El Formulario A3, Solicitud de registro de nacimiento (Birth Record Request Form - Form A3), es el formulario que utiliza Vital Records del condado de Cook, parte de la Oficina del Secretario del Condado de Cook, para solicitar gratuitamente un certificado de nacimiento certificado del condado. Está dirigido a personas nacidas en el condado de Cook cuya condición haya sido verificada como personas sin hogar, residentes de un refugio para víctimas de abuso o violencia doméstica, personas recientemente liberadas de la custodia del IDOC o CCDOC, o personas que estén por ser liberadas. La página 2 es una Status Certification (certificación de condición) que debe completar un agente verificador e incluirse con la solicitud. En FillingPDF puede rellenar el formulario en línea y descargar o imprimir el PDF completado; el secretario solo lo recibe por correo o en persona, como se describe a continuación.
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¿Qué es el A3?
Solicitud de registro de nacimiento - Formulario A3 (Birth Record Request Form - Form A3) es el formulario de Vital Records del Secretario del Condado de Cook para solicitar sin costo una copia certificada de un registro de nacimiento. Está disponible para personas elegibles nacidas en el condado de Cook cuya condición confirme un agente verificador.
El formulario tiene dos páginas y el secretario indica que deben presentarse ambas para recibir un certificado de nacimiento. La página 1 contiene la información del registro de nacimiento (nombre al nacer, fecha de nacimiento, lugar de nacimiento en el condado de Cook y nombres de los padres), además de la información del solicitante. La página 2 es la Status Certification, que completa un agente o una agencia para confirmar que el solicitante reúne los requisitos para recibir un certificado gratuito.
La copia gratuita está disponible para personas nacidas en el condado de Cook que sean verificadas como pertenecientes a uno de estos cuatro grupos: personas sin hogar; residentes de refugios para víctimas de abuso o violencia doméstica; personas liberadas de la custodia del IDOC o CCDOC durante los últimos 90 días; o personas actualmente encarceladas o detenidas que serán liberadas durante los próximos 90 días.
La página del secretario sobre registros de nacimiento y defunción describe a la Oficina del Secretario del Condado de Cook como la entidad responsable de los registros de nacimientos y defunciones en Chicago y los suburbios del condado de Cook. Las solicitudes que no reúnen los requisitos para recibir la copia gratuita no se tramitan sin costo mediante este formulario; la página del secretario indica que se cobra una tarifa por los certificados de nacimiento estándar, por lo que debe consultar los importes vigentes con el secretario.
Según la ley de Illinois, solo puede recibir una copia certificada una persona con un «interés directo y tangible» en el registro.
¿Quién tiene que presentar el A3?
Use el Formulario A3 si nació en el condado de Cook, necesita una copia certificada de su registro de nacimiento y un agente verifica que pertenece a uno de estos grupos:
- Persona sin hogar;
- sobreviviente de abuso doméstico que vive en un refugio para víctimas de abuso o violencia doméstica;
- persona anteriormente encarcelada que fue liberada de la custodia del IDOC o CCDOC durante los últimos 90 días;
- persona actualmente detenida o encarcelada que será liberada por el IDOC o CCDOC durante los próximos 90 días.
La certificación de condición también contempla a una persona cuyos hijos se encuentren en una de estas situaciones, pues confirma que «la persona o sus hijos» tienen actualmente esa condición.
La ley de Illinois, citada en el formulario como 410 ILCS 535/25 (4) (b), limita las copias certificadas a personas con un «interés directo y tangible» en el registro, como usted (si tiene 18 años), un padre o una madre, un tutor o un representante legal. Si solicita el registro de un menor, el formulario le pide indicar su parentesco con el menor.
Un agente o una agencia debe verificar su condición. El formulario indica quiénes pueden hacerlo, entre ellos agencias de servicios para personas sin hogar, abogados con licencia de Illinois, enlaces escolares para estudiantes sin hogar o trabajadores sociales escolares, ciertos proveedores de servicios humanos financiados por el estado, personal de refugios para víctimas de violencia doméstica y personal de agencias u oficinas gubernamentales que ayudan a personas encarceladas o anteriormente encarceladas.
Cuándo presentar el A3
Presente el Formulario A3 cuando necesite una copia certificada gratuita de su registro de nacimiento del condado de Cook y su condición de elegibilidad esté vigente. Los períodos de 90 días indicados en el formulario son importantes: reúne los requisitos como persona anteriormente encarcelada si fue liberada durante los últimos 90 días, y como persona actualmente detenida o encarcelada si será liberada durante los próximos 90 días.
