El comprobante de viaje es el Formulario opcional 1012 (OF 1012), publicado por la Administración de Servicios Generales (GSA), que usa el viajero para reclamar el pago o reembolso de gastos permitidos de viaje o traslado. En el anverso se registran los datos del viajero, la autorización de viaje, cualquier anticipo y el transporte utilizado, y aparecen las firmas del viajero, el funcionario aprobador y el funcionario certificador. El reverso contiene el Schedule of Expenses and Amounts Claimed (desglose de gastos y montos reclamados). En esta página puede rellenar el formulario en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; el formulario original y la página de la agencia están en gsa.gov.
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¿Qué es el OF 1012?
Formulario opcional 1012, Comprobante de viaje (Optional Form 1012, Travel Voucher), es el formulario que usa un viajero para reclamar el pago o reembolso de gastos permitidos de viaje o traslado, y en el que los funcionarios aprobadores, certificadores y de finanzas registran su revisión y el monto que se pagará.
La declaración de la Ley de Privacidad impresa en el reverso indica el propósito del formulario: determinar el pago o reembolso a personas elegibles por gastos permitidos de viaje o traslado incurridos conforme a una autorización administrativa, y registrar el costo de esos reembolsos para el Gobierno.
El anverso tiene 18 puntos numerados:
- Puntos 1 a 7: departamento o establecimiento, tipo de viaje (Temporary Duty (servicio temporal), Permanent (permanente) o Change of Station (cambio de estación)), números del comprobante y del desglose, datos del viajero, período de viaje y número(s) y fecha(s) de la autorización de viaje.
- Puntos 8 a 11: anticipo de viaje, recibo de pago en efectivo, número de cheque y quién pagó.
- Punto 12: solicitudes de transporte del Gobierno y boletos comprados en efectivo.
- Punto 13: certificación del viajero y monto reclamado.
- Puntos 14 a 18: funcionario aprobador, último comprobante anterior, funcionario certificador y campos de la oficina de finanzas.
El reverso contiene el Schedule of Expenses and Amounts Claimed (desglose de gastos y montos reclamados), una tabla con fechas de comidas, alojamiento, millaje, gastos varios y otros gastos en las columnas (a) a (n), junto con instrucciones para el viajero. Si necesita más espacio, el formulario indica que continúe en otro Optional Form 1012 BACK y deje el anverso en blanco.
¿Quién tiene que presentar el OF 1012?
Los viajeros que incurrieron en gastos permitidos de viaje o traslado conforme a una autorización administrativa y quieren recibir el pago o reembolso deben completar el Formulario opcional 1012. El tipo de viaje se elige en el punto 2: servicio temporal, permanente o cambio de estación.
Otras personas completan sus propios campos en el mismo formulario:
- El funcionario aprobador firma el punto 14. Si se incluyen llamadas telefónicas de larga distancia, este funcionario debe haber sido autorizado por escrito por el jefe del departamento o la agencia para certificarlas como necesarias en interés del Gobierno.
- El funcionario certificador firma el punto 16.
- La oficina de finanzas completa el punto 17, marcado solo para uso de la oficina de finanzas.
Si reclama viáticos para miembros de su familia inmediata, la columna (c) del desglose de gastos solicita sus nombres, edades y parentesco con el empleado, así como el estado civil de los hijos, a menos que esa información ya figure en la autorización de viaje.
El número de Seguro Social del punto 5b es obligatorio en los comprobantes que reclaman un reembolso que es, o puede ser, ingreso tributable. En todos los demás casos, el formulario indica que divulgarlo es voluntario.
Cuándo presentar el OF 1012
Complete el comprobante para el viaje cubierto por una autorización de viaje: el punto 6 contiene el período del viaje y el punto 7, el número(s) y la fecha(s) de la autorización. El formulario no indica una fecha límite, así que consulte las reglas de viaje de su agencia para conocer cualquier plazo.
Se pueden pagar varios comprobantes conforme a una sola autorización. El punto 15 solicita el número, el símbolo de la oficina pagadora y el mes y año del último comprobante anterior pagado conforme a la misma autorización de viaje. Cada comprobante cubre el período indicado en su propio punto 6.
