El Formulario W-3, Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos (Transmittal of Wage and Tax Statements) (Solo copia informativa), es el formulario del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que acompaña la Copia A impresa de los Formularios W-2 cuando un empleador los envía a la Administración del Seguro Social (SSA). Resume el conjunto: cuántos Formularios W-2 está enviando y los totales de salarios e impuestos. La copia del sitio web del IRS es solo informativa y no se puede escanear, por lo que no puede usarse para presentar los documentos impresos ante la SSA. En esta página puede rellenar el formulario en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; el original está publicado por el IRS en irs.gov.
Última actualización
¿Qué es el W-3?
El Formulario W-3, Transmisión de declaraciones de salarios e impuestos, es el formulario del IRS que sirve como portada y resumen cuando un empleador presenta ante la Administración del Seguro Social (SSA) la Copia A impresa de los Formularios W-2, Declaración de salarios e impuestos.
El formulario contiene los datos de identificación del empleador (casillas a a h), el número total de Formularios W-2 incluidos en el conjunto (casilla c), los importes combinados declarados en las casillas 1 a 14, los totales estatales y locales en las casillas 15 a 19, y un bloque de firma con una declaración sujeta a las sanciones por perjurio. El formulario impreso lleva el número OMB 1545-0029 y muestra el año tributario 2026.
La versión del sitio web del IRS está marcada como Solo copia informativa. Su Copia A aparece en rojo, como el formulario oficial, pero la versión en línea no se puede escanear. El IRS indica que no se debe imprimir y presentar ante la SSA la Copia A descargada de su sitio web, ya que podría imponerse una multa por presentar formularios que no se pueden escanear. Los Formularios W-2 y W-3 oficiales que se pueden escanear se solicitan al IRS.
Las reglas línea por línea se encuentran en las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3, que también abarcan las variantes territoriales y de corrección que el IRS enumera junto con estos: Formularios W-2 (AS), W-2 (CM), W-2 (GU), W-2 (VI), W-3 (SS), W-2 C y W-3 C.
¿Quién tiene que presentar el W-3?
Los empleadores y otros pagadores que presentan ante la SSA la Copia A impresa de los Formularios W-2 usan el Formulario W-3. El formulario indica que debe usarse incluso si se presenta un solo Formulario W-2 impreso.
- Quienes presentan en papel. Complete un Formulario W-3 solo cuando presente en papel la Copia A de los Formularios W-2. Todos los formularios impresos deben cumplir las normas del IRS y poder leerse mecánicamente.
- Quienes presentan electrónicamente. No envíe el Formulario W-3 si presentó electrónicamente ante la SSA, y no lo presente para los Formularios W-2 que se enviaron electrónicamente.
- Uso independiente. No presente el Formulario W-3 por sí solo; siempre debe acompañar la Copia A de los Formularios W-2 que resume.
El formulario enumera los tipos de pagador (941, Militar, 943, 944, CT-1, Empleador doméstico, Empleador gubernamental de Medicare) y los tipos de empleador (Ninguno corresponde, organización no gubernamental 501c, estatal/local no 501c, estatal/local 501c, gobierno federal) que debe marcar en la casilla b. Por lo tanto, sirve para empleadores privados, exentos de impuestos, de gobiernos estatales y locales, y del gobierno federal. El solicitante firma el bloque de firma; el formulario no describe quién más puede firmar.
Cuándo presentar el W-3
Envíe por correo el Formulario W-3 con la Copia A de los Formularios W-2 a más tardar el 1 de febrero de 2027, la fecha impresa en el formulario de 2026. Si presenta electrónicamente ante la SSA, los formularios para completar W-2 Online y las cargas de archivos se consideran presentados a tiempo si se envían a más tardar el 1 de febrero de 2027, y no se envía ningún Formulario W-3.
Asegúrese de que tanto el Formulario W-3 como los Formularios W-2 indiquen el año tributario y el número de identificación del empleador (EIN) correctos. Guarde una copia del Formulario W-3 con la Copia D (Para el empleador) de los Formularios W-2; el IRS recomienda conservar estas copias durante al menos 4 años.
Documentos que necesitas
- Copia A de cada Formulario W-2, Declaración de salarios e impuestos: envíe la página completa de la Copia A de cada Formulario W-2 impreso junto con la página completa del Formulario W-3. No se aceptan fotocopias.
