El Formulario W-12, Solicitud y renovación del número de identificación tributaria del preparador remunerado del IRS (IRS Paid Preparer Tax Identification Number (PTIN) Application and Renewal), que a menudo se busca como w12, es el formulario del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que se usa para solicitar o renovar un PTIN. Toda persona a quien se le pague por preparar declaraciones de impuestos federales, incluidos los agentes inscritos, debe tener un PTIN y renovarlo cada año. En esta página puede rellenar el formulario en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; el IRS publica el PDF oficial y sus instrucciones, y también acepta solicitudes de PTIN en línea en www.irs.gov/ptin.
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¿Qué es el W-12?
El Formulario W-12, Solicitud y renovación del número de identificación tributaria del preparador remunerado del IRS (IRS Paid Preparer Tax Identification Number (PTIN) Application and Renewal) es el formulario del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que usan los preparadores remunerados de declaraciones de impuestos para solicitar un PTIN nuevo o renovar uno existente. Se emite bajo el número OMB 1545-2190.
Un PTIN es el número que un preparador remunerado incluye en las declaraciones que prepara. El formulario recopila su nombre legal, número de Seguro Social (SSN) y fecha de nacimiento, direcciones personales y comerciales, cualquier ITIN o IRSN que haya recibido, su última declaración de impuestos federales presentada, respuestas sobre condenas por delitos graves, cumplimiento tributario federal y seguridad de datos, y sus credenciales profesionales.
Las instrucciones del IRS indican que cierta información de la solicitud se pone a disposición del público en virtud de la Ley de Libertad de Información: su nombre, nombre comercial, dirección comercial, número de teléfono comercial, dirección del sitio web comercial y credenciales profesionales. La dirección comercial de la línea 5a también aparece en el Directorio en línea de preparadores de declaraciones de impuestos federales con credenciales y determinadas cualificaciones si reúne los requisitos para ser incluido.
Hay dos formularios complementarios para las personas que no tienen un SSN emitido en Estados Unidos. El Formulario 8945 es para ciudadanos estadounidenses con una objeción religiosa por motivos de conciencia a tener un SSN, y el Formulario 8946 es para personas extranjeras. Los agentes inscritos también pueden usar la línea 12 del Formulario W-12 para solicitar que se actualice la dirección de su cuenta EA.
¿Quién tiene que presentar el W-12?
Toda persona que sea preparador remunerado de declaraciones de impuestos debe solicitar y recibir un PTIN. Los agentes inscritos (EA) también deben obtener uno. Para este propósito, un preparador de declaraciones de impuestos es toda persona que recibe una compensación por preparar, o ayudar a preparar, toda o prácticamente toda una declaración de impuestos o una reclamación de reembolso. El PTIN debe renovarse cada año. Los solicitantes deben tener al menos 18 años.
Condiciones y excepciones indicadas en las instrucciones del IRS:
- Empleados del IRS: tienen prohibido preparar o ayudar a preparar declaraciones de impuestos a cambio de una compensación; la línea 1 pregunta si usted es actualmente empleado del IRS.
- Sin un SSN emitido en Estados Unidos: un ciudadano estadounidense que tenga una objeción religiosa por motivos de conciencia debe completar también el Formulario 8945. Una persona extranjera, es decir, una persona que tiene un SSN emitido en Estados Unidos y no reúne los requisitos para obtenerlo y que no es ciudadana estadounidense ni extranjera residente, debe proporcionar una verificación de identidad adicional, ya sea en línea o mediante el Formulario 8946.
- Encarcelamiento: una condena por un delito grave no necesariamente lo descalifica, pero, por lo general, no se permitirá que una persona que esté actualmente encarcelada por una condena por cualquier delito grave obtenga o renueve un PTIN.
- Preparadores inactivos: si no espera preparar declaraciones federales a cambio de una compensación durante un año calendario completo, puede inactivar su PTIN en su cuenta PTIN en línea. Los EA no deben inactivarlo a menos que se jubilen, ya que deben mantener un PTIN vigente para conservar la credencial EA.
Cuándo presentar el W-12
Solicite un PTIN antes de preparar declaraciones de impuestos federales a cambio de una compensación y renuévelo cada año. El Formulario W-12 no establece una fecha límite única; el momento depende de su situación.
