El Certificado de nombre ficticio (Certificate of Assumed Name) es el Formulario ASN de la Secretaría de Estado de Kentucky, que presenta ante la División de Presentaciones Comerciales una entidad comercial nacional o extranjera que desea hacer negocios con un nombre distinto de su nombre legal. Cada certificado cubre un nombre ficticio y se presenta conforme a KRS 365. En FillingPDF puede rellenar el formulario en línea y descargar o imprimir el PDF completado; la Secretaría de Estado publica el formulario original y recibe la presentación a través de sus propios canales.
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¿Qué es el ASN?
El Certificate of Assumed Name (Certificado de nombre ficticio; Formulario ASN) es el formulario de la Secretaría de Estado de Kentucky que presenta una entidad comercial nacional o extranjera para solicitar el uso de un nombre ficticio, de conformidad con KRS 365, y dejar constancia de ese nombre en el registro público.
El formulario solicita el nombre ficticio, el nombre de la entidad que lo adopta (y los socios, en el caso de una sociedad general), el tipo de entidad, el estado o país donde está organizada y una dirección postal. El formulario concluye con una declaración bajo pena de perjurio conforme a las leyes de Kentucky.
Las instrucciones impresas en el formulario incluyen las reglas principales. El nombre ficticio debe poder distinguirse, según los registros de la Secretaría de Estado, de cualquier otro nombre presentado y registrado. Se necesita un certificado por separado para cada nombre ficticio. El registro dura cinco años desde la fecha de presentación y puede renovarse por un período sucesivo. El documento entra en vigor en la fecha y hora de su presentación.
Las instrucciones también definen el «nombre legal» para cada tipo de entidad, por ejemplo, el nombre indicado en los Articles of Incorporation de una corporación nacional o en los Articles of Organization de una compañía de responsabilidad limitada nacional.
Los formularios relacionados que menciona la Secretaría de Estado son el Amended Certificate of Assumed Name (AAN), el Certificate of Withdrawal of Assumed Name (CWA) y el Renewal of Assumed Name (RAN). El Formulario ASN no se utiliza para una empresa unipersonal de una persona física: ese certificado se presenta ante el secretario del condado.
¿Quién tiene que presentar el ASN?
El Formulario ASN es para una entidad comercial, nacional o extranjera, que realizará actividades comerciales bajo un nombre ficticio. El formulario enumera los tipos de entidad que pueden marcarse en la línea 3:
- sociedades generales, sociedades de responsabilidad limitada y sociedades limitadas;
- fideicomisos comerciales y fideicomisos estatutarios;
- corporaciones y compañías de responsabilidad limitada;
- asociaciones cooperativas limitadas;
- asociaciones sin fines de lucro no constituidas.
Cada tipo está disponible en una versión nacional y otra extranjera.
No use este formulario si usted es una persona física que opera una empresa unipersonal. KRS 365.015(3), citado en las instrucciones, exige que ese certificado se presente ante el secretario del condado donde se considera que la persona es residente para los fines del Capítulo 355 de KRS.
El nombre de la entidad que ingrese debe ser idéntico al que consta en los registros de la Secretaría de Estado. El documento debe estar firmado por:
- al menos un socio autorizado de una sociedad general o una sociedad de responsabilidad limitada registrada, nacional o extranjera;
- un socio general de una sociedad limitada;
- los fideicomisarios de un fideicomiso comercial;
- cualquier persona autorizada para actuar en nombre de una corporación;
- un miembro o gerente autorizado para actuar en nombre de una compañía de responsabilidad limitada.
Cuándo presentar el ASN
Presente el Formulario ASN cuando la entidad esté lista para empezar a hacer negocios bajo el nombre ficticio; las instrucciones no establecen otro motivo para presentarlo. El registro entra en vigor en la fecha y hora de presentación y dura cinco años desde la fecha en que se presenta ante la Secretaría de Estado.
