El Proceso de gestión de cambios (Change Management Process, PRO-EASS017) es el procedimiento de tecnología de la información del Health and Human Services Delivery Center (HHS DC) del Departamento de Servicios Humanos de Pensilvania. Explica cómo se solicita un cambio de TI en los entornos SAT, TFP y de producción mediante una solicitud de cambio (RFC) y cómo la decide la Junta de Control de Cambios (CCB). Los solicitantes, miembros de la junta y expertos en la materia lo usan para saber qué tipo de cambio corresponde y cuándo vence una RFC. En esta página puede rellenar el formulario en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; el documento original está publicado por la agencia en el enlace de abajo.
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¿Qué es el PRO-EASS017?
Proceso de gestión de cambios (PRO-EASS017) es el procedimiento de tecnología de la información del Estado Libre Asociado de Pensilvania que rige cómo se solicitan, revisan, aprueban y programan los cambios de TI dentro del Health and Human Services Delivery Center (HHS DC) mediante un documento de solicitud de cambio (RFC).
El procedimiento pertenece al dominio de Gestión de soluciones y a la categoría de Gestión de cambios, y fue emitido el 10/31/2018 por la Sección de Gestión de calidad y versiones de la División de Gestión de soluciones. Su objetivo declarado es minimizar los impactos negativos de los cambios e identificar áreas en las que se pueden lograr eficiencias.
Se incluyen todos los cambios a la tecnología de la información en el Entorno de pruebas de aceptación del sistema (SAT), el Entorno de pruebas para producción (TFP) o el Entorno de producción (Prod). Los cambios de infraestructura, gestión de configuración y aplicaciones son algunos ejemplos.
El procedimiento define tres tipos de cambios:
- Estándar: un cambio preautorizado, de bajo riesgo y relativamente común que sigue un proceso establecido.
- De emergencia: un cambio que debe realizarse lo antes posible para resolver un incidente importante o corregir un problema crítico.
- Normal: cualquier cambio que no sea estándar ni de emergencia.
También describe las funciones de la Junta de Control de Cambios (CCB), el gerente de cambios, los expertos en la materia y los representantes de las oficinas de programas, y define los resultados de las RFC: aprobada, rechazada, aplazada y no aplicable. La RFC en sí es una plantilla aparte, no forma parte de este PDF.
¿Quién tiene que presentar el PRO-EASS017?
Los solicitantes que quieran cambiar la TI en los entornos SAT, TFP o de producción del HHS DC utilizan este procedimiento. Deben completar una RFC, incluir toda la documentación requerida para la solicitud específica, asistir a la CCB para presentarla, responder las preguntas de la junta y proporcionar cualquier información de seguimiento que esta solicite.
Otros grupos participan en el procedimiento con funciones definidas:
- Aprobadores de la CCB: los cinco aprobadores son directores de división del HHS DC o sus representantes. Evalúan el impacto, ajustan los cronogramas y aprueban, rechazan, aplazan o reprograman los cambios.
- Gerente de cambios: administra el proceso, facilita la reunión de la CCB y remite las RFC de emergencia fuera de las reuniones semanales.
- Expertos en la materia (SME): asistentes de las secciones del HHS DC que participan cuando una solicitud afecta a su sección y pueden ayudar o asesorar a la junta.
- Representantes de las oficinas de programas: cada oficina de programas está representada en la CCB y explica los impactos, riesgos y beneficios de una RFC para sus programas.
Los cambios que no están bajo la jurisdicción de la CCB se tramitan como RFC no aplicables, y la junta no requiere ninguna otra acción.
Cuándo presentar el PRO-EASS017
Cree y presente una RFC siempre que planee un cambio de TI en el entorno SAT, TFP o de producción; la fecha límite depende del tipo de cambio.
- Normal: presente toda la documentación y las aprobaciones a la Unidad de Gestión de Cambios (CMU) antes de las 9:00 a. m. del martes para incluirla en la CCB del miércoles. Las RFC que se presenten después se incluirán en el orden del día de la CCB de la semana siguiente. Las RFC incompletas no se incluyen en el orden del día y se devuelven al solicitante.
- Estándar: presente la solicitud a la CMU para su aprobación; se hace todo lo posible para atenderla dentro de 1 día hábil.
