El Form W-9 es un documento del IRS utilizado por personas estadounidenses a efectos fiscales, incluidos los extranjeros residentes fiscales, para facilitar su número de identificación fiscal (TIN) y las certificaciones que correspondan a la entidad o persona que se lo pide. La revisión de marzo de 2024 incluye las líneas 1 a 7, la Parte I para el TIN y la Parte II para la certificación. Existen normas específicas para empresarios individuales, entidades ignoradas a efectos fiscales, sociedades y algunas situaciones con participación extranjera. Esta página de FillingPDF reúne información de la documentación oficial; no es la web del IRS ni tramita el formulario.
Última actualización
¿Qué es el W-9?
El Form W-9, Request for Taxpayer Identification Number and Certification, sirve para facilitar el TIN correcto (SSN, ITIN, ATIN o EIN, según corresponda) a un solicitante que puede necesitarlo para presentar declaraciones informativas ante el IRS. Entre los supuestos citados por el IRS figuran determinadas remuneraciones a autónomos (1099-NEC), intereses (1099-INT), dividendos (1099-DIV), operaciones inmobiliarias (1099-S) e intereses hipotecarios (1098). El Form W-9 no se remite al IRS: lo recibe quien solicita los datos para su posible obligación informativa. La edición de marzo de 2024 aclaró el tratamiento de las LLC en la línea 3a e incorporó la línea 3b para determinadas participaciones extranjeras en entidades transparentes. La certificación incluye declaraciones sobre el TIN, las retenciones de respaldo, la condición de persona estadounidense y, si procede, FATCA.
¿Quién tiene que presentar el W-9?
Las personas estadounidenses a efectos fiscales, incluidos ciudadanos, extranjeros residentes y entidades constituidas conforme a la legislación de EE. UU., pueden recibir una solicitud de Form W-9 cuando otra persona deba comunicar una operación al IRS. Es habitual en determinados pagos a profesionales independientes, intereses, dividendos y operaciones declarables, pero la obligación concreta depende de cada supuesto. Un empresario individual indica normalmente su nombre personal en la línea 1. Una entidad ignorada a efectos fiscales suele consignar el nombre de su propietario en la línea 1 y el de la entidad en la línea 2, utilizando la clasificación fiscal del propietario. Los extranjeros no residentes y las entidades extranjeras generalmente deben utilizar el Form W-8 o el Form 8233 pertinente, no el W-9. Existen reglas adicionales para ciertos residentes fiscales que invocan excepciones de convenios tributarios.
Cuándo presentar el W-9
Las instrucciones del Form W-9 no establecen un plazo anual único para entregar este documento. Debe facilitarse al solicitante cuando este precise el TIN y las certificaciones en relación con una obligación de información aplicable. El IRS señala que debe proporcionarse un nuevo W-9 si cambia el nombre o el TIN de la cuenta y que hay que actualizar la información en determinados cambios de condición de perceptor exento. No deben aplicarse automáticamente al W-9 los plazos de presentación de una declaración de la renta o de otra solicitud distinta.
Documentos que necesitas
- Solo cuando un extranjero residente fiscal en EE. UU. invoque una excepción aplicable de la cláusula de salvaguardia de un convenio tributario: adjuntar la declaración que describen las instrucciones del IRS, con país y artículos del convenio, tipo e importe de la renta y hechos justificativos.
Cómo rellenar el W-9
Comprueba que te corresponde el W-9
El Form W-9 se utiliza por personas estadounidenses a efectos fiscales, incluidos los extranjeros residentes, para facilitar su TIN a un solicitante. Un extranjero no residente o una entidad extranjera suele necesitar el Form W-8 o 8233 aplicable.
Línea 1: escribe el nombre fiscal
Indica el nombre que corresponda a la declaración fiscal y al TIN. Un empresario individual o una entidad ignorada a efectos fiscales normalmente consigna el nombre de la persona física o del propietario, no la denominación de la entidad ignorada.
Línea 2: indica el nombre comercial
Si procede, introduce el nombre comercial, DBA o denominación de la entidad ignorada a efectos fiscales cuando sea distinto del nombre consignado en la línea 1.
Línea 3a: selecciona la clasificación
Marca una sola casilla de clasificación fiscal federal para quien figure en la línea 1. Las entidades ignoradas utilizan la clasificación del propietario; las LLC que no son entidades ignoradas seleccionan LLC e indican C, S o P, según corresponda.
Línea 3b: revisa la participación extranjera
Contesta esta casilla solo en los casos descritos: sociedades, trusts, herencias yacentes o LLC clasificadas como partnerships que entregan el W-9 a otra entidad transparente en la que participan e indican si tienen socios, propietarios o beneficiarios extranjeros.
Línea 4: comprueba las exenciones
Indica un código de perceptor exento o de exención FATCA únicamente cuando las instrucciones del IRS contemplen tu supuesto. Los códigos de perceptor exento se refieren generalmente a determinadas entidades y no a particulares.
