El Formulario W-2c, Declaración corregida de salarios e impuestos (Corrected Wage and Tax Statement), es el formulario del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que los empleadores usan para corregir errores en un Formulario W-2 que ya se presentó ante la Administración del Seguro Social (SSA) y para entregar al empleado una copia corregida. Cada casilla de importes tiene una columna Previously reported (informado anteriormente) y otra Correct information (información correcta), por lo que solo debe completar los importes que cambian. En FillingPDF puede rellenar el formulario en línea y descargar o imprimir el PDF completado; el IRS publica el PDF original, y la SSA no puede procesar los Formularios W-2c impresos desde IRS.gov, por lo que su presentación ante la SSA debe hacerse a través de su servicio en línea.
Última actualización
¿Qué es el W-2c?
Formulario W-2c, Declaración corregida de salarios e impuestos (Corrected Wage and Tax Statement), es el formulario del IRS que se usa para corregir errores en un Formulario W-2 presentado anteriormente (o en los Formularios W-2AS, W-2CM, W-2GU, W-2VI o en un Formulario W-2c anterior) y para entregar al empleado una declaración corregida.
La página del IRS sobre el formulario le asigna dos funciones: corregir errores en un Formulario W-2 o W-2c presentado ante la Administración del Seguro Social (SSA) y entregar el formulario corregido a los empleados. El formulario es una hoja de correcciones en columnas paralelas. Para salarios, retenciones y las demás casillas de importes, debe indicar lo Previously reported junto a la Correct information. Una nota del formulario indica que solo debe completar los campos de importes que se están corrigiendo, con una excepción: para las correcciones relacionadas con MQGE, las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 explican las casillas 5 y 6 en las Instrucciones específicas para el Formulario W-2c.
Las casillas d a i se usan para corregir datos de identidad. Se marca la casilla e cuando el SSN o el nombre del formulario presentado anteriormente era incorrecto; luego, en las casillas f y g, se indican el SSN y el nombre informados anteriormente. Las correcciones estatales y locales tienen sus propios apartados (casillas 15 a 20).
La página lleva el número OMB 1545-0029 y consta de seis copias: la Copia A para la SSA, la Copia 1 para el departamento de impuestos estatal, municipal o local, la Copia B para la declaración de impuestos federales del empleado, la Copia C para los registros del empleado, la Copia 2 para la declaración estatal, municipal o local del empleado y la Copia D para el empleador. La Copia A del PDF del IRS es solo para fines informativos. Las instrucciones detalladas para las líneas están en las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3.
¿Quién tiene que presentar el W-2c?
Los empleadores que necesiten corregir un Formulario W-2, W-2AS, W-2CM, W-2GU, W-2VI o W-2c que ya se presentó ante la SSA usan el Formulario W-2c. El formulario está dirigido a los empleadores, que también lo usan para entregar una declaración corregida a cada empleado afectado.
Los empleados son el segundo grupo destinatario. Reciben las Copias B, C y 2 y las usan de la manera que describe el Aviso al empleado del formulario: comparan los importes con la declaración de impuestos y presentan una declaración enmendada si los importes corregidos cambian el impuesto sobre los ingresos de Estados Unidos.
Quiénes no deben confiar en la copia impresa del IRS:
- Los empleadores que presentan formularios ante la SSA. La SSA no puede procesar los Formularios W-2c o W-3c impresos desde IRS.gov y puede imponer una multa por presentar formularios que no se pueden escanear.
Se indica a los empleados en Samoa Americana, el Estado Libre Asociado de las Islas Marianas del Norte, Guam o las Islas Vírgenes de Estados Unidos que se comuniquen con su autoridad tributaria local para obtener más información. Se indica a los demás empleados que se comuniquen con la oficina del IRS más cercana.
Cuándo presentar el W-2c
El motivo para usar el Formulario W-2c es encontrar un error en un Formulario W-2 (o W-2AS, W-2CM, W-2GU, W-2VI o W-2c) que ya se presentó ante la SSA. El formulario no indica una fecha límite propia. Las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 explican cuándo se requiere presentar electrónicamente los Formularios W-2c, y la página del formulario del IRS señala nuevos requisitos de presentación electrónica para el Formulario W-2c de corrección, con fecha del 7 de julio de 2023.