- De emergencia: comuníquese con la CMU (o con el gerente de cambios fuera del horario laboral) para iniciar el proceso de la Junta de Control de Cambios de Emergencia. En ciertos casos críticos y urgentes, la RFC puede crearse y revisarse después del cambio, probablemente el siguiente día hábil.
Un cambio normal aprobado no puede implementarse hasta el comienzo de la semana siguiente, a menos que la junta otorgue un permiso especial. La CCB se reúne semanalmente.
Documentos que necesitas
- Una solicitud de cambio (RFC) completada, utilizando la plantilla de RFC del sitio de SharePoint de Gestión de cambios, para cada cambio incluido en el alcance.
- Toda la documentación requerida para la solicitud específica; el procedimiento indica que debe incluirse con la RFC.
- Para los cambios normales: toda la documentación y las aprobaciones, presentadas a la CMU antes de las 9:00 a. m. del martes para la CCB del miércoles.
- Para los cambios estándar: una RFC que documente las pruebas, aprobaciones y seguimiento correspondientes, presentada a la CMU; el tipo de cambio ya debe figurar en la lista aprobada por la CCB.
- Para las RFC de emergencia: los cambios realizados, la causa raíz del problema y las medidas que se están tomando para evitar que vuelva a ocurrir, incluidos en la RFC.
Cómo rellenar el PRO-EASS017
Confirme que el cambio está incluido en el alcance
Verifique que el cambio afecte la TI en el entorno SAT, TFP o de producción, como los cambios de infraestructura, gestión de configuración o aplicaciones. Si no está bajo la jurisdicción de la CCB, se considera no aplicable.
Identifique el tipo de cambio
Determine si el cambio es estándar, de emergencia o normal. El Apéndice A enumera los tipos de cambios estándar aprobados por la CCB; cualquier cambio que no sea estándar ni de emergencia es normal.
Obtenga la plantilla de RFC y las instrucciones
Visite el sitio de SharePoint de Gestión de cambios en https://collab.pa.gov/dpw/ChangeManagement/ y descargue la plantilla de RFC y el documento que explica cada campo.
Responda todas las preguntas de la RFC
Responda todas las preguntas e incluya toda la información pertinente. Evite el lenguaje técnico y escriba completas y explique todas las siglas que deba utilizar.
Añada la documentación de su solicitud
Adjunte toda la documentación requerida para la solicitud específica. Una RFC estándar documenta las pruebas, aprobaciones y seguimiento; una RFC normal debe incluir sus aprobaciones.
Añada los detalles de emergencia si corresponde
Para una RFC de emergencia, indique qué cambios se realizaron, la causa raíz del problema y las medidas que se están tomando para evitar que vuelva a ocurrir.
Cumpla la fecha límite de presentación
Para un cambio normal, envíe la RFC a la CMU antes de las 9:00 a. m. del martes para la CCB del miércoles. Las RFC estándar se envían a la CMU para su aprobación y las RFC de emergencia siguen el proceso de la ECCB.
Prepárese para presentar la solicitud ante la CCB
Asista a la CCB para presentar la RFC y responder preguntas; un experto en la materia o un representante de la oficina de programas puede ayudar. Si la junta aplaza la RFC, proporcione la información solicitada antes de la próxima reunión o durante esta.
Revise y descargue el PDF completado
Compruebe que haya respondido todas las preguntas y explicado las siglas. Descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y envíelo por los canales descritos en Cómo presentar.
Cómo presentar el PRO-EASS017
Las RFC se envían por correo electrónico a la Unidad de Gestión de Cambios (CMU) y al gerente de cambios, con la plantilla de RFC y las instrucciones disponibles en un sitio de SharePoint.
- Plantilla de RFC e instrucciones: el sitio de SharePoint de Gestión de cambios, en https://collab.pa.gov/dpw/ChangeManagement/, proporciona la plantilla de RFC y un documento que explica qué requiere cada campo de la RFC.
- Correo electrónico: cuando la RFC esté completamente rellenada, envíela por correo electrónico a [email protected]. La misma dirección aparece en la plantilla de RFC y en sus instrucciones.
- Cambios de emergencia: comuníquese con la CMU para iniciar el proceso de la Junta de Control de Cambios de Emergencia (ECCB); fuera del horario laboral, comuníquese con el gerente de cambios. Si el gerente de cambios decide que se necesita la ECCB, la RFC se envía por correo electrónico a la junta, y basta con la aprobación de uno de sus miembros para que el cambio siga adelante.