Líneas 5 a 7: dirección y referencias
Completa la dirección y la ciudad, estado y código postal en las líneas 5 y 6. Los apartados de nombre y dirección del solicitante y de números de cuenta son opcionales en el formulario oficial.
Parte I: incorpora el TIN
Introduce el identificador fiscal apropiado y comprueba que se corresponde con el nombre de la línea 1. Según el tipo de contribuyente puede tratarse de SSN, ITIN, ATIN o EIN; consulta los supuestos especiales en las instrucciones.
Parte II: revisa la certificación
Lee las declaraciones de la Parte II y firma cuando corresponda. Si el IRS te ha comunicado que actualmente estás sujeto a retención de respaldo por no declarar determinados intereses o dividendos, tacha el punto 2. La firma no se exige en todas las operaciones, pero sí debe facilitarse un TIN correcto.
Entrega el documento al solicitante
Facilita el W-9 a la persona o entidad que lo pide, nunca directamente al IRS. Cuando cambien el nombre o el TIN de la cuenta, proporciona un nuevo formulario conforme a la documentación oficial.
Cómo presentar el W-9
Entrega el Form W-9 cumplimentado a la persona o empresa que lo haya solicitado, por el medio que esta indique. El PDF del IRS dispone expresamente que se facilite al solicitante y que no se envíe al IRS. Antes de firmar, comprueba las instrucciones de la Parte II: algunas operaciones no exigen firma de la certificación, aunque sí requieren el TIN correcto. El formulario no establece una dirección postal o plataforma universal de envío. FillingPDF ofrece acceso a información y al documento, pero no realiza su presentación.
Errores comunes que debes evitar
- Remitir el Form W-9 al IRS en lugar de entregárselo a quien lo ha solicitado.
- Indicar en la línea 1 un nombre que no corresponda al titular del TIN o al nombre utilizado en la documentación fiscal correspondiente.
- En una entidad ignorada a efectos fiscales, poner la denominación de la entidad en la línea 1 en vez del nombre del propietario, o marcar en 3a una clasificación distinta a la del propietario.
- Marcar varias clasificaciones fiscales en la línea 3a cuando el formulario exige seleccionar solo una.
- Omitir la línea 3b cuando se cumplen sus requisitos concretos sobre entidades transparentes y socios, propietarios o beneficiarios extranjeros.
- Consignar códigos de exención sin comprobar que corresponden a la situación descrita en las instrucciones del IRS.
- No facilitar el TIN o indicar uno incorrecto, lo que puede provocar retención de respaldo en determinados pagos.
- Firmar la certificación sin tachar el punto 2 cuando el IRS haya comunicado que actualmente procede retención de respaldo por determinados intereses o dividendos no declarados.
Preguntas frecuentes
¿Para qué sirve el Form W-9 del IRS?
Permite a una persona estadounidense a efectos fiscales comunicar su número de identificación fiscal y las certificaciones aplicables a quien debe informar al IRS sobre ciertos pagos u operaciones.
¿Tengo que enviar el W-9 al IRS?
No. El propio formulario oficial indica que debe entregarse a quien lo solicita, no al IRS.
¿Puede un extranjero no residente utilizar el W-9?
Por regla general, no. El IRS indica que un extranjero no residente o una entidad extranjera utilicen el formulario W-8 o 8233 correspondiente. Un extranjero residente fiscal en EE. UU. puede tener condición de persona estadounidense para este trámite.
¿Cómo rellena las líneas 1 y 3a una LLC unipersonal?
Si la LLC es una entidad ignorada a efectos fiscales federales, en la línea 1 debe aparecer su propietario, en la línea 2 suele figurar la denominación del negocio y en la 3a se utiliza la clasificación fiscal del propietario.
¿En qué casos se completa la línea 3b?
En los supuestos especificados para partnerships, trusts, herencias yacentes y LLC clasificadas como partnerships que entregan el W-9 a otra entidad transparente de la que son propietarios, para indicar la existencia de socios, propietarios o beneficiarios extranjeros.
¿Qué número fiscal debe ponerse en la Parte I?
El TIN adecuado debe corresponder al nombre de la línea 1. Según las circunstancias puede ser un SSN, ITIN, ATIN o EIN, conforme a las instrucciones del IRS.
¿Es obligatorio firmar siempre el Form W-9?
No. Las instrucciones exceptúan de la firma determinadas operaciones, como intereses hipotecarios o cancelación de deuda y, por lo general, pagos distintos de intereses y dividendos, aunque sigue siendo necesario proporcionar el TIN correcto.
¿Qué sucede si no facilito un TIN correcto?
Determinados pagos pueden quedar sujetos a una retención de respaldo del 24 % en los supuestos descritos por el IRS, por ejemplo cuando falta el TIN o es incorrecto. El W-9 no tiene un plazo anual único de presentación.
¿Listo para rellenar el W-9?
Rellenar el W-9 ahora