- Formulario W-3 oficial que se puede escanear y Copia A de los Formularios W-2, solicitados al IRS, para presentar en papel; no se debe presentar ante la SSA la Copia A descargada del sitio web del IRS.
- Una copia del Formulario W-3 guardada con la Copia D (Para el empleador) de los Formularios W-2 para sus registros; se conserva, no se envía, y el IRS recomienda guardarla durante al menos 4 años.
Cómo rellenar el W-3
Confirme que presenta en papel
Complete el Formulario W-3 solo si presenta en papel la Copia A de los Formularios W-2. Si presenta electrónicamente ante la SSA, no necesita el Formulario W-3.
Revise la casilla del número de control
La casilla a, número de control, está impresa con 33333 y marcada Para uso oficial solamente. Consulte las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 antes de ingresar algo allí.
Marque el tipo de pagador y de empleador
En la casilla b, marque un tipo de pagador: 941, Militar, 943, 944, CT-1, Empleador doméstico o Empleador gubernamental de Medicare. Marque un tipo de empleador: Ninguno corresponde, organización no gubernamental 501c, estatal/local no 501c, estatal/local 501c o gobierno federal. Marque Pago por enfermedad de terceros si corresponde.
Ingrese los totales y el número de establecimiento
Casilla c: número total de Formularios W-2 que transmite. Casilla d: número de establecimiento.
Ingrese los datos de identificación del empleador
Casilla e: número de identificación del empleador (EIN). Casilla f: nombre del empleador. Casilla g: dirección y código ZIP del empleador. Casilla h: cualquier otro EIN usado este año.
Ingrese los salarios, las propinas y la retención
Casillas 1 a 6: salarios, propinas y otra compensación; impuesto federal sobre los ingresos retenido; salarios del Seguro Social e impuesto retenido; salarios y propinas de Medicare e impuesto de Medicare retenido. Los totales provienen de los Formularios W-2 del conjunto.
Ingrese las propinas, los beneficios y los importes de planes
Casilla 7: propinas del Seguro Social; casilla 8: propinas asignadas; casilla 10: beneficios para el cuidado de dependientes; casilla 11: planes no calificados; y casilla 12a: compensación diferida. La casilla 9 no tiene una etiqueta impresa.
Complete las casillas de pago por enfermedad de terceros
La casilla 13 es solo para uso de pagos por enfermedad de terceros. La casilla 14 corresponde al impuesto sobre los ingresos retenido por el pagador del pago por enfermedad de terceros.
Ingrese los totales estatales y locales
Casilla 15: estado y número de identificación estatal del empleador. Casilla 16: salarios, propinas, etc., estatales. Casilla 17: impuesto estatal sobre los ingresos. Casilla 18: salarios, propinas, etc., locales. Casilla 19: impuesto local sobre los ingresos.
Agregue los datos de contacto
Ingrese en los espacios proporcionados la persona de contacto del empleador, el número de teléfono, el número de fax y la dirección de correo electrónico.
Firme y feche la declaración
Firme, ingrese su cargo y la fecha debajo de la declaración, sujeta a las sanciones por perjurio, de que la declaración y los documentos adjuntos son verdaderos, correctos y completos.
Revise y descargue el PDF completado
Verifique que el año tributario y el EIN coincidan con los de sus Formularios W-2; luego descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF. La copia impresa desde la web es solo informativa; para presentar en papel ante la SSA se requieren los formularios oficiales que se pueden escanear.
Cómo presentar el W-3
Hay dos maneras de declarar: en papel por correo postal a la SSA, o electrónicamente ante la SSA (no se envía el Formulario W-3).
- En papel por correo. Envíe la página completa del Formulario W-3 junto con la página completa de la Copia A de los Formularios W-2 a: Social Security Administration, Direct Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001. No se aceptan fotocopias y los formularios no deben engraparse.
- Correo certificado. Cambie el código ZIP a 18769-0002.
- Servicio privado de entrega aprobado por el IRS. Añada "ATTN: W-2 Process, 1150 E. Mountain Dr." a la dirección y cambie el código ZIP a 18702-7997. La lista de servicios aprobados está en www.irs.gov/PDS.
