El Registro de organizaciones benéficas (Charity Registration) es el trámite que utiliza la División de Corporaciones y Organizaciones Benéficas del Secretario de Estado de Washington para inscribir una organización en su Programa de Organizaciones Benéficas cuando nunca se ha registrado o cuando su registro se cerró o cerró involuntariamente hace más de 6 años. Incluye el nombre de la organización, su FEIN, direcciones, información financiera, las personas que aceptan la responsabilidad y una certificación firmada. En esta página puede completar en línea el registro de organizaciones benéficas en FillingPDF y descargar o imprimir el PDF terminado; la agencia exige que el registro se presente mediante su sistema de presentación en línea.
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¿Qué es el Registro de organizaciones benéficas – Washington (Charity Registration – Washington)?
El Registro de organizaciones benéficas es el trámite del Secretario de Estado de Washington, gestionado por la División de Corporaciones y Organizaciones Benéficas, que inscribe a una organización en el Programa de Organizaciones Benéficas cuando no se había registrado antes en la oficina o cuando su registro se cerró o cerró involuntariamente hace más de 6 años.
El PDF se titula "Online Charity Registration Instructions" (Instrucciones para el registro de organizaciones benéficas en línea) y explica las pantallas del registro en línea: nombre de la organización, FEIN (número de identificación del empleador federal), número UBI (el identificador unificado de empresas de 9 dígitos), nombres AKA, estado de exención de impuestos federales, afiliaciones corporativas, propósito, datos de contacto, direcciones, información financiera y el Informe de Solicitudes, actividades de recaudación de fondos en otros estados, funcionarios o empleados remunerados, personas que aceptan la responsabilidad, preparador financiero, acciones legales, recaudadores de fondos comerciales, documentos que se deben cargar y la firma/certificación.
Es uno de varios servicios del Sistema de Presentación de Corporaciones y Organizaciones Benéficas de la agencia. El Registro de organizaciones benéficas no es lo mismo que la Renovación de organizaciones benéficas (se presenta anualmente), el Nuevo registro de organizaciones benéficas (para una organización que haya pasado a estar cerrada involuntariamente o cerrada voluntariamente), la Enmienda de organizaciones benéficas (cambios en la información registrada o el año fiscal) ni el Cierre de organizaciones benéficas. Los fideicomisos benéficos y los recaudadores de fondos comerciales tienen sus propios servicios de registro, y la agencia indica que no registra a las empresas que colaboran en actividades de recaudación de fondos comerciales ni a los asesores o consultores de recaudación de fondos.
¿Quién tiene que presentar el Registro de organizaciones benéficas – Washington (Charity Registration – Washington)?
Una organización que nunca se haya registrado en el Programa de Organizaciones Benéficas del Secretario de Estado de Washington, o cuyo registro se haya cerrado o cerrado involuntariamente hace más de 6 años, presenta un Registro de organizaciones benéficas. En el registro se debe nombrar a una persona o funcionario que acepte la responsabilidad de la organización, y la organización debe tener un FEIN, que, según las instrucciones, es obligatorio para registrarse en el Programa de Organizaciones Benéficas.
La agencia no puede decirle si su organización debe registrarse. Remite a su guía de autoevaluación para organizaciones benéficas conforme a RCW 19.09.020 (2) y recomienda consultar con un abogado, contador u otro profesional.
No use este registro en los siguientes casos:
- La organización estuvo registrada anteriormente y pasó a estar cerrada o cerrada involuntariamente: la agencia ofrece el Nuevo registro de organizaciones benéficas como un servicio aparte.
- La organización ya está registrada y tiene cambios que informar o debe presentar un trámite anual: esos trámites corresponden a los servicios de Enmienda y Renovación de organizaciones benéficas.
- La organización es un fideicomiso benéfico o un recaudador de fondos comercial: cada uno tiene su propio servicio de registro conforme a RCW 11.110.051 y RCW 19.09.020 (5).
Cuándo presentar el Registro de organizaciones benéficas – Washington (Charity Registration – Washington)
Presente el Registro de organizaciones benéficas cuando la organización nunca se haya registrado ante el Secretario de Estado de Washington, o cuando su registro se haya cerrado o cerrado involuntariamente hace más de 6 años. Las instrucciones no establecen una fecha límite específica para presentar este trámite.
Una vez registrada, la organización debe presentar otros trámites conforme a sus propios plazos. Según la página de formularios de la agencia, la Renovación de organizaciones benéficas se presenta anualmente y debe presentarse antes de que termine el mes 11 después del cierre del año fiscal; además, los cambios en la información registrada deben notificarse dentro de los 30 días, conforme a WAC 434-120-045.
La sección financiera de cada organización depende de su año contable, que comprende doce meses consecutivos. Si la organización ha completado un año contable completo, debe indicar la fecha de inicio de su año fiscal; de lo contrario, debe indicar la primera fecha de cierre del año contable, es decir, el último día del duodécimo mes. Para agilizar el trámite, la agencia ofrece servicio el mismo día para las transacciones en persona, por una tarifa adicional a la tarifa de presentación. Comuníquese con la agencia para conocer el importe vigente.