Para conservar el nombre, presente un certificado de renovación ante la Secretaría de Estado dentro de los seis meses anteriores a la fecha de vencimiento. El certificado de renovación renueva el nombre ficticio por otro período de cinco años. La Secretaría de Estado no tiene la obligación de enviar avisos de renovación, por lo que la empresa debe establecer su propio recordatorio. La renovación se hace con el formulario separado Renewal of Assumed Name (RAN), no con un nuevo Formulario ASN.
Un certificado de nombre ficticio que estuviera vigente el 15 de julio de 1998 continuó vigente por cinco años y puede renovarse mediante la presentación de un certificado de renovación.
Documentos que necesitas
- Una copia exacta o certificada del Formulario ASN completado, si presenta la solicitud por correo o en persona.
- El pago de la tarifa de presentación mediante un cheque pagadero a «Kentucky State Treasurer», enviado junto con la copia si presenta la solicitud por correo o en persona.
- Una solicitud por escrito que confirme la dirección alternativa, solo si desea que el documento presentado se envíe a una dirección distinta de la dirección postal; envíela con cada documento que presente.
Cómo rellenar el ASN
Escriba el nombre ficticio
Línea 1: ingrese el nombre ficticio con el que operará la empresa. Debe poder distinguirse según los registros de la Secretaría de Estado, y cada nombre ficticio necesita su propio certificado.
Ingrese el nombre de la entidad
Línea 2: ingrese el nombre de la entidad comercial que adopta el nombre ficticio; en el caso de una sociedad general, ingrese también los socios. El nombre debe ser idéntico al que consta en los registros de la Secretaría de Estado.
Marque el tipo de nombre legal
Línea 3: marque una casilla que corresponda a su entidad, como Domestic Corporation o Foreign Limited Liability Company. Las instrucciones definen el nombre legal de cada tipo.
Indique dónde está organizada la empresa
Línea 4: ingrese el estado o país donde la empresa está organizada y existe.
Ingrese la dirección postal
Línea 5: ingrese la dirección postal o el número de apartado postal, la ciudad, el estado y el código ZIP. La postal sellada como constancia de presentación se enviará a esta dirección.
Confirme la declaración bajo pena de perjurio
Antes de firmar, lea la declaración que indica que la información es verdadera y correcta conforme a las leyes de Kentucky. Se aplica a todo lo ingresado en el formulario.
Firme y complete el bloque de firma
La persona autorizada firma e ingresa su nombre en letra de imprenta, cargo y fecha. Las personas que pueden firmar están limitadas según el tipo de entidad; por ejemplo, un socio general de una sociedad limitada o un miembro o gerente de una compañía de responsabilidad limitada.
Revise y descargue el PDF completado
Compruebe que los nombres coincidan con los registros de la Secretaría de Estado y que haya marcado solo una casilla de la línea 3. Descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y, luego, siga los canales indicados en la sección Cómo presentar.
Cómo presentar el ASN
Puede presentar el Formulario ASN por correo, en persona o electrónicamente ante la Secretaría de Estado de Kentucky.
- Por correo: Office of the Secretary of State, PO Box 718, Frankfort, KY 40602-0718. Envíe una copia exacta o certificada del certificado junto con la tarifa de presentación.
- En persona: 1025 Capital Center Drive, Suite 201, Frankfort, KY 40601. El horario de atención es de 8:00 AM a 4:30 PM ET.
- En línea: la página de la Secretaría de Estado en https://www.sos.ky.gov/bus/Forms/Pages/default.aspx indica que los nombres ficticios (DBA) pueden presentarse electrónicamente. Al presentar su nombre electrónicamente, usted certifica que está autorizado para hacerlo; se acepta un nombre escrito a máquina como su firma original.
Se aplica una tarifa de presentación. Los cheques deben extenderse a nombre de «Kentucky State Treasurer»; llame al (502) 564-3490 o visite www.sos.ky.gov para conocer el importe.
Se envía una postal sellada como constancia de presentación a la dirección postal. Para que el documento se envíe a otra dirección, presente una solicitud por escrito con cada documento que presente. Para obtener una copia para la oficina del secretario del condado local, imprímala desde la herramienta de búsqueda de organizaciones en www.sos.ky.gov.
FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza a través de los canales indicados anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Usar el Formulario ASN para una empresa unipersonal de una persona física; KRS 365.015(3) exige presentar ese certificado ante el secretario del condado.
- Ingresar en la línea 2 un nombre de entidad que no sea idéntico al que consta en los registros de la Secretaría de Estado.
- No marcar ninguna casilla o marcar más de una en la línea 3; el formulario indica que debe marcar una.
- Indicar dos nombres ficticios en un solo certificado; se debe presentar un certificado por separado para cada nombre.
- Elegir un nombre ficticio que no pueda distinguirse, según los registros de la Secretaría de Estado, de otro nombre presentado.
- Esperar hasta después del período de renovación; el certificado de renovación debe presentarse dentro de los seis meses anteriores a la fecha de vencimiento y no se envían recordatorios.
- Dejar en blanco la firma, el nombre en letra de imprenta, el cargo o la fecha, o permitir que firme alguien que no esté autorizado para ese tipo de entidad.
- Enviar la presentación sin la tarifa correspondiente o extender el cheque a nombre de alguien que no sea «Kentucky State Treasurer».
Preguntas frecuentes
¿Qué es un certificado de nombre ficticio en Kentucky?
Es el Formulario ASN de la Secretaría de Estado de Kentucky, que presenta una entidad comercial nacional o extranjera que hará negocios con un nombre distinto de su nombre legal. Se presenta conforme a KRS 365 y cada certificado cubre un solo nombre ficticio.
¿Una persona con empresa unipersonal presenta el Formulario ASN ante la Secretaría de Estado?
No. Las instrucciones citan KRS 365.015(3), que exige que el certificado de nombre ficticio para una empresa unipersonal de una persona física se presente ante el secretario del condado donde se considera que la persona es residente. El Formulario ASN es para entidades comerciales.
¿Cuánto dura el registro de un nombre ficticio en Kentucky?
Dura cinco años desde la fecha en que se presenta ante la Secretaría de Estado. Para renovarlo, presente un certificado de renovación dentro de los seis meses anteriores a la fecha de vencimiento; este renueva el nombre por otro período de cinco años. La Secretaría de Estado no tiene la obligación de enviar recordatorios.
¿Puedo registrar más de un nombre ficticio en un solo certificado?
No. Las instrucciones indican que se debe presentar un certificado por separado para cada nombre ficticio que adopte la empresa. Además, cada nombre debe poder distinguirse, según los registros de la Secretaría de Estado, de cualquier otro nombre registrado.
¿Puedo presentar el certificado de nombre ficticio en línea?
La página de la Secretaría de Estado indica que los nombres ficticios (DBA) pueden presentarse electrónicamente y que se acepta un nombre escrito a máquina como su firma original. También puede enviar el formulario por correo o entregarlo en la oficina de Frankfort. FillingPDF solo le ayuda a completar el PDF.
¿Quién puede firmar el Formulario ASN?
Depende de la entidad: un socio autorizado de una sociedad general o una sociedad de responsabilidad limitada registrada; un socio general de una sociedad limitada; los fideicomisarios de un fideicomiso comercial; cualquier persona autorizada de una corporación; o un miembro o gerente autorizado de una compañía de responsabilidad limitada.
¿A dónde envío por correo el Formulario ASN?
Envíelo a Office of the Secretary of State, PO Box 718, Frankfort, KY 40602-0718, con una copia exacta o certificada y la tarifa de presentación. Los cheques deben extenderse a nombre de «Kentucky State Treasurer». Para presentarlo en persona, la oficina está en 1025 Capital Center Drive, Suite 201, Frankfort, KY 40601.
¿Puedo rellenar el Formulario ASN en línea en FillingPDF?
Sí. Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente, no forma parte de la Secretaría de Estado de Kentucky y no presenta el certificado; usted debe presentarlo a través de los canales de la agencia.
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