El Formulario SF 127, Solicitud del expediente oficial de personal (empleado separado del servicio) (Request for Official Personnel Folder (Separated Employee)), es el Formulario estándar que una oficina federal de personal utiliza para solicitar el expediente oficial de personal (OPF) de un empleado separado del Centro Nacional de Registros de Personal (NPRC), que forma parte de la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA). La página de referencia de GSA indica que el uso del formulario está restringido a representantes autorizados de las oficinas federales de personal. En esta página puede rellenar el SF 127 en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; el formulario y la página de la agencia están publicados en gsa.gov.
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¿Qué es el SF 127?
El Formulario SF 127, Solicitud del expediente oficial de personal (empleado separado del servicio) (Request for Official Personnel Folder (Separated Employee)), es el Formulario estándar que una oficina federal de personal envía a la Administración Nacional de Archivos y Registros (NARA) para solicitar el expediente oficial de personal (OPF) de un empleado separado del Centro Nacional de Registros de Personal (NPRC).
La NARA prescribe el formulario conforme a 36 CFR 1233.18(c)(1), y está dirigido a la unidad de Registros de Personal Civil del NPRC. La edición impresa en el formulario es Standard Form 127 (02-11), y la página de referencia de GSA indica la misma fecha de revisión, 02/2011.
El formulario tiene tres secciones:
- Section I la completa la oficina de personal solicitante. Identifica al exempleado (nombre actual, fecha de nacimiento, número de Seguro Social), enumera el empleo federal anterior, indica el motivo de la solicitud y deja espacio para observaciones.
- Section II es para uso del Centro de Registros. Registra el resultado, como el envío de un OPF en papel, la transmisión de un eOPF, el envío de una copia impresa de un eOPF, el envío de un expediente restringido con una transcripción de servicios, o una búsqueda que no encontró ningún expediente o no pudo localizar la carpeta.
- Section III la completa la oficina de personal solicitante. Indica la agencia y el solicitante, y proporciona la dirección a la que se enviará por correo la carpeta o la respuesta.
Se requiere un formulario por cada expediente solicitado.
¿Quién tiene que presentar el SF 127?
El SF 127 lo usan las oficinas federales de personal que necesitan el expediente oficial de personal de un empleado separado. La página de referencia de GSA indica que el uso del formulario está restringido a representantes autorizados de las oficinas federales de personal.
El punto 6 de la Sección I indica los motivos que puede marcar una oficina de personal:
- a. la persona está empleada actualmente;
- b. uso temporal del expediente;
- c. consideración previa al empleo, cuando la oficina conservará el expediente si contrata a la persona.
Se requiere un formulario separado para cada expediente, así que una oficina que solicite varios expedientes debe completar un SF 127 por persona. El formulario no está diseñado para que el exempleado solicite su propio expediente: las Secciones I y III las completa la oficina de personal solicitante. Ni el formulario ni la página de GSA describen un procedimiento para personas particulares.
Los departamentos, agencias y oficinas gubernamentales pueden pedir el formulario impreso con una tarjeta de compra del gobierno o un código de dirección de actividad (AAC). Los contratistas del gobierno necesitan que el departamento, la agencia o la oficina gubernamental que los patrocina patrocine el pedido.
Cuándo presentar el SF 127
Presente un SF 127 cuando su oficina de personal necesite el expediente oficial de personal de un empleado separado por uno de los motivos enumerados en el punto 6: empleo actual, uso temporal o consideración previa al empleo. El formulario no indica una fecha límite, un período para presentar la solicitud ni un período de validez, por lo que se completa cuando surge la necesidad de solicitarlo.
Como se requiere un formulario por cada expediente, prepare un SF 127 separado para cada persona cuyo expediente solicite. El formulario indica que las solicitudes pueden enviarse por fax o por correo al NPRC, y que el Centro de Registros registra su respuesta en la Sección II. El formulario no indica un plazo de respuesta.
Cómo rellenar el SF 127
Ingrese la fecha de la solicitud
En la Sección I, punto 1, ingrese la fecha en que realiza la solicitud.
Ingrese el nombre actual del empleado
Punto 2: escriba el nombre actual del empleado separado del servicio en este orden: apellido, nombre, segundo nombre.
Ingrese la fecha de nacimiento
Punto 3: ingrese la fecha de nacimiento del empleado en formato mm/dd/yyyy.
Ingrese el número de Seguro Social
Punto 4: ingrese el número de Seguro Social del empleado. El Centro de Registros usa el nombre, la fecha de nacimiento y el número de Seguro Social para buscar el expediente.
Enumere el empleo federal anterior
Punto 5: ingrese la agencia y la oficina, la ubicación y las fechas FROM y TO del empleo federal anterior.
Marque el motivo de la solicitud
Punto 6: marque la casilla correspondiente: Currently employed (empleado actualmente), Temporary use (uso temporal) o Pre-employment consideration. Will retain folder if hired. (consideración previa al empleo. Se conservará el expediente si se contrata a la persona).
