El formulario de proveedor del estado de Maine es el Formulario sustitutivo W-9 y autorización de proveedor del estado de Maine (State of Maine Substitute W-9 & Vendor Authorization Form), que establece o actualiza su cuenta en el sistema contable del estado. Debe completarlo si recibirá pagos del estado o le proporcionará servicios o bienes, y sustituye al Formulario W-9 del IRS cuando una agencia estatal solicita su número de identificación del contribuyente (TIN). En esta página puede rellenar el formulario en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; el formulario está publicado en el sitio web de Maine Revenue Services y debe devolverlo a la agencia con la que hace negocios.
Última actualización
¿Qué es el ME W9 V4?
El Formulario sustitutivo W-9 y autorización de proveedor del estado de Maine (State of Maine Substitute W-9 & Vendor Authorization Form) es el formulario que completa un beneficiario de pagos o proveedor para establecer o actualizar una cuenta en el sistema contable del estado de Maine. También recopila el número de identificación del contribuyente que el estado necesita para pagarle.
El formulario indica que sustituye al W-9 del IRS y cita el texto del IRS que lo respalda: si un solicitante le entrega un formulario distinto del Formulario W-9 para solicitar su TIN, debe usar el formulario del solicitante si es sustancialmente similar al Formulario W-9. Por lo tanto, incluye la misma certificación bajo pena de perjurio: que el número indicado es su TIN correcto, que no está sujeto a la retención adicional (o que el IRS le informó que ya no lo está) y que es ciudadano estadounidense u otra persona de EE. UU. según la definición del IRS.
Además del contenido del W-9, el formulario es un registro de proveedor. Indica el tipo de solicitud (solicitud nueva, nueva ubicación/entrada adicional o cambio), su nombre legal y cualquier alias o nombre comercial (DBA), una dirección de pago, una dirección de adquisiciones o física, un contacto para cada dirección y números de proveedor opcionales como VC#/VS#. La agencia estatal que presenta el formulario completa un bloque separado marcado OFFICE USE ONLY (SOLO PARA USO DE LA OFICINA).
El formulario está impreso como versión ME W9 V4, con fecha 11/14/14. En cada formulario solo puede aparecer un nombre y un TIN.
¿Quién tiene que presentar el ME W9 V4?
Complete este formulario si se aplica a usted cualquiera de las dos condiciones que aparecen impresas:
- Recibirá pagos del estado de Maine.
- Es un proveedor que proporciona servicios o bienes al estado de Maine.
Úselo para abrir una cuenta por primera vez o para cambiar una existente. Las casillas de tipo de solicitud incluyen New Request (Solicitud nueva), New Location/Additional Entry (Nueva ubicación/entrada adicional) y Change (Cambio) de nombre legal, número de teléfono, información de contacto, dirección de pago, nombre DBA, línea «a cargo de», correo electrónico o dirección para pedidos.
El formulario es para personas, empresas unipersonales, compañías, corporaciones, sociedades, fideicomisos, sucesiones, organizaciones sin fines de lucro, entidades gubernamentales, empleados estatales y extranjeros no residentes; debe elegir una clasificación de organización. Si marca la opción Foreign (W8 required) (Extranjero; se requiere el W8), el formulario indica que se requiere un W8.
Cada formulario incluye un solo nombre y un solo TIN. Una persona proporciona un número de Seguro Social y una empresa proporciona un número federal de identificación del empleador; debe proporcionar uno de los dos, no ambos. Se necesita un formulario separado para cada nombre y TIN adicional.
Cuándo presentar el ME W9 V4
Presente el formulario cuando necesite establecer una cuenta de proveedor porque recibirá pagos del estado de Maine o le suministrará bienes o servicios, y nuevamente cada vez que cambien los datos de su cuenta. El formulario no indica una fecha límite ni un ciclo de renovación.