Documentos que necesitas
- Carta de determinación del IRS, que se debe cargar si la organización selecciona Sí para el estado de exención de impuestos federales.
- Una declaración que certifique que el IRS otorgó el estado de exención de impuestos federales; se carga en lugar de la carta de determinación si la organización no la tiene.
- Para una organización que forma parte de una exención grupal: una carta de la organización central que confirme su relación con la organización que se registra, además de una copia de la carta de determinación del IRS de la organización central.
- Una lista de las otras direcciones utilizadas para solicitar donaciones, que se debe cargar si la organización responde Sí a que usa otras direcciones para solicitar donaciones.
- La declaración completa del propósito como documento adjunto en "upload additional documents" (cargar documentos adicionales), si el propósito de la organización tiene más de 500 caracteres.
- Documentos judiciales de cada acción legal indicada en la sección de Información legal.
Cómo rellenar el Registro de organizaciones benéficas – Washington (Charity Registration – Washington)
Ingrese el nombre de la organización y el FEIN
Proporcione el nombre de la organización, que debe coincidir con el nombre comercial registrado si indica un número UBI, y el FEIN. Use la búsqueda de nombres de organizaciones para comprobar que el nombre esté disponible.
Agregue el número UBI y los nombres AKA
Ingrese el número UBI de 9 dígitos si la organización tiene uno. Indique todos los nombres Also Known As (AKA) que la organización use para solicitar donaciones.
Responda sobre la exención tributaria y las afiliaciones
Seleccione Sí para el estado de exención de impuestos federales si el IRS lo otorgó, y cargue la carta de determinación o la declaración de certificación. Si la organización está registrada como corporación o LLC fuera de Washington, seleccione Sí e indique la jurisdicción; si está registrada en Washington, proporcione el UBI.
Indique el propósito de la organización
Proporcione el propósito o la misión. Si supera los 500 caracteres, ingrese todo lo que pueda y cargue el propósito completo en la sección de documentos adicionales.
Ingrese los datos de contacto
Ingrese dos veces el correo electrónico de la organización para confirmarlo, el sitio web en el formato www.website.com/org/net, si tiene uno, y un número de teléfono que pueda usar el público, con extensión si corresponde.
Ingrese las direcciones postal y física
Proporcione la dirección postal y, luego, la dirección física (no un apartado postal ni un PMB); marque la casilla para completar automáticamente la dirección si ambas coinciden. Indique el condado si el estado es Washington y cargue una lista de las otras direcciones utilizadas para solicitar donaciones.
Informe la información financiera
Seleccione Sí si se ha completado un año contable completo e ingrese la fecha de inicio del año fiscal; luego, complete el Informe de Solicitudes e ingrese cero donde no corresponda nada. Si no se ha completado, seleccione No e ingrese la primera fecha de cierre del año contable.
Responda sobre solicitudes y compensación
Indique si la organización solicitó o recaudó contribuciones en WA y seleccione todos los tipos que correspondan; indique si está registrada para recaudar fondos fuera de WA y si paga a funcionarios o empleados (nombre hasta a las tres personas mejor remuneradas).
Agregue a las personas que aceptan la responsabilidad
Ingrese al menos una persona o funcionario, con su nombre, cargo, número de teléfono y dirección; luego, seleccione agregar nuevo funcionario. Repita el proceso para cada persona; no cargue una lista.
Complete las secciones del preparador, asuntos legales y recaudadores
Indique al preparador financiero como empresa o persona. Informe cualquier acción legal con la jurisdicción, el número de caso, el título y la fecha, y responda a la pregunta sobre recaudadores de fondos comerciales.
Agregue la dirección de devolución y los documentos
De manera opcional, ingrese una dirección de devolución para la confirmación de esta presentación y cargue los documentos adicionales que se requieran.
Firme, revise y descargue el PDF
Seleccione la casilla de certificación, ingrese su nombre y apellido y un número de teléfono de contacto, y revise cada dato. Descargue o imprima el PDF completo desde FillingPDF para sus archivos; luego, preséntelo mediante el sistema en línea descrito en Cómo presentar.
Cómo presentar el Registro de organizaciones benéficas – Washington (Charity Registration – Washington)
El Registro de organizaciones benéficas se presenta en línea a través del Sistema de Presentación de Corporaciones y Organizaciones Benéficas del Secretario de Estado de Washington. La agencia señala que la presentación en línea ante el Programa de Organizaciones Benéficas es obligatoria conforme a WAC 434-120-035 y que los documentos recibidos por correo a partir del 1/1/2023, con o sin pago, se devuelven, excepto los formularios incluidos en su lista "Mail-in only forms" (Formularios que solo se pueden enviar por correo), que no incluye el Registro de organizaciones benéficas.
- En línea: complete las pantallas del registro, seleccione continuar para acceder a la pantalla de revisión, confirme que toda la información sea correcta y seleccione agregar al carrito. En el carrito, seleccione la presentación de la organización y vaya a la caja; revise el importe que debe pagar, seleccione continuar a la caja, ingrese la información de pago y haga el pedido.