La oficina del Secretario del Condado de Cook debe recibir la certificación de condición de la página 2 al momento de presentar la solicitud, así que pida al agente verificador que la complete antes de enviar o entregar la solicitud. Deben presentarse ambas páginas juntas. El formulario no indica ningún otro plazo ni tiempo de tramitación; para hacer preguntas, la oficina de Vital Records proporciona el teléfono 312.603.7788 y, para información sobre atención en persona, el (312) 603-7790.
Documentos que necesitas
- La página 2 del formulario, la certificación de condición, completada y firmada por el agente o la agencia verificadores; el secretario debe recibirla al momento de presentar la solicitud.
- Una fotocopia de su identificación con fotografía (por ejemplo, una licencia de conducir o una identificación emitida por el estado), si presenta la solicitud por correo.
- Un sobre franqueado con su propia dirección, si presenta la solicitud por correo.
- Un formulario de liberación de libertad condicional, como alternativa de verificación que la página del secretario sobre registros de nacimiento y defunción indica para solicitantes anteriormente encarcelados, en lugar de la certificación de condición.
Cómo rellenar el A3
Seleccione su condición de elegibilidad
En la página 1, seleccione una opción: Homeless, Survivor of Domestic Abuse, Ex-offender o Current detainee/inmate. Elija la condición que el agente verificador certificará en la página 2.
Indique su nombre al nacer
En BIRTH RECORD INFORMATION (información del registro de nacimiento), escriba su nombre, segundo nombre y apellido tal como aparecían al nacer.
Indique la fecha y el lugar de nacimiento
Escriba la fecha de nacimiento en formato mes/día/año y la ciudad o localidad del condado de Cook donde tuvo lugar el nacimiento.
Indique los nombres de sus padres
En Name of Parent 1, indique el nombre y apellido (apellido de soltera); si fue adoptado, escriba el nombre de la madre en el momento de la adopción. Name of Parent 2 es opcional.
Complete la información del solicitante
En REQUESTORS INFORMATION (información del solicitante), escriba su nombre y luego indique su número de teléfono, dirección postal (calle y número, ciudad, estado y código postal) y su parentesco con el menor, si corresponde.
Firme la solicitud
Firme en la casilla Signature. Solo puede solicitar una copia certificada una persona con un interés directo y tangible en el registro, como usted (si tiene 18 años), un padre o una madre, un tutor o un representante legal.
Pida al agente verificador que complete la página 2
El agente indica la fecha, el nombre de la persona y la condición que certifica; luego selecciona una categoría que cumpla los requisitos (por ejemplo, una agencia de servicios para personas sin hogar, un abogado con licencia de Illinois o un miembro del personal de un refugio para víctimas de violencia doméstica).
Añada los datos de la agencia verificadora
El agente indica el número de teléfono y la dirección postal de la agencia u organización, además del número de identificación fiscal federal de la agencia o el número de registro de abogado.
Firme la declaración bajo pena de perjurio
El empleado de la agencia escribe su nombre en letra de molde, firma y fecha la declaración realizada bajo pena de perjurio, en la que afirma que representa a la agencia y que el solicitante reside en ella o recibe servicios de ella.
Revise y descargue el PDF completado
Compruebe que ambas páginas estén completas y firmadas; luego descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF. Si lo envía por correo, incluya una fotocopia de su identificación con fotografía y un sobre franqueado con su propia dirección, como se indica en «Cómo presentar la solicitud».
Cómo presentar el A3
El formulario del secretario indica dos maneras de obtener un registro de nacimiento: por correo y en persona.
- Por correo: complete el formulario y envíe la solicitud a Bureau of Vital Records, P.O. Box A3390, Chicago, IL 60690. Incluya ambas páginas (con la certificación de condición completada), una fotocopia de su identificación con fotografía (por ejemplo, una licencia de conducir o una identificación emitida por el estado) y un sobre franqueado con su propia dirección.
- En persona: visite la oficina del Secretario del Condado de Cook en 118 N. Clark St., Room 120, Chicago, o una de sus tres oficinas suburbanas. Llame al (312) 603-7790 o visite cookcountyclerk.com/vitals para consultar las ubicaciones y los horarios.