Cuando no alcance una hoja, continúe el desglose de gastos en otro Optional Form 1012 BACK y deje el anverso en blanco. La última revisión del formulario fue en 10/2016.
Documentos que necesitas
- Cupón de pasajero por cada boleto indicado en el punto 12 que se haya comprado en efectivo; el formulario indica que se listen los boletos por número y se adjunte el cupón, y que se muestre el reclamo de efectivo en el reverso.
- Hojas adicionales de Optional Form 1012 BACK, solo si el desglose de gastos requiere más espacio; el formulario indica que se continúe en otro BACK y se deje el anverso en blanco.
Cómo rellenar el OF 1012
Indique el departamento y el tipo de viaje
En el punto 1, indique el departamento o establecimiento y la oficina, división o sección. En el punto 2, marque Temporary Duty, Permanent o Change of Station.
Indique los números del comprobante y del desglose
Complete el punto 3, el número del comprobante, y el punto 4, el número del desglose.
Complete los datos del viajero
En el punto 5, indique su nombre (apellido, nombre e inicial del segundo nombre), número de Seguro Social, dirección postal con código ZIP, número de teléfono de la oficina, lugar de servicio actual y residencia (ciudad y estado).
Indique el período del viaje y la autorización
En el punto 6, indique las fechas FROM y TO (desde y hasta) del viaje. En el punto 7, indique el número(s) y la fecha(s) de la autorización de viaje.
Declare cualquier anticipo de viaje
En el punto 8, complete las líneas que correspondan: a. saldo pendiente, b. monto que se aplicará, c. monto adeudado al Gobierno y d. saldo pendiente.
Registre los datos del pago, si corresponden
Los puntos 9 a 11 corresponden al recibo de pago en efectivo (fecha de recepción, monto recibido y firma del beneficiario), al número de cheque y a quién pagó. Complete solo los campos que correspondan a su reclamo.
Indique el transporte en el punto 12
Ponga sus iniciales junto a la declaración de asignación. Para las solicitudes de transporte del Gobierno o los boletos comprados en efectivo, indique cada boleto por número, junto con la compañía transportista, el modo y la clase de servicio, la fecha y los lugares del viaje, y adjunte el cupón de pasajero.
Complete el desglose de gastos
En el reverso, indique la fecha, la hora y una descripción de cada entrada en las columnas (a) a (c). Luego complete las columnas que correspondan a comidas, alojamiento, millaje, gastos varios y otros gastos, siguiendo las instrucciones impresas en el formulario.
Indique los familiares y los totales
Si reclama viáticos para familiares inmediatos, indique sus nombres, edades, parentesco y el estado civil de los hijos en la columna (c), a menos que figuren en la autorización de viaje. Sume las columnas y traslade la suma de (l), (m) y (n) al punto 13.
Firme la certificación del punto 13
Indique la fecha y el monto reclamado, y firme como viajero. Al firmar, certifica que el comprobante es verdadero y correcto y que no ha recibido el pago ni el crédito.
Deje los campos oficiales para los funcionarios
Los funcionarios aprobador y certificador firman los puntos 14 a 16, y el punto 17 y la clasificación contable del punto 18 son para la oficina de finanzas.
Revise y descargue el PDF
Verifique los nombres, las fechas, el número de autorización y los totales de las columnas; luego descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y entréguelo a su funcionario aprobador, según se explica en Cómo presentar.
Cómo presentar el OF 1012
El Formulario opcional 1012 no indica una dirección postal, un portal ni un plazo de presentación. El proceso incluye estas firmas: el viajero firma el punto 13, el funcionario aprobador firma el punto 14, el funcionario certificador firma el punto 16 y la oficina de finanzas completa el punto 17.
- A su funcionario aprobador: entregue el comprobante firmado, junto con los cupones de pasajero de los boletos indicados en el punto 12, al funcionario aprobador o a la oficina que designe su agencia.
- A través de la oficina de finanzas de su agencia: la oficina de finanzas calcula el monto, registra cualquier diferencia y el monto neto para el viajero, como se indica en su campo del formulario.
- Preguntas sobre el formulario: la página de GSA para el Formulario opcional 1012 está en https://www.gsa.gov/reference/forms/travel-voucher.