Para abrir una cuenta por primera vez, seleccione New Request en TYPE OF REQUEST (TIPO DE SOLICITUD). Para agregar otra ubicación o entrada, seleccione New Location/Additional Entry. Para corregir información existente, seleccione Change y marque lo que cambia: nombre legal, número de teléfono, información de contacto, dirección de pago, nombre DBA, «a cargo de», solo correo electrónico o dirección para pedidos.
Como debe devolver el formulario a la agencia que lo solicitó o se lo envió, o a la agencia con la que hace negocios, el plazo generalmente depende de la solicitud de esa agencia.
Documentos que necesitas
- Formulario de depósito directo/EFT: complételo también si marca la casilla para solicitar notificaciones por correo electrónico de DD/EFT, que, según indica el formulario, lo requiere.
- Formulario W8: se requiere si selecciona la clasificación de organización Foreign, como indica la opción «Foreign (W8 required)».
Cómo rellenar el ME W9 V4
Seleccione el tipo de solicitud
En TYPE OF REQUEST* (TIPO DE SOLICITUD*), seleccione una opción: New Request, New Location/Additional Entry o Change. Si se trata de un cambio, marque también lo que cambia, como Legal Name, Phone #, Contact Info, Payment Address, DBA Name, Care Of, Email Only u Ordering Address.
Ingrese su número de identificación del contribuyente
En el área TAXPAYER ID NUMBER* (TIN), proporcione un solo número: un número de Seguro Social para una persona o un número federal de identificación del empleador para una empresa. Luego seleccione un tipo de TIN: Social Security No. o Employer ID No.
Elija la clasificación de organización
Elija una clasificación en Organization Classification*, como Individual, Sole Proprietorship, Company, Corporation, Partnership, Trust, Estate, Non-Profit Org, una opción gubernamental o Foreign. La opción Foreign requiere un W8.
Escriba su nombre legal
En Legal Name*, ingrese el nombre legal registrado ante el IRS y asociado con el número de identificación: nombre y apellido para un SSN o nombre de la empresa para un FEIN. Use Alias/DBA para cualquier otro nombre con el que opere.
Agregue números de proveedor si los conoce
En Other Info, ingrese su número de cliente de proveedor (VC#/VS#) y cualquier número de cuenta/cliente/proveedor, solo si los conoce.
Complete la dirección de pago
En Payment Address*, ingrese la dirección, C/O, ciudad/estado/código postal y teléfono, o marque que My Billing Address o Admin. Address es la misma. Agregue un nombre de contacto, teléfono, extensión y correo electrónico.
Decida si desea avisos de depósito directo
Marque Send me Email notifications of DD/EFT solo si los desea y tenga en cuenta que el formulario indica que para ello también debe completarse el formulario de depósito directo/EFT.
Complete la dirección de adquisiciones
En Procurement/Physical Address*, ingrese la dirección y los datos de contacto, o marque que My Billing Address o Admin. Address es la misma.
Lea la certificación
Lea la declaración bajo pena de perjurio: el número es su TIN correcto, no está sujeto a la retención adicional por uno de los motivos indicados y es ciudadano estadounidense u otra persona de EE. UU.
Firme, indique su cargo y feche el formulario
Complete Authorized Signature, Title & Current Date*. Deje en blanco el bloque OFFICE USE ONLY, incluido State Agency & SHS # y el contacto de la agencia, para que lo complete la agencia estatal.
Revise y descargue el PDF
Compruebe que todas las áreas marcadas con * estén completas y que solo aparezca un nombre y un TIN. Descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y devuélvalo a la agencia como se describe en la sección Cómo presentar.
Cómo presentar el ME W9 V4
Devuelva el formulario por correo a la agencia estatal que lo solicitó o se lo envió, o a la agencia con la que hace negocios. El formulario menciona DHHS, Labor, DEP y Education como ejemplos de dichas agencias.
- Por correo: envíe el formulario firmado a esa agencia. El formulario no indica una dirección postal central única, así que use la dirección que le proporcionó la agencia.
