El Formulario de autorización para terceros (Third Party Authorization Form, TXAUTH) es el documento que firma un empleador de Montana para permitir que un administrador externo (TPA) actúe en su nombre en asuntos del Seguro de Desempleo (UI) de Montana. Lo publica la Oficina de Contribuciones del Departamento de Trabajo e Industria de Montana. Úselo cuando una empresa de nómina, una agencia de contabilidad u otro agente similar necesite acceder a su cuenta de UI. En esta página puede rellenar el formulario de autorización para terceros en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; la agencia solo lo recibe por los medios que se describen a continuación.
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¿Qué es el TXAUTH?
El Formulario de autorización para terceros es el formulario del Seguro de Desempleo (UI) de Montana, con el código TXAUTH, mediante el cual un empleador certifica que un administrador externo (TPA) designado actuará en su nombre en asuntos relacionados con el UI de Montana y autoriza a la agencia a dar a ese TPA acceso a la cuenta de UI del empleador.
La Oficina de Contribuciones del Departamento de Trabajo e Industria de Montana (DLI), División del Seguro de Desempleo (UID), utiliza el formulario. La página de formularios imprimibles de UI de Montana explica que debe proporcionarse una autorización por escrito antes de que la agencia permita el acceso a alguien ajeno a la organización, como una empresa de nómina o una agencia de contabilidad.
En el formulario, el empleador se identifica a sí mismo y al TPA, indica la fecha en que comienza la autorización y, si corresponde, un SIDES Broker ID. Luego, el empleador elige qué pueden consultar y responder los empleados del TPA en UI eServices for Employers: asuntos de contribuciones (impuestos), reclamaciones de beneficios o ambos. El empleador también elige qué correspondencia se enviará por correo directamente al TPA: avisos de tasas de impuestos de UI, avisos trimestrales o mensuales de cargos por beneficios y correspondencia relacionada con reclamaciones de beneficios, incluidos avisos de separación y de posibles cargos.
La autorización no elimina las obligaciones propias del empleador. El formulario indica que el empleador sigue siendo responsable de asegurarse de que los informes trimestrales, los impuestos y los avisos sobre reclamaciones de beneficios se presenten, paguen o respondan a tiempo y correctamente.
¿Quién tiene que presentar el TXAUTH?
Los empleadores con una cuenta de UI de Montana que quieran que un administrador externo o agente, como una empresa de nómina o una agencia de contabilidad, reciba y responda por ellos a asuntos de UI deben completar este formulario. El TPA no lo completa por su cuenta: la autorización la otorga el empleador.
- Firmante: debe firmar una persona con autoridad legal para obligar a la empresa. El formulario menciona como posibles firmantes autorizados al propietario, un funcionario corporativo, un socio, un miembro administrador, el director financiero (CFO), el director ejecutivo (CEO) o un fiduciario de un fideicomiso o patrimonio.
- Testigo: un testigo de esa firma también debe escribir su nombre en letra de imprenta, firmar y fechar el formulario. El formulario indica que el testigo es obligatorio.
- Varios agentes: si más de un agente externo presta servicios de UI para usted, necesita un formulario de autorización independiente para cada uno.
Los empleadores que no utilizan un agente externo para asuntos de UI no necesitan este formulario.
Cuándo presentar el TXAUTH
Complete el formulario cuando necesite dar a un administrador externo o agente acceso a la información de su cuenta de UI de Montana, ya que la agencia exige una autorización por escrito antes de conceder ese acceso. El formulario no indica una fecha límite para presentarlo.
Usted elige la fecha en que comienza la autorización del TPA en la casilla Begin Authority As Of (date) (fecha de inicio de la autorización). Una vez otorgada, la autorización sigue vigente hasta que el contribuyente o el agente externo la revoque. Si posteriormente añade otro agente, complete un formulario aparte para ese agente.
Cómo rellenar el TXAUTH
Ingrese los datos de identificación del empleador
En la sección Employer, ingrese el número de cuenta de empleador de UI de Montana y el número de identificación federal, el nombre del propietario, funcionario o socio y el nombre comercial.
Agregue la información de contacto del empleador
Ingrese la dirección postal (calle o apartado postal), la ciudad, el estado y el código ZIP, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico del empleador.
Complete la sección del administrador externo
Ingrese el nombre y el número de identificación federal del administrador externo autorizado, su dirección postal, ciudad, estado y código ZIP, número de teléfono y dirección de correo electrónico.
Indique la fecha de inicio y el SIDES ID
Ingrese la fecha en Begin Authority As Of (date). Ingrese el SIDES Broker ID solo si corresponde.
Elija el acceso a UI eServices
En UI eServices for Employers, marque una opción: Contributions (tax), Benefit Claims o Both tax and benefit claim matters.
Seleccione la correspondencia que se enviará por correo
En Correspondence, marque todas las opciones que correspondan: UI Tax Rate Notices, Quarterly or monthly benefit charge notices y Benefit Claim related correspondence including Separation and Potential Charge notices.