Pregunte a la oficina de viajes de su agencia qué canal utiliza, ya que el formulario no especifica ninguno. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza a través de los canales de su agencia.
Errores comunes que debes evitar
- Firmar la certificación del punto 13 cuando ya se recibió el pago o crédito por los gastos reclamados; el viajero certifica que no lo ha recibido.
- Falsificar un dato en la cuenta de gastos. El formulario advierte que esto anula el reclamo (28 U.S.C. 2514) y puede resultar en una multa o encarcelamiento.
- Dejar en blanco el número de Seguro Social del punto 5b en un comprobante que reclama un reembolso que es, o puede ser, ingreso tributable; en ese caso, divulgarlo es obligatorio.
- Reclamar viáticos para miembros de la familia inmediata sin indicar sus nombres, edades, parentesco y el estado civil de los hijos en la columna (c), cuando la autorización de viaje no contiene esos datos.
- Anotar montos de comidas sin impuestos ni propinas; las columnas (d) a (g) solicitan el monto incurrido por cada comida, incluidos los impuestos y las propinas, además del total diario.
- Anotar en la columna (m) viáticos que superen la tarifa máxima; para viajes con gastos reales, indique el menor valor entre la columna (j) y la tarifa máxima.
- No trasladar el total de las columnas (l), (m) y (n) al punto 13 del anverso del formulario.
- Incluir llamadas telefónicas de larga distancia si el funcionario aprobador no fue autorizado por escrito por el jefe de la agencia para certificarlas.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un comprobante de viaje (Optional Form 1012)?
Un comprobante de viaje es el Formulario opcional 1012, que permite al viajero reclamar el pago o reembolso de gastos permitidos de viaje o traslado. El anverso contiene la certificación del viajero y las aprobaciones oficiales; el reverso es el desglose de gastos.
¿Tengo que indicar mi número de Seguro Social en el comprobante de viaje?
Sí, cuando el comprobante reclama un reembolso que es, o puede ser, ingreso tributable; en ese caso, divulgarlo es obligatorio. En todos los demás casos, el formulario indica que divulgar su número de Seguro Social es voluntario. Si no proporciona otra información necesaria para respaldar el reclamo, el reembolso puede demorarse o perderse.
¿Puedo completar el Formulario opcional 1012 en línea?
Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente y no presenta el comprobante ante GSA ni ante su agencia; usted lo entrega a través de los canales propios de su agencia.
¿Qué debo adjuntar a un comprobante de viaje?
Adjunte el cupón de pasajero por cada boleto indicado en el punto 12 que haya comprado en efectivo y muestre el reclamo de efectivo en el reverso. Si el desglose de gastos necesita más espacio, agregue otro Optional Form 1012 BACK y deje el anverso en blanco.
¿Quién firma el Formulario opcional 1012?
El viajero firma el punto 13, el funcionario aprobador firma el punto 14 y el funcionario certificador firma el punto 16. La oficina de finanzas completa el punto 17. El funcionario aprobador que certifique llamadas de larga distancia debe estar autorizado por escrito por el jefe de la agencia.
¿Qué sucede si falsifico un gasto en un comprobante de viaje?
El formulario indica que falsificar un dato en una cuenta de gastos anula el reclamo (28 U.S.C. 2514) y puede resultar en una multa o encarcelamiento (18 U.S.C. 287; 18 U.S.C. 1001). Certifique solo los montos en los que realmente incurrió.
¿Quién establece las tarifas de viáticos que debo indicar en la columna (m)?
La página de comprobantes de viaje de GSA indica que las tarifas para Alaska, Hawái y los territorios y posesiones de EE. UU. las establece el Departamento de Defensa, y que las tarifas para países extranjeros las establece el Departamento de Estado (DOS). Indique los viáticos sin superar la tarifa máxima.
¿De qué ubicación depende el reembolso de mis viáticos?
La página de GSA indica que el reembolso se basa en la ubicación de las actividades laborales, no en el alojamiento. Si no hay alojamiento disponible en el lugar de las actividades laborales, la agencia puede autorizar la tarifa del lugar donde se obtiene el alojamiento.
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