El Anexo R (Formulario 941), Anexo de asignación para quienes presentan el Formulario 941 agregado (Allocation Schedule for Aggregate Form 941 Filers), es el anexo del Servicio de Impuestos Internos (IRS) que desglosa los totales de un Formulario 941 agregado (o Formulario 941-X) por cliente. Lo completan los agentes aprobados por el IRS conforme a la sección 3504 y las organizaciones profesionales de empleadores certificadas (CPEO), así como otros pagadores externos en los casos descritos en las instrucciones. En esta página puede rellenar el formulario en línea en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF completado; el formulario y sus instrucciones están publicados por el IRS en www.irs.gov/Form941.
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¿Qué es el Schedule R (Form 941)?
El Anexo R (Formulario 941), Anexo de asignación para quienes presentan el Formulario 941 agregado (Allocation Schedule for Aggregate Form 941 Filers), es el anexo del IRS que los agentes, las organizaciones profesionales de empleadores certificadas (CPEO) y ciertos otros pagadores externos adjuntan a un Formulario 941 o Formulario 941-X agregado para asignar los importes agregados a cada cliente.
Las instrucciones del IRS indican que debe usarse para asignar a cada cliente cierta información agregada declarada en el Formulario 941 o 941-X. Para este propósito, un «cliente» es un empleador o pagador identificado en el Formulario 2678, Employer/Payer Appointment of Agent; un cliente bajo un contrato que cumple con la sección 7705(e)(2); un cliente bajo un acuerdo de servicios descrito en la sección 31.3504-2(b)(2) de los Reglamentos con una CPEO o una organización profesional de empleadores (PEO) no certificada; o un tercero que paga salarios por licencia por enfermedad calificados como agente del empleador conforme a la sección 32.1(e)(3) de los Reglamentos. El término «cliente» incluye «customer».
Cada cliente tiene su propia línea, identificada por el EIN del cliente en la columna (a). Las columnas (c) a (y) contienen los importes correspondientes del Formulario 941 o Formulario 941-X, y las líneas 6 a 9 generan subtotales y totales que deben coincidir con la declaración agregada. Si tiene más de cinco clientes, complete las Hojas de continuación del Anexo R, que forman parte del mismo PDF.
La revisión de marzo de 2024 añade una casilla que indica si el anexo se adjunta al Formulario 941 o al Formulario 941-X. Las columnas (f), (l), (n), (o), (p), (u), (w), (x) y (y) se usan únicamente con el Formulario 941-X.
¿Quién tiene que presentar el Schedule R (Form 941)?
Los agentes aprobados por el IRS conforme a la sección 3504 y las CPEO deben completar el Anexo R cada vez que presentan un Formulario 941 agregado. El Formulario 2678 de un agente debe haberse presentado y haber sido aprobado por el IRS antes de presentar el Anexo R.
Otros pagadores externos que presentan Formularios 941 agregados, como las PEO no certificadas, deben completar y presentar el Anexo R si tienen clientes que reclaman el crédito tributario sobre la nómina para pequeñas empresas calificadas por aumentar las actividades de investigación. Deben indicar los importes de cada cliente únicamente para esos clientes. Los importes de sus otros clientes se consolidan en la página 1, línea 8.
También debe completar el Anexo R si alguno de los clientes reclama créditos en el Formulario 941-X.
Los empleadores que presentan su propio Formulario 941 para sus propios empleados y no son declarantes agregados quedan fuera del alcance de las instrucciones, que se refieren únicamente a quienes presentan el Formulario 941 agregado. Si tiene más de cinco clientes, use tantas Hojas de continuación como sean necesarias.
Cuándo presentar el Schedule R (Form 941)
Quienes presentan Formularios 941 agregados presentan el Anexo R con el Formulario 941 agregado cada trimestre. El anexo no tiene una fecha límite propia: se presenta junto con el Formulario 941 o Formulario 941-X al que se adjunta, y el trimestre que marca en el Anexo R debe coincidir con el trimestre de esa declaración.
La revisión importa. Por lo general, debe usar la revisión de marzo de 2024 para los trimestres que comienzan después del 31 de diciembre de 2023, y el IRS espera que también se use para el segundo, tercer y cuarto trimestre de 2024, y posiblemente por más tiempo. No use una revisión anterior para ningún trimestre calendario que comience después del 31 de diciembre de 2023. Es posible que necesite una revisión anterior junto con un Formulario 941-X para un trimestre anterior; las revisiones anteriores se enumeran en IRS.gov/Form941 bajo «All Form 941 Revisions».
