Formulario A3, Solicitud gratuita de acta de nacimiento y certificación de estado (Free Birth Record Request Form and Status Certification)

El Formulario A3, Solicitud gratuita de acta de nacimiento y certificación de estado (Free Birth Record Request Form and Status Certification), es el formulario de Registros Vitales del secretario del condado de Cook que se utiliza para solicitar gratuitamente una copia certificada de un acta de nacimiento del condado de Cook cuando un agente o una agencia verifica el estado de quien la solicita.

El formulario tiene dos páginas que deben presentarse juntas. La página 1, Birth Record Request Form (formulario de solicitud de acta de nacimiento), recopila el nombre al nacer, la fecha de nacimiento, el lugar de nacimiento (ciudad o pueblo del condado de Cook), los nombres de los padres y los datos de la persona que solicita el acta. La página 2, Status Certification (certificación de estado), la completa un agente o una agencia verificadora para confirmar el estado de la persona al momento de completarla. El formulario indica que deben presentarse ambas páginas para recibir un acta de nacimiento.

Las personas nacidas en el condado de Cook que se encuentren en una de las siguientes situaciones y cuyo estado haya sido verificado pueden obtener una copia certificada gratuita:

• no tienen hogar;
• residen en un refugio para víctimas de abuso o violencia doméstica;
• fueron liberadas en los últimos 90 días de la custodia del Departamento de Instituciones Correccionales de Illinois (IDOC) o del Departamento de Correcciones del condado de Cook (CCDOC);
• están actualmente encarceladas o detenidas y el IDOC o el CCDOC las liberará en los próximos 90 días.

El formulario cita la ley de Illinois [410 ILCS 535/25 (4) (b)]: una copia certificada de un acta de nacimiento solo está disponible para personas con un «interés directo y tangible» en ella.

El grupo principal son las personas nacidas en el condado de Cook que desean obtener gratuitamente una copia certificada de su acta de nacimiento y cuyo estado ha sido verificado en una de estas cuatro categorías: personas sin hogar, sobrevivientes de abuso doméstico (residentes de un refugio para víctimas de abuso o violencia doméstica), personas anteriormente encarceladas que fueron liberadas de la custodia del IDOC o del CCDOC en los últimos 90 días, o detenidos o reclusos actuales que serán liberados por el IDOC o el CCDOC en los próximos 90 días. La certificación de estado también contempla a una persona cuyos hijos se encuentren en una de estas situaciones.

Según la ley de Illinois citada en el formulario, una copia certificada solo está disponible para alguien que tenga un «interés directo y tangible» en el acta, como la persona cuyo nombre aparece en ella (si tiene 18 años), uno de sus padres, un tutor o un representante legal. El formulario incluye un espacio para indicar la relación de quien solicita el acta con el niño, si corresponde.

La página 2 la completa un agente verificador, no quien solicita el acta. El formulario indica quiénes pueden verificar el estado:

• una agencia de servicios para personas sin hogar que reciba fondos del gobierno o esté reconocida por un sistema local de atención continua;
• un abogado con licencia en Illinois;
• un enlace escolar para personas sin hogar o un trabajador social escolar de una escuela pública;
• un proveedor de servicios humanos financiado por el estado para jóvenes sin hogar o fugitivos, personas con enfermedades mentales o personas con adicciones;
• un miembro del personal de un refugio para víctimas de violencia doméstica;
• un miembro del personal de una agencia de servicios humanos o una oficina gubernamental que ayude a personas encarceladas o que estuvieron encarceladas.

Presente el Formulario A3 cuando necesite una copia certificada de un acta de nacimiento del condado de Cook y su estado corresponda a una de las categorías que califican para obtenerla gratuitamente. El formulario no indica una fecha límite de presentación. El momento importa por dos razones: la oficina del secretario del condado de Cook debe recibir la certificación de estado al momento de la solicitud, y las categorías relacionadas con la custodia tienen límites de tiempo. Una persona liberada de la custodia del IDOC o del CCDOC califica durante los 90 días posteriores a su liberación, y un recluso o detenido actual califica si se espera que sea liberado en los próximos 90 días. El agente verificador fecha la certificación en la página 2, así que coordine su llenado antes de enviar o presentar la solicitud.

Puede obtener el acta de nacimiento por correo o en persona en la oficina del secretario del condado de Cook. Deben presentarse ambas páginas del formulario.

• Por correo: Complete el formulario y envíelo por correo a Bureau of Vital Records, P.O. Box A3390, Chicago, IL 60690. Incluya una fotocopia de su identificación con foto (por ejemplo, una licencia de conducir o una identificación emitida por el estado) y un sobre con su propia dirección y franqueo pagado.
• En persona: Acuda a la oficina del secretario del condado de Cook en 118 N. Clark St., Room 120, Chicago, o a una de las tres oficinas suburbanas. Llame al (312) 603-7790 o visite cookcountyclerk.com/vitals para consultar las ubicaciones y los horarios.

La oficina del secretario debe recibir la certificación de estado completada (página 2) al momento de la solicitud. La oficina de Registros Vitales indica el teléfono 312.603.7788 y el fax 312.603.4899. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza por los medios indicados arriba.