La declaración jurada para que el secretario etiquete las firmas como copias (Affidavit for Clerk's Labeling of Signatures as Copies) es un formulario de cortesía de la Oficina del Secretario de Cook County, impreso como "Request to Record Photocopied Documents Pursuant to §55 ILCS 5/3-5013" (Solicitud para registrar documentos fotocopiados conforme a §55 ILCS 5/3-5013). Una persona que tiene acceso a fotocopias de un documento firmado declara bajo juramento que el original se perdió o no está en posesión de la parte que busca registrarlo. Esta página le permite completar el formulario en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; el formulario lo publica el secretario de Cook County y la declaración jurada se presenta ante la Oficina del Secretario, no ante FillingPDF.
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¿Qué es el Declaración jurada para que el secretario etiquete las firmas como copias (Affidavit for Clerk's Labeling of Signatures as Copies)?
La declaración jurada para que el secretario etiquete las firmas como copias (Affidavit for Clerk's Labeling of Signatures as Copies) es un formulario de cortesía de la Oficina del Secretario de Cook County para solicitar el registro de documentos fotocopiados conforme a §55 ILCS 5/3-5013; la persona declarante afirma bajo juramento que el original se perdió o no está en posesión de la parte que solicita el registro.
La declaración jurada es una declaración bajo juramento que se hace ante un notario. La persona declarante escribe su nombre y afirma que tiene acceso a las copias adjuntas; luego enumera el tipo de cada documento, los nombres de las personas que lo otorgaron (otorgantes y beneficiarios) y que lo firmaron originalmente, y su propia relación con el documento, por ejemplo, compañía de títulos, agente o abogado.
La parte central del formulario es el Oath Regarding Original (Juramento con respecto al original). La persona declarante jura que el original se perdió o no está en posesión de la parte que solicita el registro, que según su leal saber y entender no fue destruido ni descartado intencionalmente para poder registrar una fotocopia en su lugar, y que tiene conocimiento personal de que el juramento es verdadero y exacto.
El formulario se describe a sí mismo como un formulario de cortesía. Se necesita una declaración jurada similar para documentos fotocopiados, pero usted puede usar su propio documento si incluye sustancialmente la misma información. La Oficina del Secretario sella o etiqueta el documento registrado como copia antes de registrarlo. El formulario aparece en la sección Instruments/Affidavits de la página de formularios de registro del Secretario.
¿Quién tiene que presentar el Declaración jurada para que el secretario etiquete las firmas como copias (Affidavit for Clerk's Labeling of Signatures as Copies)?
El grupo principal está formado por quienes desean que la Oficina del Secretario de Cook County registre una fotocopia, facsímil u otra copia fotográfica o fotostática de las firmas de las partes que otorgaron un documento, y pueden declarar bajo juramento que el original se perdió o no está en posesión de la parte que busca registrarlo. La persona declarante debe tener acceso a las copias y conocimiento personal de los hechos expuestos en el juramento.
El formulario pide a la persona declarante que indique su relación con el documento y ofrece como ejemplos una compañía de títulos, un agente y un abogado; por lo tanto, quien firma puede ser un representante de la parte y no solo la parte misma.
Condiciones que establece el formulario:
- Un notario completa la sección inferior, por lo que la declaración jurada debe hacerse ante un notario público.
- Puede usar su propia declaración jurada en lugar de este formulario si incluye sustancialmente la misma información.
- No es necesario registrar la declaración jurada; solo debe presentarse ante la Oficina del Secretario como prueba requerida antes de que el registrador pueda registrar la copia.
El formulario no corresponde cuando el documento original está disponible para su registro, porque el juramento afirma que el original se perdió o no está en posesión de la parte que solicita el registro.
Cuándo presentar el Declaración jurada para que el secretario etiquete las firmas como copias (Affidavit for Clerk's Labeling of Signatures as Copies)
Complete la declaración jurada cuando quiera registrar un documento fotocopiado y el original se haya perdido o no esté en posesión de la parte que busca registrarlo. El formulario indica que la declaración jurada es la prueba que necesita la Oficina del Secretario antes de que el registrador pueda registrar dicho documento; por lo tanto, se presenta cuando se solicita registrar la copia.
El formulario no indica una fecha límite por separado. La fecha en que firma la persona declarante y la fecha en que el notario le toma juramento se anotan en el formulario; por eso, la declaración jurada se prepara y se certifica ante notario antes de presentar la solicitud de registro.
Documentos que necesitas
- La fotocopia de cada documento que desea registrar, adjunta a la declaración jurada; la persona declarante afirma tener acceso a estas copias.
- La sección notarial completada por un notario público: fecha en que se firmó y juró la declaración, sello notarial y firma del notario; por lo tanto, la declaración jurada debe firmarse ante un notario.
Cómo rellenar el Declaración jurada para que el secretario etiquete las firmas como copias (Affidavit for Clerk's Labeling of Signatures as Copies)
Escriba el nombre de la persona declarante
En la primera línea, escriba el nombre de la persona que hace la declaración jurada y afirma tener acceso a las copias adjuntas del documento o los documentos.
Enumere los tipos de documentos
En la línea para los tipos de documentos, escriba el tipo de cada documento que adjunta como copia.
Indique las partes que otorgaron el documento original
Escriba el nombre o los nombres de la persona que otorgó o concedió el documento y de la persona que lo recibió, y que lo firmaron originalmente.
Indique su relación con los documentos
Escriba cuál es su relación con el documento o los documentos, por ejemplo, compañía de títulos, agente o abogado.
Lea el Juramento con respecto al original
Confirme que el original se perdió o no está en posesión de la parte que solicita el registro, que no fue destruido ni descartado intencionalmente para registrar una fotocopia en su lugar y que tiene conocimiento personal de que esto es cierto.
