El Formulario SF 701, Lista de verificación de seguridad de actividades (Activity Security Checklist), es un Formulario estándar (11-2010) establecido por NARA/ISOO y publicado entre los formularios de la Administración de Servicios Generales de Estados Unidos (GSA). La persona que inspeccionó un área de trabajo lo utiliza para registrar, día por día durante un mes, que se revisó cada elemento de seguridad incluido en la hoja. En esta página puede rellenar el SF 701 en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; GSA publica el PDF oficial en gsa.gov.
Última actualización
¿Qué es el SF 701?
Formulario estándar 701, Lista de verificación de seguridad de actividades (Standard Form 701, Activity Security Checklist), es un registro de una página en el que una persona certifica que realizó una inspección de seguridad de un área de trabajo y revisó todos los elementos enumerados, con una columna para cada día del mes.
En el encabezado de la hoja se indican la división, sucursal u oficina, el número de habitación y el mes y año. Debajo de la declaración de certificación aparecen las líneas opcionales TO (PARA), FROM (DE) y THROUGH (POR CONDUCTO DE), una cuadrícula de hasta ocho elementos numerados y una columna para cada día del 1 al 31. Para cada día hay un espacio para poner las iniciales en el informe diario y otro para anotar la hora.
Los elementos no vienen impresos. Una nota al pie indica que debe completar cada elemento según sea necesario para cumplir los requisitos de su organización y ofrece como ejemplo «1. Security alarm(s) and related equipment have been activated (where appropriate).» (Se activaron las alarmas de seguridad y los equipos relacionados, cuando corresponda).
El formulario indica que las irregularidades descubiertas se comunicarán sin demora a la oficina de seguridad designada para que tome medidas correctivas. Está impreso como Formulario estándar 701 (11-2010), NSN 7540-01-213-7899, establecido por NARA/ISOO, y cita 32 CFR Parte 2001 y EO 13526. GSA lo incluye en su página de formularios con el número SF701 y una fecha de revisión de 11/2010.
¿Quién tiene que presentar el SF 701?
El formulario lo utiliza la persona que inspecciona un área de trabajo y certifica que revisó los elementos de seguridad enumerados. Su propia certificación dice: «I have conducted a security inspection of this work area and checked all the items listed below.» (Realicé una inspección de seguridad de esta área de trabajo y revisé todos los elementos que se indican a continuación). Cada organización decide qué elementos incluir en su lista de verificación, ya que el formulario indica que debe completarlos para cumplir los requisitos de su organización.
Las líneas TO, FROM y THROUGH están marcadas «(if required)» (si se requiere), por lo que solo se completan cuando lo exigen la organización o el proceso de distribución de la oficina.
El formulario no indica quién debe usarlo, qué oficinas están cubiertas ni quién puede firmar en nombre de otra persona. Su organización responde esas preguntas mediante sus procedimientos de seguridad y su oficina de seguridad designada. El formulario cita 32 CFR Parte 2001 y EO 13526 como fundamento, y está establecido por NARA/ISOO.
Cuándo presentar el SF 701
El formulario se completa durante el mes que cubre, con una columna para cada día del 1 al 31. Cada día que inspeccione el área de trabajo, ponga sus iniciales en la columna correspondiente a ese día y anote la hora; el mes y el año se indican en la parte superior de la hoja.
El formulario no especifica una fecha límite para presentarlo ni otra fecha de vencimiento. El evento que lo activa es la propia inspección: la certificación indica que realizó una inspección de seguridad del área de trabajo y revisó todos los elementos enumerados. Si encuentra irregularidades, el formulario indica que se comunicarán sin demora a la oficina de seguridad designada para que tome medidas correctivas, por lo que no debe esperar hasta el final del mes para informar.
Cómo rellenar el SF 701
Indique la división, sucursal u oficina
En el recuadro superior izquierdo con la etiqueta DIVISION/BRANCH/OFFICE (DIVISIÓN/SUCURSAL/OFICINA), escriba la unidad responsable del área de trabajo.
Indique el número de habitación y el mes
Anote el ROOM NUMBER (NÚMERO DE HABITACIÓN) del área de trabajo y el MONTH AND YEAR (MES Y AÑO) que cubre la hoja.
Complete las líneas de distribución si se requiere
Complete TO, FROM y THROUGH solo si su organización lo exige; cada línea está marcada «(if required)» (si se requiere).
Escriba los elementos de la lista de verificación
En las filas 1 a 8 de la columna ITEM (ELEMENTO), escriba cada elemento de seguridad que su organización quiera que se revise, como el ejemplo de la nota al pie sobre la activación de alarmas de seguridad y equipos relacionados (cuando corresponda). Utilice únicamente las filas que necesite.
Marque la inspección de cada día
Después de inspeccionar el área de trabajo y revisar todos los elementos enumerados, marque la columna correspondiente a ese día, numerada del 1 al 31, junto a cada elemento.