- Electrónicamente. La SSA recomienda encarecidamente declarar electrónicamente en su sitio web Business Services Online (BSO), www.SSA.gov/bso. W-2 Online le permite crear, guardar, imprimir y enviar hasta 50 Formularios W-2 a la vez; File Upload acepta archivos de salarios con el formato especificado por la SSA en EFW2.
No envíe ningún pago (efectivo, cheques, giros postales, etc.) con los Formularios W-2 y W-3. Para presentaciones en papel, solicite los formularios oficiales que se pueden escanear en www.irs.gov/orderforms; no presente la Copia A impresa desde el sitio web del IRS. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación debe hacerse por los canales indicados arriba.
Errores comunes que debes evitar
- Imprimir la Copia A desde el sitio web del IRS y presentarla ante la SSA; la versión en línea no se puede escanear y podría imponerse una multa.
- Enviar fotocopias del Formulario W-3 o de la Copia A del Formulario W-2; el formulario indica que no se aceptan fotocopias.
- Presentar el Formulario W-3 por sí solo en vez de acompañarlo con la Copia A de los Formularios W-2 que transmite.
- Enviar el Formulario W-3 después de presentar electrónicamente los Formularios W-2 ante la SSA.
- Incluir un pago (efectivo, cheque o giro postal) con los Formularios W-2 y W-3.
- Engrapar los formularios; el formulario indica NO ENGRAPAR.
- Indicar en el Formulario W-3 un año tributario o EIN distinto del que aparece en los Formularios W-2.
- Omitir el Formulario W-3 porque solo se presenta un Formulario W-2 impreso; el formulario sigue siendo obligatorio.
- Usar el código ZIP estándar 18769-0001 para el correo certificado o un servicio privado de entrega, en lugar de los distintos códigos ZIP indicados en el formulario.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se usa el Formulario W-3?
El Formulario W-3 transmite la Copia A de los Formularios W-2 a la Administración del Seguro Social. Es la portada y el resumen de un conjunto de Formularios W-2 impresos, y se usa incluso cuando se presenta un solo Formulario W-2 impreso. No lo presente por sí solo.
¿Necesito el Formulario W-3 si presento mis Formularios W-2 electrónicamente?
No. El formulario indica que no se debe enviar el Formulario W-3 si presentó electrónicamente ante la SSA, ni presentarlo para los Formularios W-2 enviados electrónicamente. Solo se necesita junto con la Copia A impresa de los Formularios W-2.
¿Puedo imprimir el Formulario W-3 desde el sitio web del IRS y enviarlo por correo a la SSA?
No. La copia del sitio web del IRS es solo informativa y no se puede escanear. El IRS indica que no se debe presentar ante la SSA la Copia A descargada del sitio web, ya que podría imponerse una multa. Solicite los formularios oficiales que se pueden escanear en www.irs.gov/orderforms.
¿Cuándo vence el plazo para presentar el Formulario W-3?
Envíe por correo el Formulario W-3 con la Copia A de los Formularios W-2 a más tardar el 1 de febrero de 2027 para el formulario de 2026. Las presentaciones electrónicas mediante W-2 Online o File Upload de la SSA se consideran presentadas a tiempo si se envían en esa misma fecha o antes.
¿A dónde envío por correo el Formulario W-3?
Envíe la página completa del Formulario W-3 junto con la página completa de la Copia A de los Formularios W-2 a Social Security Administration, Direct Operations Center, Wilkes-Barre, PA 18769-0001. Use el código ZIP 18769-0002 para el correo certificado, o 18702-7997 con la línea ATTN para los servicios privados de entrega.
¿Debo enviar un pago con el Formulario W-3?
No. El formulario indica que no se debe enviar ningún pago (efectivo, cheques, giros postales, etc.) con los Formularios W-2 y W-3.
¿Puedo rellenar el Formulario W-3 en línea en FillingPDF?
Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF no presenta nada ante la SSA ni el IRS, y una copia impresa desde la web no puede reemplazar la Copia A que se puede escanear y que se requiere para presentar en papel.
¿Durante cuánto tiempo debo conservar una copia del Formulario W-3?
El IRS recomienda conservarla durante al menos 4 años. Haga una copia del formulario y guárdela con la Copia D (Para el empleador) de sus Formularios W-2.
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