- Solicitud inicial entre el 1 de octubre y el 31 de diciembre: la línea 2 pregunta si el PTIN debe ser válido para el año calendario actual (válido hasta el 31 de diciembre) o para el año calendario siguiente (válido a partir del 1 de enero). Si no selecciona ninguna opción, la solicitud se procesa para el año calendario actual.
- Renovaciones de años anteriores: indique cada año anterior (AAAA) en la línea 2, en un solo Formulario W-12. Si su PTIN ha estado vencido por más de 1 año calendario completo, debe renovarlo por cada año vencido, a menos que haya estado inactivo durante ese año.
- Inactivo o vencido durante más de 3 años consecutivos: debe presentar una nueva solicitud de inscripción. Un PTIN que se haya inactivado voluntariamente puede reactivarse dentro de un plazo de 3 años.
Deje pasar 6 semanas para que se procese una solicitud enviada por correo. En línea, por lo general, se le proporciona el PTIN inmediatamente después de completar la solicitud y el pago.
Documentos que necesitas
- Cheque o giro postal por cada año calendario para el que se inscribe o renueva, pagadero a IRS Tax Pro PTIN Fee, con el año escrito. No lo sujete al formulario con una grapa o un clip.
- Si tiene un SSN y nunca ha presentado una declaración de impuestos federales de Estados Unidos, no ha presentado una en los últimos 4 años o no tiene la obligación de presentar una: una tarjeta original del Seguro Social emitida en Estados Unidos o una copia notarizada de esta.
- En las mismas situaciones: un documento de identificación adicional emitido por el gobierno, original o copia notarizada, con una fotografía actual, como un pasaporte o tarjeta de pasaporte, licencia de conducir, tarjeta de identificación estatal de Estados Unidos, identificación militar o tarjeta de identificación nacional. Todos los documentos deben estar vigentes.
- Si presentó su última declaración federal hace más de 4 años (línea 9): los mismos documentos de verificación de identidad descritos para la línea 8.
- Formulario 8945, si es ciudadano estadounidense sin SSN debido a una objeción religiosa por motivos de conciencia, junto con los documentos que requiere ese formulario.
- Formulario 8946, si es una persona extranjera sin un SSN emitido en Estados Unidos y no presenta la solicitud en línea, junto con los documentos que requiere ese formulario.
- Una hoja por separado que indique todos los ITIN o IRSN que haya recibido, si tiene más de uno (línea 3b).
- Una explicación por escrito en el espacio de la línea 7 si responde Sí a la pregunta sobre una condena por un delito grave en los últimos 10 años, y en la línea 10 si responde No a la pregunta sobre el cumplimiento tributario federal.
Cómo rellenar el W-12
Ingrese su nombre y el tipo de solicitud
Línea 1: escriba en letra de molde o a máquina su nombre, segundo nombre y apellido tal como aparecen en su última declaración federal presentada; luego marque Initial application (solicitud inicial) o Renewal application (solicitud de renovación). Para una renovación, ingrese su PTIN (la letra P seguida del número) y responda si actualmente es empleado del IRS.
Elija el año del PTIN
Línea 2: si marca Initial application entre el 1 de octubre y el 31 de diciembre, seleccione Current calendar year (año calendario actual) o Next calendar year (año calendario siguiente). Para renovaciones de años anteriores, escriba cada año anterior en formato AAAA.
Proporcione su SSN y fecha de nacimiento
Línea 3a: ingrese su SSN emitido en Estados Unidos y su fecha de nacimiento en formato Mes/Día/Año, por ejemplo, 04/01/1956. Si no tiene SSN, marque la casilla N/A.
Indique cualquier ITIN o IRSN
Línea 3b: responda Sí o No. Si responde Sí, complete la línea 3c con el ITIN o IRSN y el nombre con el que se emitió; si tiene más de uno, indíquelos en una hoja adjunta.
Ingrese su dirección postal personal
Línea 4: proporcione la dirección, ciudad, estado o provincia, país y código postal de Estados Unidos o extranjero, además de un número de teléfono. Use un apartado postal solo si el servicio postal no entrega el correo en su dirección.
Ingrese la información de su negocio
Línea 5a: proporcione el nombre, la dirección y el número de teléfono del negocio para el que trabaja o que posee. Marque la casilla si coincide con su dirección postal personal. Si tiene más de una ubicación, indique la principal.