Ponga sus iniciales y anote la hora
En la columna del mismo día, ponga sus iniciales en la línea INITIAL FOR DAILY REPORT (INICIALES PARA EL INFORME DIARIO) y anote la hora en la línea TIME (HORA).
Informe cualquier irregularidad
Si encuentra una irregularidad, comuníquela sin demora a la oficina de seguridad designada para que tome medidas correctivas, tal como indica el formulario.
Revise y descargue el PDF completado
Revise el encabezado, los elementos y las iniciales y horas de cada día; luego descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y manéjelo según las instrucciones de su organización.
Cómo presentar el SF 701
El SF 701 no incluye una dirección postal, un portal ni un canal de presentación. Es una lista de verificación que se conserva para el área de trabajo que cubre, y la única distribución que indica el formulario corresponde a las líneas opcionales TO, FROM y THROUGH, que se completan «if required» (si se requiere).
- Irregularidades: el formulario indica que las irregularidades descubiertas se comunicarán sin demora a la oficina de seguridad designada para que tome medidas correctivas. Utilice el canal que su organización haya establecido para esa oficina.
- Distribución de la hoja: si su organización lo requiere, indique el destinatario en TO, el remitente en FROM y cualquier oficina intermedia en THROUGH. El formulario no indica quiénes son los destinatarios.
- Preguntas sobre el manejo o la conservación: consulte a su oficina de seguridad designada, ya que el formulario no ofrece instrucciones sobre ninguno de esos temas.
GSA publica el PDF oficial en https://www.gsa.gov/system/files/SF701.pdf. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; el manejo del formulario completado se rige por los procedimientos de su organización.
Errores comunes que debes evitar
- Dejar vacías las filas de elementos. El formulario no incluye elementos impresos y su nota al pie indica que debe completar cada ITEM (ELEMENTO) según sea necesario para cumplir los requisitos de su organización.
- Omitir la división, sucursal u oficina, el número de habitación o el mes y año en el encabezado, de modo que no se pueda vincular la hoja con un área de trabajo y un período.
- Marcar un día sin poner sus iniciales en la línea Initial for Daily Report (Iniciales para el informe diario), o dejar vacía la línea Time (Hora) de la columna de ese día.
- Poner sus iniciales en días en que no se realizó una inspección; el formulario certifica que realizó la inspección y revisó todos los elementos enumerados.
- No informar las irregularidades encontradas durante la inspección; el formulario indica que se comunicarán sin demora a la oficina de seguridad designada para que tome medidas correctivas.
- Tratar las líneas TO, FROM y THROUGH como si siempre fueran obligatorias, o no completarlas cuando su organización exige la distribución; están marcadas «(if required)» (si se requiere).
- Escribir elementos que no coincidan con los requisitos de su organización, por ejemplo, copiar el ejemplo de alarma de la nota al pie, «where appropriate» (cuando corresponda), cuando no sea aplicable.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se utiliza el SF 701?
El SF 701 es la Lista de verificación de seguridad de actividades. Se utiliza para registrar que inspeccionó un área de trabajo y revisó todos los elementos de seguridad enumerados, día por día durante un mes. Las irregularidades encontradas deben comunicarse sin demora a la oficina de seguridad designada para que tome medidas correctivas.
¿Puedo rellenar el SF 701 en línea?
Sí. Puede rellenar el PDF del SF 701 en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente, no está conectado con GSA ni con NARA/ISOO y no presenta ni envía el formulario; su manejo se rige por los procedimientos de su organización.
¿Qué elementos se incluyen en la lista de verificación SF 701?
Usted los determina. El formulario tiene ocho filas numeradas para elementos que están en blanco, y su nota al pie indica que debe completar cada elemento según sea necesario para cumplir los requisitos de su organización. El ejemplo de la nota al pie indica que las alarmas de seguridad y los equipos relacionados se hayan activado, cuando corresponda.
¿Cuántos días cubre un SF 701?
Un mes. La cuadrícula tiene columnas numeradas del 1 al 31 y un encabezado para el mes y el año. Por cada día, ponga sus iniciales en el informe diario y anote la hora.
¿A quién debo informar las irregularidades indicadas en el SF 701?
A la oficina de seguridad designada. El formulario indica que las irregularidades descubiertas se comunicarán sin demora a esa oficina para que tome medidas correctivas. No identifica la oficina, así que utilice la que su organización haya designado.
¿Debo completar las líneas TO, FROM y THROUGH?
Solo si se requiere. Cada una de las tres líneas está marcada «(if required)» (si se requiere) en el formulario, así que complételas cuando lo exijan su organización o el proceso de distribución; de lo contrario, puede dejarlas en blanco.
¿Qué revisión del SF 701 está vigente?
El formulario está impreso como Formulario estándar 701 (11-2010), NSN 7540-01-213-7899, establecido por NARA/ISOO. La página de formularios de GSA indica el número de formulario SF701 y una fecha de revisión vigente de 11/2010.
¿Listo para rellenar el SF 701?
Rellenar el SF 701 ahora