El Formulario W-3c, que muchos contribuyentes buscan como W3C, es el documento de transmisión del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que los empleadores envían con la Copia A en papel del Formulario o los Formularios W-2c, Declaración corregida de salarios e impuestos (Corrected Wage and Tax Statement). Resume los importes informados anteriormente y los importes corregidos que aparecen en los Formularios W-2c adjuntos. En FillingPDF puede rellenar el formulario en línea y descargar o imprimir el PDF completado. La copia del formulario en el sitio web del IRS es solo informativa; por eso, lea las notas de presentación que aparecen a continuación antes de enviar cualquier documento a la Administración del Seguro Social (SSA).
Última actualización
¿Qué es el W-3c?
Formulario W-3c, Transmisión de declaraciones corregidas de salarios e impuestos (copia solo informativa) (Transmittal of Corrected Wage and Tax Statements (Info Copy Only)), es el formulario del IRS que acompaña la Copia A en papel del Formulario o los Formularios W-2c, Declaración corregida de salarios e impuestos, cuando un empleador envía correcciones a la Administración del Seguro Social (SSA).
El formulario resume el conjunto de documentos. Para cada casilla de importes, muestra el total de los importes informados anteriormente y el total de los importes corregidos, según aparecen en los Formularios W-2c adjuntos. También identifica al empleador (nombre, dirección, EIN, tipo de pagador y tipo de empleador), indica el número total de Formularios W-2c e incluye una declaración bajo pena de perjurio con la firma del empleador.
Las instrucciones del IRS impresas en el formulario indican que debe completarse un documento de transmisión Formulario W-3c solo cuando se presente la Copia A en papel de la versión más reciente del Formulario o los Formularios W-2c. Haga una copia del Formulario W-3c y guárdela con la Copia D (Para el empleador) de los Formularios W-2c para sus archivos. Las instrucciones detalladas para las líneas se encuentran en las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3.
El PDF es una copia informativa. La Copia A aparece en rojo, como el formulario oficial del IRS, pero la versión en línea no se puede escanear. El IRS indica que no debe imprimir la Copia A desde el sitio web ni presentarla ante la SSA, porque se puede imponer una multa por presentar formularios que no se pueden escanear. Los formularios oficiales escaneables se solicitan al IRS.
¿Quién tiene que presentar el W-3c?
Los empleadores que corrigen declaraciones de salarios e impuestos y presentan ante la SSA la Copia A en papel del Formulario o los Formularios W-2c usan el Formulario W-3c como documento de transmisión.
- Presente el Formulario W-3c aunque solo presente un Formulario W-2c.
- Preséntelo incluso si los Formularios W-2c se presentan únicamente para corregir el nombre y el número de Seguro Social (SSN) de un empleado, o el número de identificación del empleador (EIN).
- Los errores pueden estar en los Formularios W-2, W-2AS, W-2GU, W-2CM, W-2VI o W-2c; la corrección se hace en el Formulario W-2c.
No complete un documento de transmisión Formulario W-3c si no presenta la Copia A en papel del Formulario o los Formularios W-2c. Para conocer los requisitos de presentación electrónica de los Formularios W-2c y W-3c, el formulario remite a las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3. La SSA también ofrece dos opciones gratuitas de presentación electrónica en su sitio web Business Social Security Administration Services Online (BSO), que se describen en Cómo presentar.
La copia del Formulario W-3c en el sitio web del IRS no es una Copia A escaneable. Los empleadores que deben presentar copias en papel necesitan obtener del IRS los formularios oficiales escaneables.
Cuándo presentar el W-3c
Presente el Formulario W-3c y la Copia A del Formulario o los Formularios W-2c ante la SSA tan pronto como sea posible después de descubrir un error en los Formularios W-2, W-2AS, W-2GU, W-2CM, W-2VI o W-2c. El formulario no indica una fecha límite del calendario.
También entregue a sus empleados las Copias B, C y 2 del Formulario W-2c tan pronto como sea posible. Guarde una copia del Formulario W-3c con la Copia D (Para el empleador) de los Formularios W-2c.
La página del Formulario W-3c del IRS incluye un aviso sobre una novedad titulada "New electronic filing requirements for correction Form W-2c" (nuevos requisitos de presentación electrónica para el Formulario W-2c de corrección; con fecha 07-JULY-2023). Consulte las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 para saber si los requisitos de presentación electrónica se aplican a usted antes de presentar en papel.