La página del secretario sobre registros de nacimiento y defunción añade que los certificados gratuitos solo están disponibles cuando se presentan con una verificación mediante un formulario de liberación de libertad condicional o una certificación de condición completada por un proveedor de servicios humanos aprobado. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación debe hacerse por uno de los medios indicados anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Presentar solo la página 1; el formulario indica que deben presentarse ambas páginas para recibir un certificado de nacimiento.
- Enviar la solicitud sin la certificación de condición o con una que el secretario no reciba al momento de presentar la solicitud.
- Enviar la solicitud por correo sin una fotocopia de su identificación con fotografía o sin un sobre franqueado con su propia dirección.
- Pedir a alguien que verifique su condición si no pertenece a uno de los tipos de verificadores autorizados que se indican en la página 2.
- Dejar sin completar el número de identificación fiscal federal de la agencia o el número de registro de abogado del verificador, su firma o la fecha en la certificación.
- Seleccionar en la página 1 una condición que no coincida con la que el agente verificador certifica en la página 2.
- Solicitar un registro sin tener un «interés directo y tangible», como usted (si tiene 18 años), un padre o una madre, un tutor o un representante legal.
- Indicar un lugar de nacimiento fuera del condado de Cook; el formulario solicita la ciudad o localidad del condado de Cook.
- Usar un certificado o una certificación para engañar; el formulario advierte que esto constituye un delito grave de Clase 4, punible con hasta tres años de prisión.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el Formulario A3, Solicitud de registro de nacimiento?
El Formulario A3 es el formulario de Vital Records del Secretario del Condado de Cook para solicitar sin costo un registro de nacimiento certificado. Tiene dos páginas: la solicitud y una certificación de condición que completa un agente verificador. Deben presentarse ambas páginas para recibir un certificado de nacimiento.
¿Quién reúne los requisitos para recibir un certificado de nacimiento gratuito del condado de Cook?
Personas nacidas en el condado de Cook cuya condición haya sido verificada como personas sin hogar, residentes de refugios para víctimas de abuso o violencia doméstica, personas liberadas de la custodia del IDOC o CCDOC durante los últimos 90 días, o personas encarceladas o detenidas que serán liberadas durante los próximos 90 días.
¿Cómo obtengo un certificado de nacimiento gratuito del condado de Cook con el Formulario A3?
Complete la página 1 y pida a un agente verificador autorizado que complete la certificación de condición de la página 2. Luego envíe ambas páginas por correo a Bureau of Vital Records, P.O. Box A3390, Chicago, IL 60690, o llévelas a la oficina del secretario en 118 N. Clark St., Room 120, Chicago.
¿Quién puede verificar mi condición en la certificación de condición?
La página 2 los enumera: una agencia de servicios para personas sin hogar, un abogado con licencia de Illinois, un enlace escolar para estudiantes sin hogar o un trabajador social escolar, un proveedor de servicios humanos financiado por el estado, personal de un refugio para víctimas de violencia doméstica o personal de una agencia u oficina gubernamental que ayude a personas encarceladas o anteriormente encarceladas.
¿Qué debo incluir al enviar el Formulario A3 por correo?
Incluya ambas páginas, con la certificación de condición completada, una fotocopia de su identificación con fotografía, como una licencia de conducir o una identificación emitida por el estado, y un sobre franqueado con su propia dirección. Envíe la solicitud a Bureau of Vital Records, P.O. Box A3390, Chicago, IL 60690.
¿Quién puede solicitar una copia certificada de un registro de nacimiento en el condado de Cook?
Según la ley de Illinois 410 ILCS 535/25 (4) (b), citada en el formulario, solo puede solicitarla una persona con un «interés directo y tangible» en el registro, como usted (si tiene 18 años), un padre o una madre, un tutor o un representante legal.
¿Puedo presentar el Formulario A3 en persona?
Sí. Visite la oficina del Secretario del Condado de Cook en 118 N. Clark St., Room 120, Chicago, o una de sus tres oficinas suburbanas. Llame al (312) 603-7790 o visite cookcountyclerk.com/vitals para consultar las ubicaciones y los horarios.
¿Puedo rellenar el Formulario A3 en línea en FillingPDF?
Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente, no está afiliado al Secretario del Condado de Cook y no presenta el formulario; usted debe enviarlo por correo o entregarlo en persona.
¿Qué sucede si uso indebidamente un certificado de nacimiento?
El formulario advierte que cualquier persona que, deliberada y conscientemente, use o intente usar un certificado o una certificación para engañar comete un delito grave de Clase 4 conforme a 410 ILCS 535/27 (c), (f), punible con hasta tres años de prisión.
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