Documentos que necesitas
- Formulario 941 o Formulario 941-X, la declaración agregada a la que se adjunta el Anexo R; la casilla cerca de la parte superior indica cuál de los dos formularios es.
- Hojas de continuación del Anexo R (Formulario 941), únicamente si tiene más de cinco clientes; la línea 9 de cada hoja se transfiere a la página 1, línea 7.
- Un Formulario 8974 por separado para cada cliente que reclame el crédito tributario sobre la nómina para pequeñas empresas calificadas por aumentar las actividades de investigación (columna (k)).
- Formulario 2678, Employer/Payer Appointment of Agent, aprobado por el IRS antes de presentar el Anexo R, únicamente si presenta como agente conforme a la sección 3504.
Cómo rellenar el Schedule R (Form 941)
Ingrese el EIN, el nombre y el año calendario
En la parte superior, ingrese su número de identificación del empleador (EIN), el nombre exactamente como aparece en el Formulario 941 o 941-X y el año calendario de la declaración a la que se adjunta el anexo.
Marque el trimestre y la casilla del formulario
Marque el trimestre (1 a 4) que coincide con la declaración adjunta y marque si el Anexo R se adjunta al Formulario 941 o al Formulario 941-X.
Seleccione su tipo de declarante
Marque una casilla de Type of filer (tipo de declarante): Section 3504 Agent, CPEO u Other Third Party (por ejemplo, una PEO no certificada).
Indique el EIN de cada cliente
En la columna (a), ingrese el EIN del cliente, un cliente por línea, en las líneas 1 a 5. Si tiene más de cinco clientes, use Hojas de continuación para los demás.
Ingrese los códigos de tipo de salario (solo CPEO)
En la columna (b), las CPEO ingresan A, B, C o D para indicar el tipo de salario pagado al cliente. Use una línea separada para cada código si un cliente tiene más de un tipo.
Ingrese empleados, salarios y retención
La columna (c) es la cantidad de empleados (Formulario 941, línea 1), la columna (d) son los salarios, propinas y otras compensaciones (línea 2), y la columna (e) es el impuesto federal sobre los ingresos retenido (línea 3); asigne cada importe al cliente correspondiente.
Ingrese los importes del Seguro Social y Medicare
Complete las columnas (g), (h) e (i) con la información del Formulario 941, líneas 5a y 5b, 5c y 5e, y la columna (j) con la línea 5f. La columna (k) contiene el crédito por investigación de la línea 11.
Ingrese los impuestos, depósitos y créditos
La columna (q) corresponde al total de impuestos después de los ajustes y créditos no reembolsables (línea 12), y la columna (r) al total de depósitos del trimestre (línea 13); asigne cada importe al cliente.
Complete las columnas del Formulario 941-X si corresponde
Complete las columnas (f), (l), (n), (o), (p), (u), (w), (x) y (y) con las líneas correspondientes del Formulario 941-X únicamente cuando el anexo se adjunte a ese formulario. Deje en blanco las columnas marcadas Reserved for future use.
Sume los clientes, las hojas y los empleados
La línea 6 es el subtotal de las líneas 1 a 5. La línea 7 es el total combinado de los subtotales de la línea 9 de todas las Hojas de continuación. En la línea 8, ingrese los importes del Formulario 941 correspondientes a sus empleados y consolide a los clientes que no haya indicado por separado.
Verifique que la línea 9 coincida con el Formulario 941
La línea 9 suma las líneas 6, 7 y 8 de cada columna. Los totales deben coincidir con el Formulario 941 agregado; corrija cualquier diferencia antes de presentar la declaración. Ingrese los importes sin comas.
Revise y descargue el PDF completado
Verifique el EIN, el nombre, el trimestre y las líneas de los clientes; luego descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y adjúntelo, junto con las Hojas de continuación que correspondan, a su declaración agregada.
Cómo presentar el Schedule R (Form 941)
El Anexo R se presenta adjunto a su Formulario 941 agregado (o Formulario 941-X), en papel o electrónicamente.
- Adjúntelo a la declaración. Adjunte el Anexo R, incluidas las Hojas de continuación, a su Formulario 941 agregado. El anexo no indica una dirección propia.
- Agentes y PEO no certificadas: pueden presentar el Formulario 941 y el Anexo R electrónicamente o en papel.
- CPEO: por lo general, deben presentar el Formulario 941 y el Anexo R electrónicamente. Las instrucciones remiten a Rev. Proc. 2023-18, 2023-13 I.R.B. 605, para el requisito de presentación electrónica.
- Formulario 8974: adjunte un Formulario 8974 por separado para cada cliente que reclame el crédito tributario sobre la nómina para pequeñas empresas calificadas por aumentar las actividades de investigación (columna (k)).