- Instrucciones específicas de la agencia: el formulario no menciona ningún portal, número de fax ni opción de entrega en persona; consulte a la agencia que se lo envió si acepta otros métodos.
Antes de enviarlo, compruebe que todas las áreas marcadas con un asterisco (*) estén completas y que el formulario esté firmado, incluya el cargo y tenga fecha. Si solicita notificaciones por correo electrónico de DD/EFT (depósito directo/transferencia electrónica de fondos), el formulario indica que también debe completarse el formulario de depósito directo/EFT. Deje en blanco el bloque OFFICE USE ONLY: es para información de la agencia estatal (State agency and SHS #, persona de contacto de la agencia y número de teléfono).
FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza por los medios indicados anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Dejar en blanco áreas marcadas con un asterisco (*); el formulario indica que todas son obligatorias, incluido el tipo de solicitud, el TIN, el tipo de TIN, la clasificación de organización, el nombre legal, las direcciones, los contactos y la firma.
- Proporcionar tanto un número de Seguro Social como un número federal de identificación del empleador; el formulario indica que debe proporcionar un solo TIN.
- Indicar más de un nombre y TIN en un mismo formulario; el formulario permite solo un nombre y un TIN por formulario.
- No seleccionar un tipo de solicitud o seleccionar más de uno; el formulario indica que debe seleccionar uno.
- Ingresar un nombre legal que no sea el registrado ante el IRS para ese número: use el nombre y apellido para un SSN y el nombre de la empresa para un FEIN.
- Elegir la clasificación Foreign sin incluir un W8, que el formulario indica que es obligatorio.
- Solicitar notificaciones por correo electrónico de DD/EFT sin completar el formulario de depósito directo/EFT.
- Enviar el formulario firmado al lugar equivocado en vez de a la agencia que lo solicitó o con la que hace negocios.
- Presentar el formulario sin firma, sin indicar el cargo o sin la fecha actual junto a la firma autorizada.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el formulario de proveedor de Maine?
Es el Formulario sustitutivo W-9 y autorización de proveedor del estado de Maine, que se usa para establecer o actualizar una cuenta en el sistema contable del estado de Maine. Debe completarlo si recibirá pagos del estado o le proporcionará bienes o servicios.
¿El formulario de proveedor de Maine es igual que un W-9 del IRS?
Lo sustituye para este propósito. El formulario cita la regla del IRS que indica que debe usar el formulario del solicitante si es sustancialmente similar al Formulario W-9, e incluye la misma certificación bajo pena de perjurio sobre su TIN y la retención adicional.
¿A dónde envío el formulario de proveedor del estado de Maine?
Envíelo por correo a la agencia que solicitó el formulario o se lo envió, o a la agencia con la que hace negocios, como DHHS, Labor, DEP o Education. El formulario no indica una dirección central, así que use la que le proporcione la agencia.
¿Puedo usar un formulario de proveedor para dos nombres o TIN?
No. El formulario indica que solo se permite un nombre y un TIN por formulario, y debe proporcionar un solo TIN: un número de Seguro Social para una persona o un número federal de identificación del empleador para una empresa. Use un formulario separado para cada nombre y TIN adicional.
¿Cómo cambio mis datos con el formulario de proveedor?
Seleccione Change en TYPE OF REQUEST y marque lo que cambia: nombre legal, teléfono, información de contacto, dirección de pago, nombre DBA, «a cargo de», solo correo electrónico o dirección para pedidos. Use New Location/Additional Entry para agregar otra ubicación.
¿Necesito algo más si soy un proveedor extranjero?
Sí. La opción de clasificación de organización dice Foreign (W8 required), por lo que se requiere un W8 si la selecciona. El formulario no menciona otros documentos adjuntos para esa clasificación.
¿Puedo rellenar en línea el formulario de proveedor de Maine en FillingPDF?
Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente y no presenta el formulario; debe devolverlo a la agencia estatal que lo solicitó.
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