Firme y feche como persona declarante
Firme en la línea Affiant's Signature (Firma de la persona declarante) y escriba la fecha en que se ejecutó o firmó la declaración jurada. Hágalo ante el notario.
Pida al notario que complete la sección inferior
El notario escribe la fecha en que se firmó y juró la declaración jurada, coloca el sello notarial y firma como notario público. Usted no completa esta sección.
Revise y descargue el PDF completado
Verifique que los nombres, los tipos de documentos y las fechas sean correctos y coherentes. Descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y luego preséntelo ante la Oficina del Secretario según se describe en la sección Cómo presentar.
Cómo presentar el Declaración jurada para que el secretario etiquete las firmas como copias (Affidavit for Clerk's Labeling of Signatures as Copies)
El formulario indica una sola vía: presentar la declaración jurada firmada y certificada ante notario a la Oficina del Secretario de Cook County junto con el documento fotocopiado que desea registrar. Es la prueba que la Oficina del Secretario requiere antes de que el registrador pueda registrar la copia.
- Presentación ante la Oficina del Secretario: lleve o envíe la declaración jurada junto con la copia del documento como parte de su solicitud de registro. El formulario no incluye una dirección postal, un portal ni reglas para citas; por lo tanto, consulte las instrucciones de registro en la página de formularios de registro del Secretario: https://www.cookcountyclerkil.gov/recordings/forms-recording.
- Registro opcional como anexo: puede optar por incluir la declaración jurada en el registro, a su propio costo si se incurre en gastos, como EXHIBIT (anexo) y no como portada. Consulte a la Oficina del Secretario sobre cualquier tarifa; el formulario no indica ninguna.
- Etiquetado: la Oficina del Secretario sella o etiqueta el documento como copia antes de registrarlo.
La página de formularios del Secretario indica que estos se proporcionan como una cortesía y que usted es responsable de determinar los instrumentos y formularios correctos para su transacción. FillingPDF le permite completar y descargar el PDF; la presentación se realiza por los canales de la Oficina del Secretario descritos anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Dejar en blanco la sección notarial; el formulario indica que la sección inferior la completa el notario, con la fecha en que se tomó el juramento, el sello y la firma del notario.
- Prestar el Juramento con respecto al original cuando la parte que solicita el registro tiene el original; el juramento indica que se perdió o que no está en su posesión.
- Omitir los tipos de documentos, los nombres de las personas que los otorgaron (otorgante y beneficiario) o su relación con el documento, datos que el formulario pide que escriba la persona declarante.
- Usar la declaración jurada como portada del registro; el formulario indica que solo puede incluirse como EXHIBIT (anexo), no como portada.
- Suponer que es necesario registrar la declaración jurada; solo debe presentarse ante la Oficina del Secretario como prueba requerida antes de registrar el documento.
- Esperar que el documento registrado aparezca como original; la Oficina del Secretario lo sella o etiqueta como copia antes de registrarlo.
- Firmar sin tener conocimiento personal de los hechos, aunque la persona declarante jura que tiene conocimiento personal de que la declaración es verdadera y exacta.
- Sustituir el formulario del Secretario por una declaración jurada propia que no incluya sustancialmente la misma información.
Preguntas frecuentes
¿Qué es la declaración jurada para que el secretario etiquete las firmas como copias?
Es un formulario de cortesía de la Oficina del Secretario de Cook County para solicitar el registro de documentos fotocopiados conforme a §55 ILCS 5/3-5013. La persona declarante jura que el original se perdió o no está en posesión de la parte que solicita el registro, y el Secretario etiqueta el documento registrado como copia.
¿Tengo que usar el formulario del secretario de Cook County?
No. El formulario indica que se necesita una declaración jurada similar para documentos fotocopiados, pero puede usar su propio documento siempre que incluya sustancialmente la misma información que el formulario del Secretario.
¿Es necesario certificar la declaración jurada ante notario?
Sí. El formulario tiene una sección que completa el notario, con la fecha en que se firmó y juró la declaración, el sello notarial y la firma del notario público. La persona declarante firma el juramento y el notario le toma juramento.
¿Es necesario registrar la declaración jurada junto con el documento?
No. No es necesario registrarla; solo debe presentarse ante la Oficina del Secretario como prueba requerida antes de que el registrador pueda registrar la copia. Puede incluirla en el registro como EXHIBIT (anexo), no como portada, a su propio costo si se incurre en gastos.
¿Se marcará como copia el documento registrado?
Sí. El formulario indica que la Oficina del Secretario sellará o etiquetará el documento como copia antes de registrarlo.
¿Quién puede firmar la declaración jurada en nombre de una compañía o un cliente?
La persona declarante es quien tiene acceso a las copias y conocimiento personal de lo que declara bajo juramento. El formulario pregunta por la relación de la persona declarante con los documentos y ofrece como ejemplos una compañía de títulos, un agente y un abogado.
¿Este es el formulario para el impuesto sobre la propiedad de Cook County?
No. Esta declaración jurada respalda el registro de documentos fotocopiados ante la Oficina del Secretario de Cook County. Aparece en la sección Instruments/Affidavits de la página de formularios de registro del Secretario y no se refiere a facturas ni exenciones del impuesto sobre la propiedad.
¿Puedo completar esta declaración jurada en línea en FillingPDF?
Sí. Puede completar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es independiente del secretario de Cook County y no presenta ni registra documentos; usted presenta la declaración jurada certificada ante notario a la Oficina del Secretario.
¿Listo para rellenar el Declaración jurada para que el secretario etiquete las firmas como copias (Affidavit for Clerk's Labeling of Signatures as Copies)?
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