El permiso de entrada a espacios confinados, Formulario GSA 3625 (Confined Space Entry Permit), es el formulario de la Administración de Servicios Generales (GSA) que documenta las pruebas, el equipo y las autorizaciones requeridas antes de que alguien entre en un espacio confinado en una instalación de la GSA. El supervisor a cargo, la persona que entra y el asistente tienen líneas que deben completar o firmar. En FillingPDF puede rellenar el formulario en línea y descargar o imprimir el PDF completado; la GSA publica el formulario en gsa.gov.
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¿Qué es el GSA Form 3625?
El Confined Space Entry Permit (GSA Form 3625) (permiso de entrada a espacios confinados) es el formulario de la Administración de Servicios Generales que registra la ubicación, el propósito, las lecturas de las pruebas, los requisitos de seguridad y las autorizaciones para una sola entrada a un espacio confinado, conforme al programa de entrada a espacios confinados que implementa el administrador de una instalación de la GSA.
La parte frontal del formulario tiene 21 elementos numerados: contacto de emergencia, ubicación y descripción del espacio, propósito, fecha y hora de entrada y salida, las personas involucradas (supervisor, personas que entran, asistente y persona que realiza las pruebas), una pregunta sobre trabajo en caliente, datos de las pruebas, instrumentos, requisitos especiales, ropa de protección y respiradores, procedimientos de comunicación, comentarios y firmas. El elemento 19 está reservado para la División o Sucursal regional de Seguridad y Gestión Ambiental (S&EM), que lo utiliza para señalar deficiencias en el permiso o en el programa de la instalación.
El permiso no autoriza el trabajo en caliente. El Aviso especial 1 del formulario indica que la soldadura, el corte y la soldadura fuerte se rigen por OSHA 29 CFR 1910, Subpart Q, y requieren un permiso separado, GSA Form 1755, Permit for Welding, Cutting or Brazing. Si el trabajo en caliente acompaña la entrada, se requieren ambos formularios.
El Aviso especial 2 prohíbe la entrada si los datos de las pruebas muestran una condición insegura o perjudicial para la salud, en cualquier forma o cantidad; en ese caso, el formulario indica que debe comunicarse con la División o Sucursal regional de S&EM para recibir instrucciones.
¿Quién tiene que presentar el GSA Form 3625?
El formulario lo completan las personas que dirigen una entrada a un espacio confinado en una instalación de la GSA. El supervisor a cargo del trabajo enumera a las personas que entran, al asistente y a la persona que realiza las pruebas, completa los elementos de requisitos y firma la autorización en el Elemento 21. Cada persona que entra y el asistente firman y fechan el Elemento 20, certificando que han leído y entendido los requisitos del programa de entrada a espacios confinados implementado por el administrador de la instalación de la GSA y que los cumplirán.
- Supervisor: debe estar disponible en todo momento mientras el espacio esté ocupado (Elemento 7A) y no debe firmar a menos que todos los elementos estén completos.
- Persona(s) que entra(n): toda persona autorizada a entrar debe figurar en el Elemento 8.
- Asistente: se identifica en el Elemento 9.
- Persona que realiza las pruebas: quien lleva a cabo las pruebas (Elemento 10); si es un contratista, deben adjuntarse al formulario su identificación y una copia del contrato.
- Oficina regional de S&EM: utiliza únicamente el Elemento 19.
Si el trabajo también implica soldadura, corte o soldadura fuerte, además de este formulario se necesita el Formulario GSA 1755.
Cuándo presentar el GSA Form 3625
Complete un permiso para cada entrada a un espacio confinado, antes de que ocurra la entrada. El permiso autoriza la entrada por un solo día y por no más de 4 horas al día por cada empleado. Si la entrada no ocurre dentro de las 4 horas de la hora programada, incluidos los descansos, se requiere un permiso nuevo.
La hora de salida en el Elemento 6 también es importante: si el trabajo no se completa dentro de una hora después de esa hora, la persona que entra debe salir del espacio y explicar las circunstancias; si el trabajo excederá por más de dos horas la hora indicada, se requiere un permiso nuevo. La persona que entra, el asistente y el supervisor deben firmar cada uno en la fecha de entrada.