Las instrucciones indican que el IRS espera habilitar la presentación del Formulario 941-X mediante Modernized e-File (MeF) en algún momento de 2024; consulte IRS.gov para conocer su disponibilidad. Para obtener detalles de presentación, consulte las Instrucciones para el Formulario 941 e IRS.gov/Form941. FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación se realiza mediante los canales del IRS indicados arriba.
Errores comunes que debes evitar
- Usar una revisión anterior del Anexo R para un trimestre que comienza después del 31 de diciembre de 2023; las instrucciones indican que no debe hacerlo.
- Ingresar un EIN, nombre o trimestre diferente del que aparece en el Formulario 941 o 941-X adjunto; deben coincidir exactamente.
- Ingresar comas en importes superiores a 999.99; las instrucciones indican que no deben usarse.
- Presentar totales de la línea 9 que no coinciden con el Formulario 941 agregado; las instrucciones indican que cualquier diferencia es un error que debe corregirse antes de presentar la declaración.
- Completar las columnas (f), (l), (n), (o), (p), (u), (w), (x) o (y) en un anexo adjunto al Formulario 941; se usan únicamente con el Formulario 941-X.
- Usar en la columna (b) un código distinto de A, B, C o D, o usar una línea para un cliente con más de un tipo de salario; cada tipo necesita su propia línea. La columna (b) es únicamente para las CPEO.
- Olvidar transferir a la página 1, línea 7, los subtotales de las Hojas de continuación (línea 9 de cada hoja).
- Indicar por separado a todos los clientes como PEO no certificada en vez de consolidar en la línea 8 a los clientes que no reclaman el crédito por investigación.
- Omitir un Formulario 8974 por separado para cada cliente que reclame el crédito por actividades de investigación.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el Anexo R (Formulario 941)?
El Anexo R (Formulario 941), Anexo de asignación para quienes presentan el Formulario 941 agregado, es el anexo del IRS que se usa para asignar los importes del Formulario 941 o 941-X agregado a cada cliente. Se adjunta a la declaración agregada e indica un cliente por línea, identificado por su EIN.
¿Quién debe presentar el Anexo R con el Formulario 941?
Los agentes aprobados por el IRS conforme a la sección 3504 y las CPEO deben completarlo cada vez que presentan un Formulario 941 agregado. Otros pagadores externos, como las PEO no certificadas, deben presentarlo si sus clientes reclaman el crédito tributario sobre la nómina para pequeñas empresas calificadas por aumentar las actividades de investigación, o si algún cliente reclama créditos en el Formulario 941-X.
¿Con qué frecuencia debo presentar el Anexo R?
Cada trimestre, junto con su Formulario 941 agregado. El anexo no tiene una fecha límite aparte; se adjunta al Formulario 941 o Formulario 941-X, y el trimestre que marque debe coincidir con el de esa declaración.
¿Qué hago si tengo más de cinco clientes?
Complete tantas Hojas de continuación del Anexo R como sean necesarias. Ingrese el subtotal de cada hoja en su línea 9 y luego sume esos subtotales en la página 1, línea 7. Adjunte las Hojas de continuación al anexo y a su Formulario 941 agregado.
¿Qué significan los códigos de la columna (b)?
La columna (b) es únicamente para las CPEO y acepta cuatro códigos: A para salarios pagados conforme a la sección 3511(a), B para la sección 3511(c), C para otros salarios pagados como pagador bajo un acuerdo de servicios conforme a la sección 31.3504-2(b)(2) de los Reglamentos, y D para salarios pagados como agente conforme a la sección 31.3504-1 de los Reglamentos.
¿Qué revisión del Anexo R debo usar?
Use la revisión de marzo de 2024 para los trimestres que comienzan después del 31 de diciembre de 2023. No use una revisión anterior para esos trimestres. Es posible que necesite una revisión anterior junto con el Formulario 941-X para un trimestre anterior; el IRS las enumera en IRS.gov/Form941.
¿Pueden las CPEO presentar el Anexo R en papel?
Por lo general, las CPEO deben presentar electrónicamente el Formulario 941 y el Anexo R; las instrucciones citan Rev. Proc. 2023-18. Los agentes y las PEO no certificadas pueden presentar el Formulario 941 y el Anexo R electrónicamente o en papel.
¿Puedo rellenar el Anexo R (Formulario 941) en línea en FillingPDF?
Sí. Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente y no presenta el anexo ante el IRS; usted lo presenta junto con su Formulario 941 agregado mediante los canales del IRS.
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