Registro de lesiones y enfermedades ocupacionales: Formularios 300, 300A y 301 (Occupational Injury and Illness Recordkeeping Forms 300, 300A, 301)

El paquete OSHA 300 (SP) es la versión en español de los formularios de registro de lesiones y enfermedades de la Administración de Seguridad y Salud Ocupacional (OSHA): el Registro de Lesiones y Enfermedades Ocupacionales (Formulario 300), el Resumen (Formulario 300A) y el Informe de Incidente (Formulario 301).

El paquete tiene tres partes, todas marcadas «Form approved OMB no. 1218-0176» (Formulario aprobado, número OMB 1218-0176):

• Formulario OSHA-300, el Registro. Enumera cada muerte y cada lesión o enfermedad relacionada con el trabajo que implique pérdida del conocimiento, trabajo restringido o traslado de puesto, días fuera del trabajo o tratamiento médico más allá de los primeros auxilios. También enumera los casos diagnosticados por un médico o profesional de atención médica con licencia y los que cumplen los criterios específicos de registro de 29 CFR Parte 1904.8 a 1904.12.
• Formulario OSHA-300A, el Resumen. Suma el Registro por categoría, añade el promedio anual de empleados y el total de horas trabajadas, y lo certifica un ejecutivo de la empresa.
• Formulario OSHA-301, el informe de incidente. Describe un caso registrado: el empleado, el proveedor de atención médica y lo que ocurrió.

En conjunto, estos formularios ofrecen al empleador y a OSHA una visión del alcance y la gravedad de los incidentes en el lugar de trabajo. Los formularios incluyen un aviso de que contienen información de salud de los empleados y deben utilizarse de manera que se proteja la confidencialidad tanto como sea posible. Esta página cubre la versión en español; la página de la agencia para los formularios se titula Injury & Illness Recordkeeping Forms - 300, 300A, 301.

Los empleadores de establecimientos sujetos a 29 CFR Parte 1904 utilizan estos formularios.

• Formulario 300A (Resumen): todos los establecimientos sujetos a estos requisitos deben completarlo, aunque durante el año no haya ocurrido ninguna lesión o enfermedad relacionada con el trabajo. Si no hay casos registrados, escriba 0.
• Formulario 300 (Registro): registre cada caso que cumpla los criterios impresos en la parte superior del formulario; puede utilizar dos líneas para un solo caso.
• Formulario 301 (Informe de incidente): complete este formulario, o uno equivalente, por cada lesión o enfermedad registrada en el Registro.
• Ejecutivo de la empresa: esta persona revisa el Resumen y certifica que las anotaciones son verdaderas, exactas y completas, según su leal saber y entender.

Los empleados, exempleados y sus representantes tienen derecho a revisar el Formulario 300 completo y acceso limitado al Formulario 301 o a su equivalente. El formulario remite a 29 CFR Parte 1904.35 para obtener detalles.

OSHA también permite utilizar formularios equivalentes en cualquier formato de archivo, como Excel o CSV, si se cumplen los requisitos de los párrafos 1904.29(b)(4) y 1904.32(b)(2)(iii).

El Formulario 301 debe completarse dentro de los 7 días calendario después de recibir información de que ocurrió una lesión o enfermedad relacionada con el trabajo que debe registrarse. El Registro se mantiene a medida que ocurren los casos y, al final del año, se transfieren los totales de sus páginas al Resumen (Formulario 300A).

Publique el Resumen del 1 de febrero al 30 de abril del año siguiente al período que cubre, en un lugar visible para los empleados. Complete el Resumen aunque no haya ocurrido ningún caso. Al final del año también se necesita el promedio anual de empleados y el total de horas trabajadas por todos los empleados.

Según el formulario, conserve el Formulario 301 durante cinco años después del final del año calendario que cubre. OSHA no establece un plazo para enviar estos formularios por correo porque no acepta copias impresas ni enviadas por correo electrónico; consulte la presentación anual de datos descrita en «Cómo presentar».

OSHA no acepta formularios impresos completados por correo postal ni formularios electrónicos por correo electrónico. Los medios son la publicación interna y la aplicación en línea de la agencia.

• Injury Tracking Application (ITA): los establecimientos sujetos a estos requisitos deben presentar sus datos anuales de los Formularios 300A, 300 y 301 mediante la Injury Tracking Application de OSHA. La página de la agencia en https://www.osha.gov/recordkeeping/forms enlaza con la página de ITA, donde encontrará detalles y preguntas frecuentes.
• Publicación en el lugar de trabajo: publique el Formulario 300A certificado donde los empleados puedan verlo, del 1 de febrero al 30 de abril del año siguiente.
• Acceso de los empleados: los empleados, exempleados y sus representantes pueden revisar el Formulario 300 y, de manera limitada, el Formulario 301. Consulte 29 CFR Parte 1904.35.

Antes de publicarlo, compruebe que los totales del Registro se hayan transferido al Resumen. Un formulario equivalente utilizado en lugar del Formulario 300A también debe certificarse y publicarse cada año de conformidad con el párrafo 1904.32. OSHA recomienda guardar primero el PDF rellenable en su computadora y no editarlo ni imprimirlo en un visor de complementos del navegador. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza por los medios indicados anteriormente.