Documentos que necesitas
- Tarjeta de presentación u otra identificación de la persona que realiza las pruebas del espacio confinado, además de una copia del contrato que especifique la responsabilidad del contratista; adjúntelas al formulario solo si la persona que realiza las pruebas es contratista (Elemento 10).
- Una hoja separada que enumere los datos de los instrumentos; adjúntela solo si se utiliza más de un instrumento para las pruebas (Elemento 13A).
- Un Formulario GSA 1755 completo, Permit for Welding, Cutting or Brazing, colocado junto al permiso, solo si responde "Yes" (Sí) a la pregunta sobre soldadura o trabajo en caliente del Elemento 11.
Cómo rellenar el GSA Form 3625
Indique el contacto de emergencia
En los Elementos 1A y 1B, escriba en letras negritas el nombre y el número de teléfono del contacto de emergencia; se prefiere el color rojo.
Describa el espacio y el propósito
Elemento 2: ubicación específica del espacio confinado. Elemento 3: descripción específica del espacio. Elemento 4: motivo específico por el que es necesaria la entrada.
Establezca las horas de entrada y salida
Elemento 5: fecha y hora en que tendrá lugar la entrada. Elemento 6: fecha y hora en que debe completarse el trabajo.
Enumere a las personas involucradas
Elementos 7A y 7B: supervisor a cargo y número de teléfono. Elemento 8: todas las personas que entrarán. Elemento 9: asistente. Elemento 10: persona que realiza las pruebas.
Responda la pregunta sobre trabajo en caliente
Elemento 11: marque Yes (Sí) o No. Si responde Yes (Sí), debe colocarse un Formulario GSA 1755 completo junto a este permiso, fuera del espacio.
Registre los datos de las pruebas del espacio confinado
En el Elemento 12, indique la lectura, la fecha y la hora del oxígeno, el porcentaje del límite inferior de explosividad y el monóxido de carbono, además de cualquier otra prueba realizada. No proceda con la entrada si una lectura está fuera del nivel permitido.
Enumere los instrumentos de prueba
Elementos 13A a 13D: nombre, tipo y número de identificación del instrumento, y cuándo se calibró por última vez. Use una hoja separada adjunta si se utiliza más de un instrumento.
Complete los requisitos especiales
Elemento 14: marque Yes (Sí) o No para cada requisito, de A a P, incluidos el bloqueo, la ventilación, el aparato respiratorio y la línea de vida. Explique cada respuesta "No" en el Elemento 18.
Añada otros requisitos y equipos
Elemento 15: enumere cualquier otro requisito y su estado, o indique que no hay ninguno. Elemento 16A: ropa y equipo de protección. Elemento 16B: marque el tipo de respirador (Neg. Press., Supplied Air, PAPR o SCBA).
Indique los procedimientos de comunicación y los comentarios
Elemento 17: indique con precisión cómo se comunicarán la persona que entra y el asistente durante la entrada. Elemento 18: excepciones, explicaciones de las respuestas "No" y otros comentarios.
Deje el Elemento 19 para la oficina regional
El Elemento 19 está reservado para la División o Sucursal regional de S&EM. No lo complete a menos que usted pertenezca a esa oficina.
Firme, revise y descargue el PDF
La persona que entra y el asistente firman y fechan el Elemento 20; el supervisor firma y fecha el Elemento 21. Todas las firmas deben llevar la fecha de entrada y solo deben firmarse cuando los Elementos 1 a 17 estén completos. Luego, descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF.
Cómo presentar el GSA Form 3625
El formulario no indica una dirección postal, un portal ni una oficina de presentación: se completa y firma en la instalación, y luego se conserva junto con el trabajo. Las instrucciones explican qué hacer con él.
- Colocación: si responde "Yes" (Sí) al Elemento 11 (soldadura o trabajo en caliente), debe colocarse un Formulario GSA 1755 completo junto al Confined Space Entry Permit, ambos en un lugar visible fuera del espacio confinado.
- Documentos adjuntos: la tarjeta de presentación u otra identificación de la persona que realiza las pruebas si es contratista, y una copia del contrato, deben acompañar el formulario (Elemento 10). Si se utiliza más de un instrumento, los datos de los instrumentos deben incluirse en una hoja separada adjunta al formulario (Elemento 13A).
