Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos (Wage and Tax Statement)

Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos (Wage and Tax Statement), es el formulario del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que usa un empleador para informar los salarios y otras remuneraciones pagadas a un empleado durante el año, así como los impuestos sobre los ingresos, del Seguro Social y de Medicare retenidos.

El empleador completa un formulario por cada empleado y lo distribuye en copias:

• Copy A se envía a la Administración del Seguro Social (SSA) junto con el Formulario W-3.
• Copy 1 se envía al departamento de impuestos estatal, municipal o local.
• Copy B se presenta con la declaración de impuestos federales del empleado; Copy C es para los registros del empleado; Copy 2 se presenta con la declaración de impuestos sobre los ingresos estatal, municipal o local del empleado.
• Copy D es para el empleador.

Los empleados usan la casilla 1 (salarios, propinas y otras remuneraciones) y la casilla 2 (impuesto federal sobre los ingresos retenido) en sus declaraciones. La casilla 12 usa códigos de letras para conceptos como aplazamientos electivos, pago por enfermedad no sujeto a impuestos y el costo de la cobertura médica patrocinada por el empleador (código DD, que se informa solo con fines informativos y no está sujeto a impuestos). Las casillas 13 y 14 incluyen casillas de verificación y notas del empleador, y las casillas 15 a 20 informan los salarios e impuestos estatales y locales.

El formulario está impreso con el número OMB 1545-0029. El Formulario W-3 transmite la Copia A a la SSA, y el Formulario W-2c, Declaración corregida de salarios e impuestos, corrige los errores informados en un Formulario W-2. Las instrucciones del IRS para los Formularios W-2 y W-3 también abarcan los Formularios W-2AS, W-2CM, W-2GU, W-2VI y W-3SS. La Copia A impresa desde IRS.gov es solo para fines informativos y no sirve para presentar el formulario.

Todo empleador que ejerza una actividad comercial o empresarial y pague remuneración, incluidos pagos no monetarios, por servicios prestados por un empleado debe presentar el Formulario W-2 por cada empleado, incluso si este tiene parentesco con el empleador. El IRS especifica tres condiciones:

• Se retuvo impuesto sobre los ingresos, del Seguro Social o de Medicare.
• Se habría retenido impuesto sobre los ingresos si el empleado hubiera reclamado no más de una asignación de retención (Formularios W-4 de 2019 o años anteriores) o no hubiera reclamado la exención de la retención en el Formulario W-4.
• Los pagos alcanzaron o superaron el umbral de presentación aplicable, incluso si no se retuvo ningún impuesto. Consulte las Instrucciones vigentes para los Formularios W-2 y W-3 para conocer el umbral.

Los empleadores que presenten 10 o más declaraciones informativas en total deben presentarlas electrónicamente.

Los empleados no completan el formulario. Reciben las Copias B, C y 2 y las usan para sus declaraciones. El aviso del formulario indica a los empleados que consulten las instrucciones del Formulario 1040 para saber si deben presentar una declaración; aunque no estén obligados, podrían recibir un reembolso si la casilla 2 muestra un importe o si reúnen los requisitos para un crédito. A los miembros del clero y trabajadores religiosos que no están sujetos a los impuestos del Seguro Social y de Medicare se les remite a la Pub. 517.

No presente ante la SSA la Copia A impresa desde IRS.gov.

Los empleadores tienen hasta el 1 de febrero de 2027 para entregar las Copias B, C y 2 del Formulario W-2 de 2026 a cada persona que haya sido empleado durante 2026. La Copia A de los Formularios W-2 y W-3 debe enviarse por correo o presentarse electrónicamente ante la SSA para la misma fecha, el 1 de febrero de 2027. El formulario remite a los empleadores a las instrucciones por separado para obtener más detalles.

Los empleados no presentan el formulario en una fecha límite propia; adjuntan la Copia B a la declaración federal y la Copia 2 a una declaración estatal, municipal o local. El formulario recomienda conservar la Copia C durante al menos 3 años después de la fecha límite para presentar su declaración de impuestos sobre los ingresos. Para ayudar a proteger los beneficios del Seguro Social, conserve la Copia C hasta que comience a recibirlos, por si surge alguna pregunta sobre su historial laboral o sus ingresos de un año en particular.

Los empleadores presentan la Copia A ante la SSA electrónicamente o en papel y entregan las demás copias a los empleados y a los departamentos de impuestos estatales o locales. Los empleados no envían nada a la SSA; adjuntan sus copias a sus declaraciones.

• Presentación electrónica (SSA): Visite www.ssa.gov/bso. El servicio W-2 Online de la SSA le permite crear, guardar, imprimir y presentar hasta 50 Formularios W-2 a la vez. No se necesita un Formulario W-3 por separado, porque se crea un Formulario W-3 electrónico para usted. El mismo sitio imprime copias para los gobiernos estatales o locales, los empleados y sus registros. La presentación electrónica es obligatoria si presenta 10 o más declaraciones informativas en total.
• Presentación en papel: Use formularios oficiales impresos que incluyan una Copia A escaneable y envíe la Copia A con el Formulario W-3. No se aceptan fotocopias. Solicite los formularios en www.irs.gov/orderforms o a través de la página de pedidos en línea del IRS para declaraciones informativas. Encontrará información sobre el envío por correo en las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 en www.irs.gov/w2.
• Copias para empleados: Puede descargar, completar e imprimir la Copia B y las demás copias en negro para cumplir el requisito de entregar la información al empleado.

No envíe a la SSA la Copia A impresa desde IRS.gov; no se puede escanear y podrían cobrarle una multa. Si tiene preguntas sobre la presentación de informes, llame a la Technical Services Operation al 866-455-7438 o al 304-263-8700 (no es un número gratuito). FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza por los medios indicados arriba.