Agregue observaciones
Punto 7, Remarks: agregue cualquier información que ayude al Centro de Registros a identificar o tramitar la solicitud.
Deje en blanco la Sección II
La Sección II es para uso del Centro de Registros, que registra cómo se respondió a la solicitud. No la complete.
Identifique a la agencia solicitante
En la Sección III, ingrese el nombre completo de la agencia solicitante, incluida la subagencia, el nombre del solicitante y un número de teléfono con código de área (y extensión, si corresponde).
Ingrese el grupo de registros y la cuenta de cargo
Ingrese Agency Record Group y Agency Charge Account en las casillas que proporciona el formulario.
Ingrese la dirección postal de devolución
En la casilla de dirección, escriba la dirección completa, incluido el código postal, a la que se enviará por correo la carpeta o la respuesta.
Revise y descargue el PDF
Verifique cada dato con los registros del empleado y luego descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y envíelo según se describe en Cómo presentar.
Cómo presentar el SF 127
Las solicitudes pueden enviarse por fax o por correo al Centro Nacional de Registros de Personal, según se indica en el formulario.
- Por correo: National Archives and Records Administration, National Personnel Records Center (Civilian Personnel Records), 1411 Boulder Boulevard, Valmeyer, IL 62295-2603.
- Por fax: (618) 935-3014.
Envíe un formulario por cada expediente solicitado. En la Sección III, indique la dirección completa, incluido el código postal, a la que se enviará por correo la carpeta o la respuesta. Deje en blanco la Sección II; la completa el Centro de Registros.
El formulario no indica ningún otro medio ni ninguna tarifa. Si su oficina necesita copias impresas del formulario en blanco, los departamentos, agencias y oficinas gubernamentales pueden pedir el número de existencias 7540-00-634-4083 en www.gsaglobalsupply.gsa.gov o www.gsaadvantage.gov. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza por los medios indicados arriba.
Errores comunes que debes evitar
- Usar un solo SF 127 para solicitar varios expedientes; el formulario indica que se requiere uno por cada expediente solicitado.
- Completar el formulario como persona particular o contratista sin autorización; la página de GSA restringe su uso a representantes autorizados de las oficinas federales de personal.
- Escribir en la Sección II, que está reservada para uso del Centro de Registros.
- Omitir el código postal en la dirección a la que se enviará por correo la carpeta o la respuesta.
- Ingresar la fecha de nacimiento en un formato distinto de mm/dd/yyyy.
- Omitir el punto 6 y no marcar el motivo de la solicitud: empleo actual, uso temporal o consideración previa al empleo.
- Omitir el número de teléfono del solicitante con código de área, o el nombre de la agencia con la subagencia, en la Sección III.
- Enviar la solicitud a una dirección o número de fax distintos de los del NPRC impresos en el formulario.
Preguntas frecuentes
¿Para qué se usa el SF 127?
El SF 127 es el Formulario estándar que una oficina federal de personal utiliza para solicitar al Centro Nacional de Registros de Personal (NPRC), que forma parte de NARA, el expediente oficial de personal de un empleado separado. Se requiere un formulario por cada expediente solicitado.
¿Quién puede usar el formulario SF 127?
La página de referencia de GSA indica que el uso del SF 127 está restringido a representantes autorizados de las oficinas federales de personal. La oficina de personal solicitante completa las Secciones I y III, por lo que el formulario no está preparado para que una persona solicite su propio expediente.
¿A dónde envío el SF 127?
Envíelo por fax al (618) 935-3014 o por correo al National Personnel Records Center (Civilian Personnel Records), 1411 Boulder Boulevard, Valmeyer, IL 62295-2603. El formulario indica que las solicitudes pueden enviarse por fax o por correo al NPRC.
¿Puedo solicitar más de un expediente con un solo SF 127?
No. El formulario indica que se requiere uno por cada expediente solicitado. Si su oficina necesita los expedientes de varios exempleados, complete un SF 127 separado para cada persona.
¿Qué motivos puedo marcar en el SF 127?
El punto 6 ofrece tres casillas: empleo actual, uso temporal y consideración previa al empleo. Para esta última, el formulario indica que la oficina solicitante conservará el expediente si se contrata a la persona.
¿Qué debo poner en la Sección II del SF 127?
Nada. La Sección II es para uso del Centro de Registros, que la utiliza para indicar el resultado, como el envío de un OPF en papel, la transmisión de un eOPF, un expediente restringido o un expediente que no pudo localizar.
¿Puedo rellenar el SF 127 en línea?
Sí, puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente y no envía la solicitud al NPRC; su oficina la envía por fax o por correo usando los datos del formulario.
¿Cómo puede mi agencia pedir formularios SF 127 impresos?
Los departamentos, agencias y oficinas gubernamentales pueden pedir el número de existencias 7540-00-634-4083 en www.gsaglobalsupply.gsa.gov o www.gsaadvantage.gov con una tarjeta de compra del gobierno o un código de dirección de actividad (AAC). Los contratistas necesitan que la agencia que los patrocina patrocine el pedido.
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