El plan de gestión de datos es un cuestionario de siete páginas, Formulario 200-029, que el Departamento de Licencias del Estado de Washington (DOL) utiliza en su proceso de contratación para saber cómo el producto de un proveedor recopilará, protegerá, almacenará y devolverá los datos del DOL. El responsable del proyecto del DOL y el proveedor lo completan juntos. En FillingPDF puede rellenar el formulario en línea y descargar o imprimir el PDF completado; el formulario y los demás formularios del DOL están publicados por la agencia en dol.wa.gov.
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¿Qué es el 200-029?
El Data Management Plan (Plan de gestión de datos, Formulario 200-029) es el formulario del Departamento de Licencias del Estado de Washington (DOL) que recopila la información que el DOL necesita de un proveedor durante el proceso de contratación, organizada en torno a los Principios de privacidad de las agencias del estado de Washington.
El DOL define un plan de gestión de datos (DMP) como un documento escrito que describe cómo se gestionarán los datos en cada etapa de su ciclo de vida. Los DMP respaldan el objetivo del plan estratégico del DOL de contar con datos más seguros, y los crean los productores de datos y los proveedores de productos en consulta con los administradores de datos.
El formulario está organizado en estas secciones:
- Información de contacto, además de Título, Creador, Afiliación y Última modificación en la parte superior.
- Recopilación de datos.
- Documentación y metadatos.
- Uso lícito, justo y responsable.
- Debida diligencia para las asociaciones de datos.
- Datos abiertos, transparencia y rendición de cuentas.
- Retención, almacenamiento y minimización de datos.
- Protección de datos y contextos sensibles.
- Calidad de los datos.
- Seguridad de los datos.
Una página de definiciones al final explica términos como biométrico, vulneración, externo al país (datos), información personal protegida (PPI) y las cuatro categorías de datos. El formulario indica que debe completarlo mientras consulta DOL Appendix B: Data Stewardship Guidance for Vendors.
¿Quién tiene que presentar el 200-029?
El formulario indica que el responsable del proyecto del DOL y el proveedor son responsables de completarlo. Se utiliza como parte del proceso de contratación del DOL, por lo que lo completan los proveedores cuyo producto recopilará, almacenará o procesará datos del DOL, junto con el responsable del proyecto del DOL.
El formulario solicita un contacto principal, responsable de la gestión de datos. El nombre, correo electrónico y número de teléfono de 10 dígitos de esa persona deben incluirse en el bloque de Información de contacto.
Algunas preguntas solo se aplican en determinados casos. La pregunta sobre el seguro de responsabilidad cibernética se aplica si su producto recopila o almacena Información personal protegida del DOL. La línea «If yes, where» (Si la respuesta es sí, ¿dónde?) solo se aplica si los datos del DOL se transferirán o procesarán fuera de Estados Unidos. Las líneas «If yes, describe» (Si la respuesta es sí, describa) solo se aplican si responde Sí a las preguntas sobre biometría, aprendizaje automático o decisiones automatizadas, o ISO 8000.
El formulario no describe ningún uso fuera de las contrataciones del DOL. Si tiene preguntas, escriba a [email protected].
Cuándo presentar el 200-029
Complete el Plan de gestión de datos cuando el DOL se lo solicite como parte de su proceso de contratación. El formulario indica que proporciona la información requerida para ese proceso y no señala una fecha límite ni un ciclo de renovación independiente.
El formulario también le pide que se comprometa a realizar acciones posteriores: proporcionar documentación a la Oficina de Investigación y Análisis y al Programa de Administración de Datos del DOL cuando se produzcan cambios en los datos, mantener vigentes las certificaciones de seguridad durante toda la relación de trabajo e informar al DOL en un plazo de 24 horas desde que descubra cualquier vulneración o incidente de datos. Confirme con el responsable del proyecto del DOL o en [email protected] cuándo debe entregar el plan.
Documentos que necesitas
- DOL Appendix B: Data Stewardship Guidance for Vendors: no se adjunta, pero el formulario indica que debe consultarlo mientras responde las preguntas.
- Diccionario de datos, si acepta compartirlo en la sección Documentación y metadatos.
- Esquema de metadatos, si lo selecciona entre los elementos que compartirá.
- Plan de migración de datos, incluidas las hojas de ruta o tablas de correspondencia, si lo selecciona.
- Plan de retiro o retención del sistema heredado, si lo selecciona.