Complete los números de identificación del negocio
Línea 5b: si trabaja por cuenta propia o es propietario, socio o funcionario de una empresa de preparación de declaraciones de impuestos, marque Sí e ingrese su EFIN, EIN, número CAF y sitio web, si los tiene. Si tiene varios EIN o EFIN, ingrese el que usa con más frecuencia.
Ingrese su dirección de correo electrónico
Línea 6: ingrese una dirección de correo electrónico a la que pueda acceder en todo momento. El IRS envía allí la mayoría de la correspondencia sobre el PTIN.
Responda la pregunta sobre delitos graves
Línea 7: marque Sí o No para indicar si ha tenido una condena por un delito grave en los últimos 10 años. Si responde Sí, indique la fecha y el tipo de cada condena en el espacio proporcionado.
Indique los datos de su última declaración federal
Línea 8: ingrese la dirección que usó en su última declaración de impuestos federales de Estados Unidos presentada, o marque la casilla si nunca ha presentado una o no tiene la obligación de hacerlo. Línea 9: marque su estado civil para efectos de la declaración e ingrese el año tributario (AAAA).
Responda sobre el cumplimiento y la seguridad de datos
Línea 10: marque Sí o No sobre el cumplimiento tributario federal; si responde No, dé una explicación. Línea 11: marque Sí o No para reconocer sus responsabilidades de seguridad de datos.
Indique sus credenciales profesionales
Línea 12: marque cada credencial vigente e ingrese la jurisdicción, el número y la fecha de vencimiento cuando se solicite, o marque None (ninguna). Los EA que quieran actualizar la dirección de su cuenta EA deben ingresarla en el espacio proporcionado.
Prepare el pago
Línea 13: prepare un cheque o giro postal por separado para cada año calendario, pagadero a IRS Tax Pro PTIN Fee, e indique el año. No lo sujete al formulario.
Revise, firme y descargue el PDF
Lea la declaración sobre las sanciones por perjurio, luego firme con tinta azul o negra e ingrese la fecha en formato MM/DD/AAAA. Descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y prepare el paquete descrito en «Cómo presentarlo».
Cómo presentar el W-12
Puede presentar el Formulario W-12 en línea o por correo.
- En línea: vaya a www.irs.gov/ptin y siga las instrucciones para presentar el Formulario W-12. Si presenta la solicitud y realiza el pago en línea, por lo general se le proporciona el PTIN inmediatamente después de completar la solicitud. Los documentos de identificación justificativos, cuando sean necesarios, pueden cargarse en línea como copias notarizadas.
- Por correo: envíe el Formulario W-12 completado y firmado, el pago requerido y toda documentación necesaria a: IRS Tax Professional PTIN Processing Center, PO Box 380638, San Antonio, TX 78268. No lo envíe a la dirección de la División de Formularios y Publicaciones Tributarias que se usa para comentarios.
Se aplica una tarifa, cuyo importe depende del año calendario. Consulte la línea 13 del formulario y sus instrucciones. Incluya un cheque o giro postal por separado para cada año calendario, escriba en cada uno el año correspondiente y extiéndalo a nombre de IRS Tax Pro PTIN Fee. No sujete el pago al formulario con un clip, una grapa ni de ninguna otra manera. La tarifa no es reembolsable, y si se devuelve el pago, su PTIN quedará en estado Suspendido.
Para obtener ayuda, llame al 1-877-613-PTIN (7846); TTY/TDD 1-877-613-3686; desde fuera de Estados Unidos, +1 915-342-5655 (no es gratuito). Por lo general, las líneas están abiertas de lunes a viernes, de 8:00 a. m. a 5:00 p. m., hora central.
FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza mediante los canales indicados anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Dejar sin marcar una casilla Sí o No en la línea 7 (condenas por delitos graves), la línea 10 (cumplimiento tributario federal) o la línea 11 (seguridad de datos); el formulario indica que no se procesará.
- Omitir la línea 3a: si tiene un SSN emitido en Estados Unidos, debe ingresarlo; no proporcionar el SSN ni marcar la casilla N/A hace que se rechace la solicitud.
- Enviar la solicitud por correo sin el pago completo o enviar un solo cheque para varios años; cada año calendario requiere su propio cheque o giro postal.
