- Dejar vacío el elemento 10 en vez de transferir el número de caso del Registro después de registrarlo.
- Editar o imprimir el PDF rellenable en un visor de complementos del navegador; OSHA indica que primero se guarde el archivo en la computadora y se abra en Acrobat.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el OSHA 301 y para qué se usa?
El OSHA 301 es el Informe de incidente de lesión y enfermedad. Un empleador lo completa para detallar una lesión o enfermedad laboral que debe notificarse, además de registrar el caso en el Registro OSHA Form 300. También se puede usar un formulario equivalente.
¿Cuánto tiempo tengo para completar el Formulario 301?
Debe completarlo dentro de los 7 días calendario posteriores a recibir información de que ocurrió una lesión o enfermedad laboral que debe notificarse. También debe decidir dentro del mismo plazo de 7 días si el caso debe notificarse conforme a las definiciones de OSHA.
¿Cuánto tiempo debo conservar un OSHA 301?
Consérvelo en sus archivos durante 5 años después del año al que corresponde. El mismo período de 5 años se aplica al Registro y al Resumen.
¿Debo enviar el Formulario OSHA 301 a OSHA?
No por correo postal ni electrónico: OSHA no acepta formularios impresos completados por correo ni formularios electrónicos por correo electrónico. Los establecimientos sujetos al requisito presentan los datos anuales de los Formularios 300A, 300 y 301 mediante la Aplicación de seguimiento de lesiones de OSHA. Consulte https://www.osha.gov/injuryreporting/index.html para saber si debe hacerlo.
¿Puedo usar mi propio formulario o un informe de compensación para trabajadores en lugar del OSHA 301?
Sí, si contiene toda la información que solicita el OSHA 301. OSHA indica que algunos informes estatales de compensación para trabajadores, de seguros u otros pueden ser sustitutos aceptables. Los formularios equivalentes se pueden conservar en cualquier formato de archivo si se cumplen los requisitos de 1904.29(b)(4) y 1904.32(b)(2)(iii).
¿Quién está exento de llevar registros OSHA 301?
Los empleadores que tuvieron 10 empleados o menos durante todo el año calendario anterior y los establecimientos de ciertos sectores exentos. Las reglas pueden variar en los estados con un Plan Estatal, y un establecimiento exento debe conservar los formularios si OSHA o la Oficina de Estadísticas Laborales se lo comunica por escrito.
¿El Formulario 301 sirve para notificar a OSHA un fallecimiento o una hospitalización?
No. Las fatalidades, hospitalizaciones como paciente interno, amputaciones o pérdidas de un ojo se notifican a OSHA por separado: llame al 1-800-321-OSHA (6742), llame a la oficina de área más cercana o use el formulario de notificación en línea. El Formulario 301 es el registro que usted conserva.
¿Puedo completar el OSHA 301 en línea en FillingPDF?
Puede rellenar el PDF rellenable en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es independiente de OSHA y no presenta ni envía nada en su nombre; el formulario completado se conserva en sus archivos y los datos electrónicos se presentan mediante los canales de OSHA.
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