- Diagrama(s) del flujo de datos que muestren cómo y dónde se intercambian y almacenan todos los datos, si lo(s) selecciona.
- Política de privacidad, política de seguridad de datos, política o plan de destrucción de datos y plan de respuesta a incidentes de datos o vulneraciones; cada uno solo si lo selecciona.
- Documentación sobre la migración de datos del DOL de regreso a los sistemas del DOL al final de la vida útil, si la selecciona.
- Cualquier otra documentación que indique en la línea «Other:» (Otro:) de la sección Documentación y metadatos.
Cómo rellenar el 200-029
Ingrese el título, el creador y la afiliación
En la parte superior, complete Título, Creador, Afiliación y Última modificación. Involucre al responsable del proyecto del DOL, ya que el formulario indica que el responsable del proyecto y el proveedor deben completarlo juntos.
Agregue el contacto principal
En Información de contacto, ingrese el nombre, el correo electrónico y el número de teléfono de 10 dígitos de la persona responsable de la gestión de datos.
Responda las preguntas sobre recopilación de datos
Las preguntas 1 a 3 preguntan qué datos se recopilan, por qué y cuándo, cómo se recopilan y quién los proporciona. En la pregunta 4, marque los datos de categoría 1, 2, 3 o 4; en la pregunta 5, indique las categorías cifradas en reposo y en tránsito.
Complete Documentación y metadatos
Describa la documentación que acompañará al producto y seleccione cada elemento que compartirá, como un diccionario de datos o un diagrama del flujo de datos. Responda Sí o No a la pregunta sobre documentar los cambios en los datos y explique cómo puede el DOL extraer por completo sus datos durante el contrato y al finalizarlo.
Aborde el uso lícito, justo y responsable
Indique los mandatos de privacidad y las leyes aplicables, quiénes fuera de su organización utilizan los datos y por qué, y dónde se encuentran los servidores principales y de respaldo. Responda Sí o No a las preguntas sobre si ha leído los requisitos de privacidad y seguridad del DOL y sobre el procesamiento de datos fuera de Estados Unidos; si responde Sí a esta última, indique la ubicación.
Responda las preguntas sobre debida diligencia para las asociaciones de datos
Marque Sí o No en las preguntas sobre la Política de intercambio de datos, la cooperación con auditorías, la autoevaluación anual y la entrega puntual de los productos acordados; describa la capacitación que recibe su personal para los datos de las categorías 2 a 4.
Aborde los datos abiertos y la rendición de cuentas
Responda Sí o No a las preguntas sobre la extracción completa de datos, un entorno de informes independiente, la sincronización nocturna, las listas de API y el intercambio de datos públicos. Marque las tres preguntas secundarias sobre API si su solución las admite.
Describa los controles de retención y almacenamiento
Explique cómo su producto gestiona la retención y elimina datos según los cronogramas de los Archivos del Estado y el Cronograma de retención de registros del DOL. Responda Sí o No a las preguntas sobre retenciones por litigios, solicitudes de registros públicos y transferencias a los Archivos del Estado.
Responda las preguntas sobre datos sensibles
Indique si su producto utiliza biometría o aprendizaje automático e inteligencia artificial para tomar decisiones automatizadas, y describa cada uso si responde Sí. Luego describa los controles que protegen los datos de las categorías 2, 3 y 4.
Complete las preguntas sobre calidad de los datos
Responda la pregunta sobre ISO 8000, explique cómo evalúa las ocho dimensiones de calidad de datos del DOL e indique si puede proporcionar datos adecuados para un almacén de datos de múltiples programas.
Complete la sección Seguridad de los datos
Explique cómo gestiona el acceso y la seguridad, enumere sus normas y certificaciones y responda Sí o No a las preguntas sobre la revisión del diseño de seguridad, las certificaciones vigentes, los protocolos seguros, la notificación de vulneraciones en un plazo de 24 horas y el seguro de responsabilidad cibernética. Luego explique cómo restringe el acceso a los datos compartidos.
Revise y descargue el PDF completado
Verifique que haya respondido todas las preguntas y que no aparezca información sobre vulnerabilidades. Descargue o imprima el PDF completado desde FillingPDF y entréguelo según las indicaciones del responsable del proyecto del DOL.
Cómo presentar el 200-029
El formulario no indica una dirección postal, un portal ni un canal para cargarlo. Se proporciona como parte del proceso de contratación del Departamento de Licencias (DOL), así que devuélvalo según las indicaciones del responsable del proyecto del DOL. Si tiene preguntas sobre el formulario, escriba a [email protected].