Documentos que necesitas
- Copia A del Formulario o los Formularios W-2c, Declaración corregida de salarios e impuestos: envíela con esta página completa del Formulario W-3c cuando presente en papel. Use la Copia A oficial escaneable, no una impresa desde el sitio web del IRS.
Cómo rellenar el W-3c
Indique el año tributario y el formulario corregido
En la casilla a, Tax year/Form corrected (año tributario/formulario corregido), indique el año tributario y el formulario que está corrigiendo, siguiendo los espacios en blanco impresos junto a "W-".
Identifique al empleador y el tipo de pagador
Casilla b: nombre, dirección y código ZIP del empleador. Casilla c: marque un Kind of Payer (tipo de pagador) (941/941-SS, Military, 943, 944, CT-1, Hshld. emp., Medicare govt. emp.) y un Kind of Employer (tipo de empleador) (None apply, 501c non-govt., State/local non-501c, State/local 501c, Federal govt.); marque Third-party sick pay si corresponde.
Complete las casillas d a g
Casilla d: número total de Formularios W-2c adjuntos. Casilla e: número de identificación del empleador (EIN). Casilla f: número de establecimiento. Casilla g: número de identificación estatal del empleador.
Corrija los identificadores en las casillas h–j
Complete las casillas h (EIN informado originalmente por el empleador), i (número de establecimiento incorrecto) y j (número de identificación estatal incorrecto del empleador) solo si eran incorrectos en el último formulario presentado.
Indique los totales de las casillas 1 a 8
Para cada una de las casillas 1 a 8 (salarios, impuesto federal retenido, salarios e impuestos del Seguro Social y Medicare, propinas del Seguro Social y propinas asignadas), indique el total informado anteriormente y el total corregido, según aparecen en los Formularios W-2c adjuntos.
Indique los totales de las casillas restantes
Complete las mismas dos columnas para las casillas 10, 11, 12a, 12b y 14, y para las casillas 16 a 19 (salarios e impuesto sobre los ingresos estatales y locales). La casilla 9 está impresa sin rótulo.
Explique las disminuciones y los ajustes
Use "Explain decreases here" (explique las disminuciones aquí) para explicar cualquier disminución. Conteste Yes o No a si se hizo un ajuste en una declaración de impuestos sobre el empleo presentada ante el IRS y, si la respuesta es Yes, indique la fecha en que se presentó la declaración.
Firme e incluya los datos de contacto
Firme, indique su cargo y la fecha bajo la declaración bajo pena de perjurio. Añada la persona de contacto del empleador, el número de teléfono, el número de fax y la dirección de correo electrónico.
Revise y descargue el PDF completado
Verifique cada total con los Formularios W-2c adjuntos; luego descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y guarde una copia con la Copia D. Lea Cómo presentar: la Copia A impresa desde este PDF no es una copia escaneable para presentar.
Cómo presentar el W-3c
El Formulario W-3c en papel se envía por correo a la SSA con la Copia A del Formulario o los Formularios W-2c. La SSA también ofrece dos opciones de presentación electrónica que no requieren un documento de transmisión en papel.
- Servicio Postal de EE. UU.: envíe esta página completa con la Copia A del Formulario W-2c a: Social Security Administration, Direct Operations Center, P.O. Box 3333, Wilkes-Barre, PA 18767-3333.
- Servicio privado de entrega aprobado por el IRS: en esa dirección, sustituya "P.O. Box 3333" por "Attn: W-2c Process, 1150 E. Mountain Dr." y cambie el código ZIP a 18702-7997. La lista de servicios aprobados está en www.irs.gov/PDS.
- W-2c Online (sitio web SSA BSO): use los formularios para completar en pantalla, guardar, imprimir y presentar hasta 25 Formularios W-2c a la vez.
- File Upload (sitio web SSA BSO): cargue archivos de salarios creados con software de nómina o impuestos que cumpla con las Specifications for Filing Forms W-2c Electronically (EFW2C) de la SSA.
No imprima la Copia A desde el sitio web del IRS ni la presente ante la SSA. Para obtener formularios oficiales escaneables, use la página IRS Online Ordering for Information Returns and Employer Returns o www.irs.gov/orderforms. No corte, doble ni engrape el formulario. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación debe hacerse mediante los canales indicados arriba.