- Rechazos: si la junta rechaza una RFC, se documentan los motivos y se notifica al solicitante por correo electrónico.
El procedimiento no indica una dirección postal ni otro canal. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación debe hacerse mediante los canales de la agencia indicados arriba.
Errores comunes que debes evitar
- Presentar una RFC normal después de las 9:00 a. m. del martes y esperar que se incluya en la CCB del miércoles de esa misma semana; se traslada al orden del día de la semana siguiente.
- Enviar una RFC incompleta; las RFC incompletas no se incluyen en el orden del día y se devuelven al solicitante.
- Implementar un cambio normal aprobado inmediatamente después de su aprobación; no puede comenzar hasta el inicio de la semana siguiente, a menos que la junta otorgue un permiso especial.
- Presentar una RFC estándar para un tipo de cambio que la CCB no haya aprobado como estándar; solo la junta puede designar un tipo como estándar.
- No asistir a la siguiente reunión de la CCB después de un cambio de emergencia para explicar qué cambió, la causa raíz y las medidas de prevención.
- Redactar la RFC en lenguaje técnico con siglas sin explicar, en vez de escribirlas completas y explicar cada una.
- Cambiar el plan de implementación de un cambio aprobado sin comunicarse con el gerente de cambios; la RFC debe cancelarse o modificarse y volver a presentarse a la junta.
- No comunicarse con el gerente de cambios fuera del horario laboral cuando se necesite un cambio de emergencia.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el proceso de gestión de cambios PRO-EASS017?
Es el procedimiento de TI del HHS Delivery Center de Pensilvania para solicitar, revisar y aprobar cambios mediante una solicitud de cambio (RFC). Abarca los cambios en los entornos SAT, TFP y de producción, y define los tipos de cambio estándar, de emergencia y normal.
¿Quién debe presentar una RFC según el proceso de gestión de cambios?
Cualquier solicitante que planee un cambio de TI en el entorno SAT, TFP o de producción del HHS DC. Los solicitantes completan la RFC, incluyen la documentación requerida y la presentan a la Junta de Control de Cambios, a menos que el cambio sea de tipo estándar o de emergencia y tenga su propio proceso.
¿Cuál es la fecha límite para una RFC normal?
Presente toda la documentación y las aprobaciones a la CMU antes de las 9:00 a. m. del martes para incluirla en la CCB del miércoles. Las presentaciones posteriores se incluyen en el orden del día de la semana siguiente, y las RFC incompletas se devuelven al solicitante.
¿A dónde envío una RFC completada?
Envíela por correo electrónico a [email protected]. La plantilla de RFC y sus instrucciones están en el sitio de SharePoint de Gestión de cambios, en https://collab.pa.gov/dpw/ChangeManagement/, y en ellos también aparece la misma dirección.
¿Qué se considera un cambio de emergencia?
Un cambio que debe implementarse lo antes posible para resolver un incidente importante o corregir un problema cuyo impacto comercial sea crítico. La RFC se envía a la CMU para que la remita a la Junta de Control de Cambios de Emergencia, y el solicitante la presenta en la siguiente CCB.
¿Qué es un cambio estándar y cuánto tarda su aprobación?
Un cambio estándar es preautorizado, de bajo riesgo y relativamente frecuente, y su tipo debe figurar en la lista aprobada por la CCB en el Apéndice A. La CMU aprueba la RFC y se hace todo lo posible para atenderla dentro de 1 día hábil.
¿Qué ocurre si la CCB aplaza o rechaza mi RFC?
Una RFC aplazada requiere acciones adicionales, que se registran en las actas de la reunión y se revisan en reuniones posteriores de la CCB. Si se rechaza una RFC, se documentan los motivos y se le notifica por correo electrónico.
¿Puedo rellenar en línea el PDF del proceso de gestión de cambios?
Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es independiente, no presenta nada a la agencia y la RFC solo llega a la CMU mediante los canales de correo electrónico y SharePoint descritos en el procedimiento.
¿Puedo cambiar el plan de implementación de una solicitud aprobada?
Comuníquese con el gerente de cambios. La RFC debe cancelarse o modificarse y luego volver a presentarse a la junta para su aprobación.
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