Para los empleados, el plazo depende de su propia declaración. Si ya presentó la declaración del año indicado en la casilla c, compare el Formulario W-2c con su declaración; si los importes corregidos cambian su impuesto sobre los ingresos de Estados Unidos, presente el Formulario 1040-X con la Copia B del Formulario W-2c. Si aún no ha presentado esa declaración, adjunte la Copia B del Formulario W-2 original y la Copia B del Formulario W-2c.
Cómo rellenar el W-2c
Elija la copia correcta
La Copia A se proporciona solo para fines informativos y no se presenta ante la SSA con este PDF. La Copia B y las demás copias negras se pueden rellenar e imprimir para entregar la información corregida al destinatario.
Ingrese la información del empleador en las casillas a y b
En la casilla a, ingrese el nombre, la dirección y el código ZIP del empleador. En la casilla b, ingrese el número de identificación del empleador (EIN).
Identifique el año y el formulario que corrige
En la casilla c, ingrese el año tributario y el formulario que está corrigiendo; el formulario imprime "/ W-2" junto a ella. En la misma casilla se indica qué declaración presentada anteriormente reemplaza esta corrección.
Ingrese los datos correctos del empleado
La casilla d es para el SSN correcto del empleado. En la casilla h, ingrese el nombre, la inicial, el apellido y el sufijo del empleado; en la casilla i, ingrese su dirección y código ZIP.
Anote las correcciones del SSN o del nombre
Si el SSN o el nombre del formulario presentado anteriormente era incorrecto, marque la casilla e. Luego complete la casilla f (SSN informado anteriormente) o la casilla g (nombre informado anteriormente), según corresponda.
Corrija los salarios y las retenciones en las casillas 1 a 8
Para las casillas 1 a 8 (salarios, impuesto federal retenido, salarios e impuesto del Seguro Social y de Medicare, propinas del Seguro Social y propinas asignadas), complete ambas columnas solo para los importes que se están corrigiendo. Para las correcciones relacionadas con MQGE, consulte las casillas 5 y 6 en las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3.
Corrija las casillas 10 y 11
Si los beneficios de cuidado de dependientes (casilla 10) o los planes no calificados (casilla 11) eran incorrectos, ingrese el importe informado anteriormente y la información correcta. Deje en blanco las casillas que no hayan cambiado.
Complete las casillas 12, 13 y 14
Para las casillas 12a a 12d, ingrese el código y los importes; consulte las instrucciones para la casilla 12. En la casilla 13, marque Empleado estatutario, Plan de jubilación o Pago por enfermedad de un tercero, según la corrección. Use la casilla 14a para Other y la 14b para Treasury Tipped Occupation Code(s).
Complete la información de corrección estatal
En el apartado State Correction Information, ingrese el estado en la casilla 15 junto con el número de identificación estatal del empleador; luego ingrese los salarios, las propinas, etc., estatales en la casilla 16 y el impuesto sobre los ingresos estatales en la casilla 17, tanto los informados anteriormente como los correctos.
Complete la información de corrección local
En el apartado Locality Correction Information, corrija los salarios, las propinas, etc., locales (casilla 18), el impuesto sobre los ingresos locales (casilla 19) y el nombre de la localidad (casilla 20), en ambas columnas.
Revise y descargue el PDF completado
Compruebe que cada casilla corregida tenga tanto el importe informado anteriormente como el correcto, y que las casillas e, f y g reflejen cualquier cambio de nombre o SSN. Descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y, luego, siga los canales indicados en Cómo presentar.
Cómo presentar el W-2c
Los empleadores presentan el Formulario W-2c en línea ante la SSA y entregan copias impresas a los empleados; la SSA no acepta formularios impresos desde IRS.gov.
- SSA W-2c Online. Cree, guarde, imprima y presente electrónicamente hasta 25 Formularios W-2c a la vez. Visite el sitio web Employer W-2 Filing Instructions & Information de la SSA en www.SSA.gov/employer.
- Formulario W-3c. Cuando presenta electrónicamente ante la SSA, no es necesario presentar un Formulario W-3c por separado; el servicio W-2c Online crea un Formulario W-3c electrónico por usted.
- Para los empleados. Las copias negras (como la Copia B) se pueden descargar, completar e imprimir para cumplir con el requisito de proporcionar la información al destinatario.
- Formularios oficiales escaneables. Pídalos mediante la página Online Ordering for Information Returns and Employer Returns del IRS o en www.irs.gov/orderforms (declaraciones informativas y del empleador). Consulte las Publicaciones 1141, 1167 y 1179 del IRS para obtener información sobre la impresión.