Errores comunes que debes evitar
- Imprimir la Copia A desde el sitio web del IRS y presentarla ante la SSA; la versión en línea no se puede escanear y se puede imponer una multa.
- Omitir el Formulario W-3c porque solo se presenta un Formulario W-2c o porque los Formularios W-2c solo corrigen el nombre y el SSN de un empleado o el EIN; el formulario también es obligatorio en esos casos.
- Enviar la Copia A del Formulario W-2c sin la página completa del Formulario W-3c al Direct Operations Center.
- Usar "P.O. Box 3333" y el código ZIP original con un servicio privado de entrega en vez de "Attn: W-2c Process, 1150 E. Mountain Dr." y el código ZIP 18702-7997.
- Completar las casillas h, i o j cuando el EIN, el número de establecimiento o el número de identificación estatal no eran incorrectos en el último formulario presentado.
- Cortar, doblar o engrapar el formulario, acciones que el formulario prohíbe.
- Omitir la explicación de las disminuciones en el área "Explain decreases here" cuando los totales disminuyeron.
- Olvidar guardar una copia del Formulario W-3c con la Copia D (Para el empleador) de los Formularios W-2c.
- No entregar a los empleados las Copias B, C y 2 del Formulario W-2c tan pronto como sea posible.
Preguntas frecuentes
¿Para qué sirve el formulario W3C para impuestos?
Muchas personas buscan como W3C el Formulario W-3c, Transmisión de declaraciones corregidas de salarios e impuestos. Los empleadores lo usan para enviar a la Administración del Seguro Social la Copia A en papel del Formulario o los Formularios W-2c, las declaraciones corregidas de salarios e impuestos.
¿Necesito el Formulario W-3c si presento un solo Formulario W-2c?
Sí. El formulario indica que debe presentar el Formulario W-3c aunque solo presente un Formulario W-2c, o si los Formularios W-2c se presentan únicamente para corregir el nombre y el número de Seguro Social de un empleado o el número de identificación del empleador.
¿Puedo imprimir el Formulario W-3c desde el sitio web del IRS y enviarlo por correo a la SSA?
No. La copia del sitio web del IRS es solo informativa y no se puede escanear. El IRS indica que no debe presentar ante la SSA una Copia A impresa desde el sitio web, ya que se puede imponer una multa. Solicite al IRS los formularios oficiales escaneables.
¿A dónde envío por correo el Formulario W-3c?
Por el Servicio Postal de EE. UU., envíe la página completa con la Copia A del Formulario W-2c a Social Security Administration, Direct Operations Center, P.O. Box 3333, Wilkes-Barre, PA 18767-3333. Para los servicios privados de entrega, use "Attn: W-2c Process, 1150 E. Mountain Dr." y el código ZIP 18702-7997.
¿Puedo presentar las correcciones electrónicamente en vez de usar el Formulario W-3c en papel?
Sí. El sitio web BSO de la SSA ofrece W-2c Online, para presentar hasta 25 Formularios W-2c a la vez, y File Upload para cargar archivos de salarios en formato EFW2C. Consulte las Instrucciones generales para los Formularios W-2 y W-3 para conocer los requisitos de presentación electrónica.
¿Cuándo presento el Formulario W-3c?
Tan pronto como sea posible después de descubrir un error en los Formularios W-2, W-2AS, W-2GU, W-2CM, W-2VI o W-2c. Preséntelo con la Copia A del Formulario o los Formularios W-2c y entregue a los empleados las Copias B, C y 2 del Formulario W-2c tan pronto como sea posible.
¿Cuándo completo las casillas h, i y j del Formulario W-3c?
Solo si el EIN, el número de establecimiento o el número de identificación estatal del empleador eran incorrectos en el último formulario presentado. Indique en la casilla h el EIN informado originalmente, en la casilla i el número de establecimiento incorrecto y en la casilla j el número de identificación estatal incorrecto.
¿Puedo rellenar el Formulario W-3c en línea en FillingPDF?
Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es independiente y no presenta documentos ante la SSA ni el IRS; la Copia A descargada no es una copia escaneable para presentar. Use los canales indicados en Cómo presentar.
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