La página de formularios del DOL recomienda descargar los formularios PDF en su computadora o unidad de red y abrirlos con la versión más reciente de Adobe Reader antes de rellenarlos, ya que completar formularios en un navegador web puede ocasionar problemas de formato.
No incluya en el documento información sobre vulnerabilidades de su entorno de seguridad de datos; el formulario lo indica en la pregunta sobre las ubicaciones de almacenamiento de datos.
FillingPDF le permite rellenar y descargar el PDF; la presentación debe realizarse a través de los canales que le indique el responsable del proyecto del DOL.
Errores comunes que debes evitar
- Completar el formulario sin consultar DOL Appendix B: Data Stewardship Guidance for Vendors, que, según el formulario, debe utilizarse al responder.
- Describir vulnerabilidades de su entorno de seguridad de datos; el formulario indica que no debe incluir esa información.
- No marcar las selecciones de las categorías 1 a 4, o no indicar qué categorías están cifradas en reposo y en tránsito cuando los datos de las categorías 3 y 4 requieren ambas medidas.
- Ingresar como Información de contacto una oficina general en lugar del contacto principal responsable de la gestión de datos, con un número de teléfono de 10 dígitos.
- Responder Sí a la pregunta sobre el procesamiento de datos fuera de Estados Unidos y dejar en blanco la línea «If yes, where».
- Responder Sí a las preguntas sobre biometría, aprendizaje automático o decisiones automatizadas, o ISO 8000, sin completar la línea «If yes, describe».
- Omitir la pregunta sobre el almacenamiento, que solicita el tipo de servidores y el nombre, ciudad y estado del centro de datos seguro para los servidores principales y de respaldo.
- Seleccionar Sí en las preguntas sobre la notificación de vulneraciones en un plazo de 24 horas o la cooperación con auditorías sin poder cumplir esos compromisos; el formulario le pide que se comprometa.
Preguntas frecuentes
¿Qué es un plan de gestión de datos en el Formulario 200-029?
Es el formulario del Departamento de Licencias del Estado de Washington que registra cómo el producto de un proveedor gestionará los datos del DOL durante todo su ciclo de vida. El DOL lo utiliza en el proceso de contratación y sus preguntas siguen los Principios de privacidad de las agencias del estado de Washington.
¿Quién completa el Plan de gestión de datos del DOL?
El responsable del proyecto del DOL y el proveedor son responsables de completarlo. El formulario solicita un contacto principal, responsable de la gestión de datos, y pide el nombre, correo electrónico y número de teléfono de 10 dígitos de esa persona.
¿Puedo rellenar el plan de gestión de datos en línea?
Sí. Puede rellenar el PDF en línea en FillingPDF y descargarlo o imprimirlo. FillingPDF es un servicio independiente y no envía el formulario al DOL; debe devolverlo según las indicaciones del responsable del proyecto del DOL.
¿A quién debo contactar si tengo preguntas sobre el Formulario 200-029?
El formulario indica que puede escribir a [email protected] si tiene preguntas. También le indica que consulte DOL Appendix B: Data Stewardship Guidance for Vendors mientras responde las preguntas.
¿Qué categorías de datos requieren cifrado en este formulario?
Según el formulario, los datos de las categorías 3 y 4 deben cifrarse en reposo y en tránsito. El formulario hace referencia a la Norma de cifrado. La pregunta 5 de Recopilación de datos pregunta qué categorías cifra su producto.
¿Qué significa el procesamiento de datos fuera de Estados Unidos en el Plan de gestión de datos?
El formulario define «offshore» como la transmisión electrónica o en papel, el acceso, la visualización, la captura de imágenes, el almacenamiento o el procesamiento de información personal protegida fuera de Estados Unidos. Si los datos del DOL se procesarán fuera de Estados Unidos, responda Sí e indique dónde.
¿Con qué rapidez debo informar de una vulneración de datos según este formulario?
La sección Seguridad de los datos pregunta si informará al DOL en un plazo de 24 horas desde que descubra cualquier vulneración o incidente de datos. Es un compromiso de Sí o No en el formulario; el contrato establece las condiciones vinculantes.
¿Debo describir las debilidades de seguridad en mi plan?
No. En la pregunta sobre dónde se almacenan, procesan, recopilan y gestionan los datos, el formulario indica que no debe incluir información sobre vulnerabilidades de su entorno de seguridad de datos en el documento.
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