- Sujetar el cheque o giro postal al Formulario W-12 con una grapa o un clip, o extenderlo a nombre de alguien que no sea IRS Tax Pro PTIN Fee.
- Marcar una credencial profesional vencida o retirada, o dejar su fecha de vencimiento en blanco o incompleta; esa credencial no se agregará.
- Abreviar el nombre del país en una dirección de la línea 4, 5a u 8, o usar un apartado postal de una empresa privada en lugar de uno del Servicio Postal de Estados Unidos.
- Omitir los documentos de identificación si nunca ha presentado una declaración federal o si presentó la última hace más de 4 años, o presentar copias vencidas o no notarizadas.
- Presentar el formulario sin firmar o firmarlo con tinta que no sea azul o negra.
- Enviar el formulario a la dirección de la División de Formularios y Publicaciones Tributarias en lugar de al PTIN Processing Center en San Antonio.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se usa el Formulario W-12 (w12)?
El Formulario W-12, que a menudo se busca como w12, es la solicitud del IRS para obtener o renovar un número de identificación tributaria del preparador (PTIN). Toda persona a quien se le pague por preparar, o ayudar a preparar, toda o prácticamente toda una declaración de impuestos federales o una reclamación de reembolso debe tener un PTIN; los agentes inscritos también deben tenerlo.
¿Quién debe obtener un PTIN?
Todo preparador remunerado de declaraciones de impuestos, incluidos los agentes inscritos. Un preparador es toda persona que recibe una compensación por preparar o ayudar a preparar toda o prácticamente toda una declaración o reclamación de reembolso. Los solicitantes deben tener al menos 18 años, y los empleados actuales del IRS no pueden preparar declaraciones a cambio de una compensación.
¿Puedo solicitar un PTIN en línea en vez de enviar el Formulario W-12 por correo?
Sí. El IRS acepta solicitudes de PTIN en www.irs.gov/ptin y, por lo general, se le proporciona el PTIN inmediatamente después de completar la solicitud y el pago en línea. Las solicitudes enviadas por correo se envían al IRS Tax Professional PTIN Processing Center en San Antonio, TX.
¿Cuánto tiempo toma obtener un PTIN por correo?
El formulario y las instrucciones indican que debe dejar pasar 6 semanas para que se procesen las solicitudes de PTIN. Si su solicitud está incompleta y no proporciona la información faltante cuando el IRS se la solicite, el IRS no podrá procesarla.
¿Hay una tarifa por el Formulario W-12 y cómo se paga?
Sí. Se aplica una tarifa no reembolsable por cada año calendario, y el importe depende del año; consulte la línea 13 del formulario. Si presenta la solicitud por correo, incluya un cheque o giro postal por separado para cada año, pagadero a IRS Tax Pro PTIN Fee, sin sujetarlo al formulario.
¿Cada cuánto debo renovar mi PTIN?
Cada año. Si su PTIN ha estado vencido por más de 1 año calendario completo, debe renovarlo por cada año vencido, a menos que haya estado inactivo. Si ha estado inactivo o vencido durante más de 3 años consecutivos, debe presentar una nueva solicitud de inscripción.
¿Qué pasa si no tengo un número de Seguro Social?
Marque la casilla N/A en la línea 3a y proporcione documentos adicionales. Los ciudadanos estadounidenses con una objeción religiosa por motivos de conciencia a tener un SSN completan el Formulario 8945; las personas extranjeras completan el Formulario 8946 o presentan la solicitud en línea. Sin un SSN emitido en Estados Unidos, un preparador extranjero no está autorizado a preparar declaraciones federales a cambio de una compensación.
¿Puedo rellenar el Formulario W-12 en línea en FillingPDF?
Sí. Puede rellenar el PDF rellenable en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente y no presenta la solicitud ante el IRS; usted la presenta en el sitio web del IRS o por correo.
¿Una condena por un delito grave me impide obtener un PTIN?
No necesariamente. La línea 7 requiere que marque Sí o No y explique cualquier condena de los últimos 10 años; el IRS considera todos los hechos y circunstancias. Por lo general, no se permitirá que una persona que esté actualmente encarcelada por una condena por cualquier delito grave obtenga o renueve un PTIN.
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