- Revisión regional de S&EM: el Elemento 19 está reservado para la División o Sucursal regional de S&EM, que señala cualquier deficiencia; el administrador de la instalación debe responder a cualquier comentario desfavorable.
Si tiene preguntas sobre dónde se conserva o se envía el permiso firmado, consulte al administrador de la instalación de la GSA o a la oficina regional de S&EM. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; el uso del permiso completado debe seguir los procedimientos de la GSA indicados anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Tratar el permiso como una autorización para trabajo en caliente; la soldadura, el corte o la soldadura fuerte requieren un Formulario GSA 1755 separado, y se necesitan ambos formularios cuando el trabajo en caliente acompaña la entrada.
- Entrar cuando una lectura de prueba esté fuera del nivel de entrada permitido; en ese caso, el formulario prohíbe la entrada.
- Dejar en blanco cualquiera de los Elementos 1 a 17; el supervisor no debe firmar a menos que todos los elementos estén completos.
- Marcar "No" en un requisito del Elemento 14 sin explicarlo en el Elemento 18.
- Firmar los Elementos 20 y 21 en una fecha distinta de la fecha de entrada.
- Usar un permiso cuando la entrada no ocurrió dentro de las 4 horas de la hora programada, o por más de un día o más de 4 horas por empleado al día.
- Realizar solo una parte del conjunto mínimo de pruebas; deben analizarse el oxígeno, los límites inferiores de explosividad y el monóxido de carbono.
- Enumerar varios instrumentos en el formulario en vez de usar una hoja separada adjunta cuando se utiliza más de un instrumento.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un permiso de entrada a espacios confinados?
Es el Formulario GSA 3625, un permiso escrito que registra la ubicación, las lecturas de las pruebas, los requisitos de seguridad, los procedimientos de comunicación y las firmas para entrar a un espacio confinado en una instalación de la GSA. El supervisor solo firma cuando todos los elementos requeridos están completos.
¿El Formulario GSA 3625 cubre la soldadura o el trabajo en caliente?
No. El formulario indica que no es un permiso para trabajo en caliente. La soldadura, el corte o la soldadura fuerte requieren un Formulario GSA 1755 separado, Permit for Welding, Cutting or Brazing; cuando el trabajo en caliente forma parte de la entrada, se requieren ambos permisos y deben colocarse fuera del espacio.
¿Qué pruebas se requieren antes de entrar?
Como mínimo, las de oxígeno, límites inferiores de explosividad y monóxido de carbono. El formulario indica niveles permitidos de más de 19.5 y menos de 22.0 por ciento de oxígeno, 10 por ciento del límite inferior de explosividad y 35 ppm de monóxido de carbono. Se prohíbe la entrada si una lectura está fuera del nivel permitido.
¿Por cuánto tiempo es válido un permiso de entrada a un espacio confinado?
Solo por un día y por no más de 4 horas al día por cada empleado. Si la entrada no ocurre dentro de las 4 horas de la hora programada, incluidos los descansos, se requiere un permiso nuevo. También se necesita un permiso nuevo si el trabajo se prolonga por más de dos horas después de la hora de salida.
¿Quién firma el permiso de entrada a espacios confinados?
La persona que entra y el asistente firman y fechan el Elemento 20, y el supervisor firma y fecha el Elemento 21. Todas las firmas deben llevar la fecha de entrada, y el supervisor no debe firmar a menos que todos los elementos estén completos; los Elementos 1 a 17 no pueden quedar en blanco.
¿Qué debo hacer si una lectura de prueba es insegura?
No entre. El formulario prohíbe la entrada si los datos de las pruebas indican una condición insegura o perjudicial para la salud, en cualquier forma o cantidad, y le indica que se comunique con la División o Sucursal regional de Seguridad y Gestión Ambiental para recibir instrucciones.
¿Puedo rellenar en línea el permiso de entrada a espacios confinados?
Sí. Puede rellenar en línea el PDF del Formulario GSA 3625 en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente, no está afiliado con la GSA y no presenta ni remite el permiso; su uso debe seguir los procedimientos de la instalación de la GSA.
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