- Tarifas: se aplica una tarifa de presentación y el sistema la calcula automáticamente. La agencia indica que no hay tarifas adicionales de procesamiento por usar el sistema de presentación en línea para los documentos de organizaciones benéficas.
- Después de presentar: una vez completado el registro, ya sea automáticamente o después de que lo revise un integrante del equipo de organizaciones benéficas, la carta de confirmación y los documentos sellados como presentados estarán disponibles en la pestaña "notices and filed documents" (avisos y documentos presentados) del panel de control del usuario.
- Ayuda: consulte las preguntas frecuentes sobre las instrucciones en línea en https://www.sos.wa.gov/charities/ o escriba a [email protected]. La dirección física y para envíos urgentes de la División es 801 Capitol Way S, Olympia, WA 98501-1226.
FillingPDF le permite completar y descargar el PDF; la presentación se realiza a través de los canales de la agencia indicados anteriormente.
Errores comunes que debes evitar
- Enviar el registro por correo a la División: desde el 1/1/2023, el correo recibido con o sin pago se devuelve, salvo que el formulario aparezca en la lista de la agencia de formularios que solo se pueden enviar por correo.
- Ingresar un nombre de organización que no coincida con el nombre comercial registrado cuando se proporciona un número UBI registrado ante el Secretario de Estado.
- Registrarse sin un FEIN; las instrucciones indican que el FEIN es obligatorio para registrarse en el Programa de Organizaciones Benéficas.
- Usar un apartado postal o PMB como dirección física; no se permite usarlo como dirección física.
- Dejar en blanco una línea del Informe de Solicitudes en vez de ingresar cero cuando no hay información financiera para esa línea.
- Responder Sí a la pregunta sobre si solicitó contribuciones en WA sin seleccionar al menos un tipo de solicitud.
- Cargar una lista de las personas que aceptan la responsabilidad en vez de ingresar el nombre, cargo, número de teléfono y dirección de cada persona y seleccionar agregar nuevo funcionario.
- No incluir al preparador financiero cuando se ha proporcionado información financiera; el sistema exige que se indique uno.
- Ingresar un propósito de más de 500 caracteres sin cargar el propósito completo como documento adjunto.
Preguntas frecuentes
¿Qué es el registro de organizaciones benéficas en Washington?
Es el trámite ante la División de Corporaciones y Organizaciones Benéficas del Secretario de Estado de Washington que inscribe a una organización en el Programa de Organizaciones Benéficas. Está destinado a organizaciones que nunca se hayan registrado o cuyo registro se haya cerrado o cerrado involuntariamente hace más de 6 años.
¿Quién debe completar el registro de organizaciones benéficas en Washington?
Las organizaciones que nunca se hayan registrado en el Programa de Organizaciones Benéficas o cuyo registro se haya cerrado hace más de 6 años. La agencia no puede determinar si usted debe registrarse; consulte su guía de autoevaluación conforme a RCW 19.09.020 (2) o a un profesional.
¿Puedo enviar por correo el Registro de organizaciones benéficas al Secretario de Estado?
No. La presentación en línea es obligatoria conforme a WAC 434-120-035, y el correo recibido a partir del 1/1/2023, con o sin pago, se devuelve, salvo que se trate de un formulario incluido en la lista de la agencia de formularios que solo se pueden enviar por correo. El Registro de organizaciones benéficas no aparece en esa lista.
¿Hay que pagar una tarifa para registrar una organización benéfica en Washington?
Sí, se aplica una tarifa de presentación y el sistema en línea la calcula al momento de pagar. No hay tarifas adicionales de procesamiento por usar el sistema en línea para documentos de organizaciones benéficas. Consulte al Programa de Organizaciones Benéficas para conocer el importe vigente.
¿Qué documentos debo cargar con el registro de organizaciones benéficas?
Si la organización está exenta de impuestos federales, cargue la carta de determinación del IRS o una declaración de certificación. Los miembros de una exención grupal necesitan la carta de la organización central y su carta de determinación. Otros documentos dependen de sus respuestas: otras direcciones utilizadas para solicitar donaciones, un propósito extenso y documentos judiciales.
¿Cuál es la diferencia entre el registro y el nuevo registro?
El registro es para organizaciones que nunca se han registrado o cuyo registro se cerró hace más de 6 años. El Nuevo registro es un servicio separado para una organización que haya pasado a estar cerrada involuntariamente o cerrada voluntariamente. La renovación es anual y las enmiendas informan cambios.
¿Cómo obtengo la confirmación después de presentar el registro?
Una vez completado el registro, ya sea automáticamente o después de que lo revise un integrante del equipo de organizaciones benéficas, la carta de confirmación y los documentos sellados como presentados aparecen en la pestaña "notices and filed documents" (avisos y documentos presentados) del panel de control del usuario.
¿Puedo completar el PDF del Registro de organizaciones benéficas en FillingPDF?
Puede completar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es independiente, no está afiliado al Secretario de Estado y no presenta registros; usted debe presentarlo a través del sistema en línea de la agencia.
¿Listo para rellenar el Registro de organizaciones benéficas – Washington (Charity Registration – Washington)?
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