No envíe a la SSA ningún Formulario W-2c o W-3c que haya impreso desde IRS.gov. Si tiene preguntas sobre la información que debe declarar en el Formulario W-2c, llame a Technical Services Operation (TSO) al 866-455-7438 (sin cargo) o al 304-263-8700 (no es un número gratuito). FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación debe hacerse a través de los canales indicados anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Imprimir la Copia A o cualquier Formulario W-2c desde IRS.gov y enviarlo a la SSA; la SSA no puede procesarlo y puede imponer una multa por los formularios que no se pueden escanear.
- Completar casillas de importes que no se están corrigiendo; el formulario indica que solo se completen los campos de importes que se están corrigiendo.
- Pasar por alto la excepción de MQGE: para las correcciones relacionadas con MQGE, las casillas 5 y 6 se rigen por las Instrucciones específicas para el Formulario W-2c de las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3.
- Corregir un SSN o nombre sin marcar la casilla e y completar las casillas f y g con el SSN y el nombre informados anteriormente.
- Preparar un Formulario W-3c por separado después de presentar electrónicamente mediante el servicio W-2c Online de la SSA, que crea un Formulario W-3c electrónico por usted.
- Error del empleado: no comparar el Formulario W-2c con la declaración ya presentada; si los importes corregidos cambian el impuesto sobre los ingresos de Estados Unidos, se necesita el Formulario 1040-X con la Copia B.
- Error del empleado: presentar una declaración que aún no se había presentado solo con la Copia B del Formulario W-2c, sin la Copia B del Formulario W-2 original.
- Ignorar una corrección de la casilla 5 cuando corresponde el Formulario 8959; el importe corregido de salarios y propinas de Medicare se usa para decidir si se debe presentar o enmendar el Formulario 8959.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un W-2c y para qué se usa?
Un W-2c es el Formulario W-2c, Declaración corregida de salarios e impuestos. Los empleadores lo usan para corregir errores en un Formulario W-2, W-2AS, W-2CM, W-2GU, W-2VI o en un Formulario W-2c anterior presentado ante la SSA, y para entregar a los empleados la declaración corregida.
¿Puedo presentar ante la SSA un W-2c impreso desde IRS.gov?
No. El formulario indica que no se deben enviar a la SSA Formularios W-2c o W-3c impresos desde IRS.gov porque la SSA no puede procesarlos y puede imponer una multa por presentar formularios que no se pueden escanear. Créelos y preséntelos en línea.
¿Cómo presento electrónicamente el Formulario W-2c?
Use el servicio W-2c Online de la SSA, disponible a través del sitio web Employer W-2 Filing Instructions & Information en www.SSA.gov/employer. El servicio le permite crear, guardar, imprimir y presentar electrónicamente hasta 25 Formularios W-2c a la vez.
¿Necesito el Formulario W-3c cuando presento el W-2c?
No, cuando presenta electrónicamente ante la SSA. El formulario indica que no es necesario presentar un Formulario W-3c por separado, porque el servicio W-2c Online crea un Formulario W-3c electrónico por usted.
¿Qué casillas debo completar en el Formulario W-2c?
Complete las casillas de identificación a a d, h e i y, en las casillas de importes, solo los campos que se están corrigiendo. Marque la casilla e y complete la f o la g, o ambas, si el SSN o el nombre eran incorrectos. Las correcciones de MQGE se rigen por las instrucciones para las casillas 5 y 6.
¿Qué debo hacer con un W-2c que recibí como empleado?
Compárelo con su declaración de impuestos. Si ya la presentó y los importes corregidos cambian su impuesto sobre los ingresos de Estados Unidos, presente el Formulario 1040-X con la Copia B del Formulario W-2c. Si aún no la ha presentado, adjunte la Copia B de su Formulario W-2 original y la Copia B del Formulario W-2c.
¿Puedo rellenar el Formulario W-2c en línea en FillingPDF?
Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente; no presenta el formulario ante la SSA ni ante el IRS. La presentación ante la SSA se realiza a través del servicio W-2c Online de la SSA.
¿A quién llamo si tengo preguntas sobre el Formulario W-2c?
Technical Services Operation (TSO) del IRS responde preguntas sobre la información que debe declararse en el Formulario W-2c en el 866-455-7438 (sin cargo) o el 304-263-8700 (no es un número gratuito). Los clientes sordos o con dificultades auditivas pueden usar el servicio de retransmisión que prefieran.
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