Certifique la autoridad legal y escriba los nombres
Marque la certificación de que tiene autoridad legal para ejecutar el formulario y autorizar la divulgación. Ingrese el nombre en letra de imprenta y el cargo de la persona autorizada, así como el nombre en letra de imprenta del testigo.
Firme, feche y obtenga la firma del testigo
La persona autorizada firma y fecha el formulario, y el testigo también lo firma y fecha. El formulario requiere ambas firmas.
Revise, descargue y presente el PDF
Compruebe que las secciones del empleador y del TPA estén completas; luego descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y devuélvalo según se describe en Cómo presentar.
Cómo presentar el TXAUTH
Las instrucciones del formulario indican que debe devolverlo electrónicamente a UI Contributions cargándolo en UI eServices for Employers (uieservices.mt.gov). La página de formularios imprimibles de UI de Montana también indica que puede devolverlo a la Oficina de Contribuciones de UI.
- Cargar: firme el formulario, pida a su testigo que lo firme y cárguelo en UI eServices for Employers en uieservices.mt.gov.
- Oficina de Contribuciones: el encabezado del formulario indica que la dirección de la Oficina de Contribuciones es PO Box 6339, Helena, MT 59604-6339, y el número de teléfono es (406) 444-3834.
El formulario debe incluir ambas firmas y las fechas antes de devolverlo. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza por los medios indicados anteriormente por la agencia.
Errores comunes que debes evitar
- No incluir el nombre, la firma o la fecha del testigo; el formulario indica que el testigo es obligatorio.
- Hacer que firme alguien sin autoridad legal para obligar a la empresa, en lugar de un propietario, funcionario, socio, miembro administrador, CFO, CEO o fiduciario.
- Incluir varios agentes externos en un solo formulario; cada agente necesita su propio formulario de autorización.
- Completar solo la sección del empleador o solo la sección del administrador externo; deben completarse ambas.
- No marcar una opción para contribuciones (impuestos), reclamaciones de beneficios o ambas, lo que determina a qué puede acceder el TPA en UI eServices.
- Suponer que la autorización pone fin a las obligaciones propias del empleador; usted sigue siendo responsable de presentar los informes, pagar los impuestos y responder a los avisos de forma oportuna y correcta.
- Omitir la fecha en la casilla Begin Authority As Of, que indica cuándo comienza la autorización del TPA.
- No marcar las casillas de correspondencia cuando desea que los avisos se envíen por correo directamente al TPA.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se utiliza el Formulario de autorización para terceros de Montana?
Permite que un empleador de Montana autorice a un administrador externo, como una empresa de nómina o una agencia de contabilidad, a actuar en su nombre en asuntos del Seguro de Desempleo. El Departamento de Trabajo e Industria exige esta autorización por escrito antes de dar al tercero acceso a la cuenta de UI del empleador.
¿Quién debe firmar el formulario de autorización para terceros?
Debe firmarlo una persona con autoridad legal para obligar a la empresa. El formulario menciona a un propietario, funcionario corporativo, socio, miembro administrador, CFO, CEO o fiduciario de un fideicomiso o patrimonio. Un testigo también debe firmar y fechar el formulario.
¿Se requiere un testigo en este formulario?
Sí. El formulario indica que el nombre y la firma del testigo son obligatorios. El testigo escribe su nombre en letra de imprenta, firma y fecha junto a la firma de la persona autorizada, y las instrucciones indican que el testigo debe firmar y fechar el formulario.
¿Puedo usar un solo formulario para más de un agente externo?
No. Si varios agentes externos prestan servicios de UI para usted, complete un formulario de autorización independiente para cada uno. Cada formulario designa a un administrador externo.
¿Adónde envío el Formulario de autorización para terceros?
Cárguelo en UI eServices for Employers en uieservices.mt.gov, como indican las instrucciones del formulario. La página de formularios de la agencia también permite devolverlo a la Oficina de Contribuciones de UI, PO Box 6339, Helena, MT 59604-6339; el número de teléfono es (406) 444-3834.
¿Cuánto tiempo dura la autorización?
Sigue vigente hasta que el contribuyente o el agente externo la revoque. El formulario no indica una fecha de vencimiento, aunque usted establece la fecha de inicio en la casilla Begin Authority As Of (date).
¿La autorización me exime de mis responsabilidades de UI?
No. El formulario indica que no exime al empleador de la responsabilidad de asegurarse de que los informes trimestrales, los impuestos y las respuestas a los avisos sobre reclamaciones de beneficios de UI se presenten, paguen o respondan de forma oportuna y correcta.
¿Puedo rellenar en línea el formulario de autorización para terceros?
Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es independiente del Departamento de Trabajo e Industria de Montana y no presenta el formulario; usted lo devuelve mediante UI eServices for Employers o a la Oficina de Contribuciones.
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